Varno deljenje in sodelovanje

Modul 7: Dostop, dobavitelji in oblak · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste za vsako situacijo znali izbrati najvarnejši način deljenja: interno deljenje z računom, osebno deljenje ali javno povezavo z geslom, rokom veljavnosti in omejitvijo prenosov, in boste vedeli, česa raje ne pošiljati po e-pošti.
Ključni pojmi: povezava za deljenje, javna povezava, rok veljavnosti, geslo na povezavi, omejitev prenosov, zahteva za datoteko, šifrirano pošiljanje, minimalni podatki

Deljenje je nova priloga

Nekoč ste dokument poslali kot prilogo k e-pošti. Danes vse pogosteje delite povezavo do datoteke v oblačni shrambi. To ima velike prednosti: ni kopij, ki bi se razširile naokoli, vedno je na voljo zadnja različica, mogoče je deliti tudi velike datoteke, dostop pa lahko kasneje tudi prekličete. Prilogo, ki je enkrat poslana, ni več mogoče priklicati nazaj.

Vendar ima povezava tudi svoje tveganje. Javna povezava deluje za vsakogar, ki jo ima. Če jo nekdo posreduje naprej, jo prilepi v skupinsko klepetalno aplikacijo ali pa pristane v vdrtem poštnem predalu, lahko do nje dostopa tudi tisti drugi. Povezava brez gesla ali datuma poteka, ki je bila ustvarjena pred tremi leti za nek posel, pogosto še vedno deluje.

Trije načini deljenja

Skoraj vsaka oblačna shramba pozna tri vrste deljenja. Vedno izberite najbolj omejen način, ki še vedno deluje.

Interno deljenje je najvarnejše: ne obstaja povezava, ki bi lahko uhajala, in če sodelavec zapusti podjetje in je njegov račun onemogočen (lekcija 7.1), dostop takoj izgine. Pri osebnem deljenju vsak prejemnik dobi svojo povezavo, tako da lahko za vsako osebo posebej vidite, s kom delite, in za vsako osebo posebej to tudi prekinete.

Nastavitve povezave

Če mora biti to vseeno javna povezava, jo nastavite premišljeno. Večina storitev ponuja te možnosti:

• Pravice: samo ogled ali tudi urejanje. Privzeto izberite samo ogled. Za branje je to dovolj.
• Geslo na povezavi: kdor odpre povezavo, mora najprej vnesti geslo. To geslo pošljite prek drugega kanala, kot je povezava sama: povezavo po e-pošti, geslo po SMS-u ali telefonsko. Kdor prestreže samo e-pošto, s tem še nima ničesar.
• Rok veljavnosti: po tem datumu povezava preneha delovati. Tako Vam ni treba razmišljati o tem, da bi jo morali odstraniti.
• Omejitev prenosov: povezava preneha delovati po določenem številu prenosov.
• Skrij prenos: prejemnik ne vidi gumba za prenos. To ni prava zaščita: kar nekdo lahko vidi, lahko tudi zabeleži, čeprav samo s posnetkom zaslona.
• Oznako ali ime za povezavo, da boste kasneje vedeli, za kaj je bila namenjena.

Poleg tega delite samo datoteko, ne mape okoli nje, razen če sme druga oseba resnično videti vse v tej mapi. Povezava do mape »Stranke 2026« za eno samo ponudbo je klasično uhajanje podatkov.

Zahteva za datoteko

Če mora stranka ali dobavitelj Vam nekaj dostaviti, uporabite zahtevo za datoteko (imenovano tudi povezava za nalaganje ali »samo odloži«). Druga oseba lahko naloži datoteke, vendar ne vidi, kaj je že v mapi. Vsaki stranki dodelite svojo mapo in svojo zahtevo, z geslom in rokom veljavnosti. Tako stranka A nikoli ne more videti dokumentov stranke B, Vi pa takoj vidite, od koga je kaj prišlo.

