Motnja pri Microsoft 365: kaj se je zgodilo in kaj se lahko iz tega naučite

V četrtek popoldne, 12. novembra, je pri Microsoftu prišlo do težav. Po vsem svetu milijoni ljudi niso mogli več pošiljati ali prejemati e-pošte prek Outlooka, koledarji v Teams niso delovali, poleg tega sta imela težave tudi Copilot in SharePoint. Šele v petek zvečer je večina ljudi lahko spet normalno delala. V tem članku povzemamo, kaj se je zgodilo, kaj je trenutno najbolje preveriti in zakaj je ta izpad dobra priložnost, da kritično pogledate na svojo lastno odvisnost.

Kaj se je zgodilo?

1. Izpad se začnečetrtek, 12. november, 17:15

   Strežniki storitve Exchange Online postanejo nepričakovano nedosegljivi. Ker se veliko drugih Microsoftovih storitev opira nanje, odpovejo tudi te: koledarji in načrtovanje sestankov v Teams, Copilot, SharePoint, administratorsko okolje za IT-skrbnike in del varnostne programske opreme.

2. Po vsem svetučetrtek, 12. november, 19:00

   Na strani Downdetector je medtem zabeleženih že več kot 130.000 prijav težav z Outlookom. Podjetja, šole in državne ustanove v Evropi, Severni Ameriki in Aziji ostanejo brez e-pošte. Microsoft sporoča, da ni nobenih znakov vdora.

3. Nove težavepetek, 13. november, dopoldne

   Strežniki, ki jih je Microsoft ponoči popravil, znova odpovejo. Da bi preprečil izgubo zakasnjene pošte, Microsoft podaljša čas, v katerem lahko pošta čaka na dostavo, na 48 ur. Nizozemski nacionalni center za kibernetsko varnost (NCSC) objavi priporočila za organizacije.

4. Večinoma odpravljenopetek, 13. november, zvečer

   V velikem delu Evrope in Severne Amerike spet vse deluje. Natančen vzrok še ni znan. Microsoft preiskuje, ali je bila kriva sprememba v omrežju okrog začetka izpada, in je obljubil celovito poročilo.

Kaj morate zdaj preveriti?

Ali sami uporabljate Microsoft 365 ali sodelujete s strankami oziroma dobavitelji, ki ga uporabljajo? Potem preglejte naslednje točke. NCSC opozarja, da so bili Microsoftovi varnostni pregledi med izpadom zakasnjeni ali nepopolni.

1. Bodite še posebej pozorni na lažno elektronsko pošto. Kriminalci radi izkoristijo izpade kot pretvezo. Sporočila, ki prosijo za spremembo gesla ali „obnovitev“ računa, so v prihodnjem obdobju še posebej sumljiva, tudi če se zdi, da prihajajo od Microsofta.
2. Bodite previdni s prilogami, ki so prispele med četrtkovim popoldnevom in petkovim večerom, zlasti od pošiljateljev, ki jih ne poznate.
3. Preverite, ali je pomembna pošta prispela. Pošta je lahko bila dostavljena z večurno zamudo ali pa vrnjena pošiljatelju. Ste poslali ponudbe, račune ali naročila komu z Microsoftovim e-poštnim naslovom? Preverite, ali so jih prejeli.
4. Preglejte mapo z neželeno pošto in karanteno. Ko so se filtri znova zagnali, je lahko pošta pomotoma obtičala tam.

Pravi problem: vse pri enem ponudniku

Izpadi se dogajajo pri vsakem ponudniku. Tudi pri nas, glede tega smo iskreni. Kar je ta izpad naredilo tako velik, je dejstvo, da je veliko podjetij vse zaupalo Microsoftu: e-pošto, koledar, klepet, datoteke, prijavo in varnost. Če odpove en del, obstane celotno podjetje. Začasnega izhoda ni, saj je vse vezano na isti račun.

Izpada ne morete preprečiti. Lahko pa poskrbite, da en sam izpad ne ustavi celotnega podjetja.

In menjava ponudnika? Ta se je izkazala za težjo, kot bi si mislili. Podjetje Leaseweb je v začetku novembra med 800 vodji podjetij na Nizozemskem, v Nemčiji, Združenem kraljestvu in Združenih državah preverilo, kako hitro bi lahko zamenjali svojega največjega ponudnika oblačnih storitev. 89 odstotkov tega ne bi zmoglo v treh tednih. Najbolj pesimistična so nizozemska podjetja: 65 odstotkov jih meni, da bi za to potrebovala več kot tri mesece. Leaseweb je sam ponudnik oblačnih storitev in je raziskavo tudi plačal, vendar je slika jasna: večina podjetij je ujetih.

Poleg tega je Microsoft ameriško podjetje, za katerega velja ameriška zakonodaja. Kaj to pomeni za Vašo zasebnost, si lahko preberete v našem prejšnjem članku Outlook: nočna mora za zasebnost. Če za poštni predal, ki je pri nas, uporabljate novi Outlook, potem Vaša pošta prav tako poteka prek Microsoftovih strežnikov. V tem primeru ste torej še vedno odvisni od Microsofta, čeprav ima Vaša e-pošta drugega ponudnika.

Kako lahko svoje podjetje naredite manj ranljivo?

Uporabljajte e-poštni naslov na lastni domeni. To je najpomembnejši korak in skoraj nič ne stane. Z naslovom, kot je vi@vasepodjetje.nl, sami določate, kam prihaja Vaša pošta. Če želite preiti k drugemu ponudniku, preprosto prilagodite nekaj nastavitev v DNS, Vaš naslov pa ostane enak. Z naslovom, kot je vasepodjetje@outlook.com, to ni mogoče: Vaše stranke, dobavitelji in računi so za vedno vezani na Microsoft.

Porazdelite svoje storitve. Vsega Vam ni treba spremeniti naenkrat. Toda če Vaša e-pošta, datoteke in spletna stran niso vse pri istem ponudniku, en izpad ne ustavi takoj vsega. Če ne morete uporabljati e-pošte, imate vsaj še vedno dostop do svojih datotek. In obratno.

Vedite, kako lahko odidete. Poskrbite, da veste, kje so Vaša e-pošta, stiki, koledar in datoteke ter kako lahko naredite njihovo kopijo. Menjava, ki ste jo že enkrat premislili, gre v sili veliko hitreje.

Kjer je mogoče, izberite evropsko rešitev. Obstajajo polnopravne alternative, ki delujejo v Evropi in jih imate povsem v svojih rokah. Pri nas sta to gostovanje e-pošte na lastni domeni in Nextcloud za datoteke, koledar in stike, z rešitvijo Euro-Office za skupno delo z dokumenti, preglednicami in predstavitvami. Vse deluje na naših lastnih strežnikih na Nizozemskem.

Naši poštni strežniki med izpadom niso imeli nobenih težav. Le pošta, ki so jo naše stranke pošiljale na Microsoftove naslove, je nekaj časa čakala v vrsti pri nas in je bila samodejno dostavljena takoj, ko je Microsoft spet postal dosegljiv.

Več o tem

• NCSC: V novicah: izpad storitve Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft opaža izboljšanje po svetovnih težavah z Outlookom, Teams in Copilotom
• ICT Magazine: 89 odstotkov podjetij je vsaj 3 tedne vezanih na ponudnika oblačnih storitev

Ekipa WebOké