Prenos Vašega imenika iz Gmaila ali Outlooka v spletno pošto

Če iz Gmaila ali Outlooka prehajate na poštni predal pri WebOké, se Vaši stiki ne prenesejo sami od sebe. Tudi če se Vaša pošta preseli, imenik ostane: ta ni shranjen v Vašem poštnem predalu, temveč na ločenem seznamu. Prenesete ga z datoteko. V tem članku boste prebrali, kako to storite in kako preprečite podvojene stike ter izgubljene skupine.

1. korak: izvoz iz starega programa

Za stike obstajata dve vrsti datotek:

• vCard (.vcf): datoteka z vizitkami. Vsak podatek ima določeno ime, na primer FN za ime in EMAIL za naslov. Skupine so zapisane v vrstici CATEGORIES.
• CSV: tabela v obliki besedila, s stolpcem za vsak podatek. Za imena stolpcev ni določenega dogovora, zato jih mora spletna pošta povezati s svojimi polji.

Če lahko izbirate, izberite vCard. Google Stiki, Outlook in Apple Stiki lahko vsi izvažajo v obliki vCard ali CSV. Postopek je pri Googlu opisan v članku Izvoz, varnostno kopiranje ali obnovitev stikov, pri Microsoftu pa v članku Uvoz ali izvoz stikov v Outlooku z datoteko .csv.

2. korak: uvoz v spletno pošto

1. Prijavite se v spletno pošto in v meniju kliknite Imenik.
2. Na vrhu kliknite Uvozi.
3. Pri Uvozi iz datoteke izberite datoteko.
4. Pri Uvozi pripadnost skupinam izberite, kaj naj se zgodi s skupinami iz datoteke (glejte spodaj).
5. Možnost Zamenjaj celoten imenik pustite izklopljeno.
6. Kliknite Uvozi.

Ko je uvoz končan, boste videli, koliko stikov je bilo uvoženih in koliko preskočenih.

Pri datoteki CSV: povezovanje polj

Če uvažate datoteko CSV, Vam spletna pošta pokaže, kateri stolpec spada k kateremu polju, in Vas vpraša, ali je ta povezava pravilna. To natančno preverite:

• Ali je stolpec z e-poštnim naslovom povezan s poljem za e-pošto? Klasična napaka je, da stolpec s službenim naslovom ni povezan. Tako dobite sto stikov brez e-poštnega naslova.
• Stolpce, ki jih ne potrebujete, nastavite na Polje ni povezano (ne uvozi).
• Če prva vrstica vsebuje imena stolpcev, izberite Ne uvozi prve vrstice (glave).

Če po uvozu opazite nenavadne znake, na primer "Müller" namesto "Müller", datoteka ni bila shranjena v kodiranju UTF-8. V preglednici jo znova shranite kot CSV v kodiranju UTF-8 in jo ponovno uvozite. Če je vse v enem stolpcu, je spletna pošta napačno prebrala ločilo: preglednica z evropskimi regionalnimi nastavitvami pogosto uporablja podpičje namesto vejice.

Podvojeni stiki

Če že obstaja stik z enakim e-poštnim naslovom in enakim imenom, ga spletna pošta pri uvozu preskoči. Če isto datoteko pomotoma uvozite dvakrat, torej ni velike škode. Če je ime zapisano drugače, na primer "Sanne de Vries" in "S. de Vries", bo oseba vnesena dvakrat. Če uvažate iz dveh virov, po uvozu poiščite nekaj imen in izbrišite podvojene stike.

Izvoz kot varnostna kopija

Vaša pošta je shranjena na strežniku, imenik pa lahko izbrišete z enim napačnim klikom. Zato ga občasno izvozite:

1. Pojdite v Imenik.
2. Kliknite puščico ob Izvozi in izberite Izvozi vse. Z možnostjo Izvozi izbrane izvozite samo stike, ki ste jih izbrali.

Dobili boste eno datoteko .vcf. Skupine so v njej zapisane kot CATEGORIES, tako da se pri novem uvozu ponovno prenesejo. Takšna datoteka vsebuje osebne podatke: shranite jo na varno mesto in je ne puščajte v mapi Prenosi.

Dobro je vedeti

• Vaš telefon ima ločen imenik. Stiki v Vašem telefonu in imenik v spletni pošti sta dva ločena seznama. Spletna pošta se s telefonom ne sinhronizira; stike prenesite z izvozom in uvozom.
• Zbrani prejemniki. Poleg Vašega Osebnega imenika si spletna pošta samodejno zapomni vsak naslov, na katerega pošljete sporočilo, in ga shrani med Zbrane prejemnike. Uvoženi stiki se shranijo v Vaš osebni imenik.
• Vizitka v sporočilu. Če prejmete datoteko .vcf kot prilogo, Vam spletna pošta prikaže gumb, s katerim jo lahko takoj dodate v svoj imenik.

Postopek s posnetki zaslona najdete v priročniku za Roundcube pod Uvoz in izvoz stikov ter Ustvarjanje skupin.