Kaj ne sodi v navadno e-pošto

Navadno e-pošto lahko primerjamo z razglednico, ki potuje čez nekaj poštnih uradov. Povezava med poštnimi strežniki je sicer pogosto šifrirana, vendar je e-pošta nato berljiva v poštnih predalih pošiljatelja in prejemnika, pogosto še leta, napačno vtipkan naslov pa je dovolj za kršitev varstva podatkov (lekcija 8.2).

Zato kot navadno prilogo ne pošiljajte:

• kopij potnih listov ali osebnih izkaznic;
• medicinskih podatkov ali podatkov o zdravju;
• plačilnih list, obračunov plač in davčnih ali osebnih identifikacijskih številk;
• gesel in kod za obnovitev (ta sodijo v upravitelja gesel, po potrebi prek skupnega trezorja, lekcija 2.2).

Namesto tega uporabite deljenje z geslom in rokom veljavnosti iz lastne shrambe ali storitev, ki podpira šifrirano pošiljanje, pri čemer sporočilo lahko odpre samo prejemnik. Obstaja več vrst: šifriranje, vgrajeno v Vaš e-poštni program ali paket, varna storitev za sporočanje, ali ločena storitev za šifrirano pošiljanje datotek.

Minimalni podatki

Najboljša zaščita pred uhajanjem podatkov so podatki, ki jih ne delite. Pri vsakem deljenju se vprašajte: ali druga oseba to resnično potrebuje? Računovodja potrebuje Vaše račune, ne pa celotne baze strank. Najemodajalec želi vedeti, da nekdo obstaja, vendar ne potrebuje nujno kopije potnega lista. Če je kopija osebnega dokumenta vseeno potrebna, lahko zakrijete osebno identifikacijsko številko in fotografijo ter dodate vodni žig z namenom in datumom uporabe. Za to v nekaterih državah obstajajo brezplačne aplikacije javnih organov za zaščito osebnih dokumentov.

Pospravljanje

Povezave se kopičijo. Veliko storitev prikazuje pregled vsega, kar ste delili. To preverite enkrat na četrtletje:

1. Ustavite vse javne povezave brez roka veljavnosti, ki niso več potrebne.
2. Preverite, ali imajo zunanje osebe še vedno dostop do map zaključenega posla.
3. Kjer je mogoče, nastavite privzeti rok veljavnosti za nove povezave.

V praksi: tako je videti

V primeru okolja Nextcloud ustvarite javno povezavo prek zavihka Deli pri datoteki. Pri Uredi povezavo najdete pravice (Samo ogled ali Dovoli urejanje), pod Napredne nastavitve pa geslo, rok veljavnosti, Skrij prenos, opombo za prejemnika in Omeji prenose. Z gumbom Ustavi deljenje povezavo takoj prekličete. Če delite prek e-poštnega naslova, Nextcloud vsakemu prejemniku pošlje svojo povezavo, ki jo lahko za vsako osebo posebej prekličete. Za oddajo dokumentov je na voljo zahteva za datoteko, z lastno mapo za vsako stranko, geslom in rokom veljavnosti. V Euro-Office dokumente delite prek enakih povezav; navodila priporočajo, da pravice za urejanje dodelite samo, kadar je to resnično potrebno. Druge oblačne shrambe delujejo podobno, čeprav se gumbi imenujejo drugače in nekatere možnosti (kot je omejitev prenosov) niso povsod na voljo.

Povzetek

• Izberite najbolj omejen način deljenja, ki še deluje: interno, osebno in šele kot zadnjo možnost javno povezavo.
• Javna povezava deluje za vsakogar, ki jo ima; dodajte ji geslo (poslano prek drugega kanala), rok veljavnosti in samo pravice za branje.
• Delite datoteko, ne mape; uporabite zahtevo za datoteko, če mora nekdo nekaj dostaviti.
• Občutljivih podatkov ne pošiljajte kot navadno prilogo in delite le tisto, kar druga oseba resnično potrebuje.
• Redno pospravljajte stare povezave in zunanji dostop.

Kviz

Naloga

Naloga A7.3: Ocenite deljeno povezavo. Dobite niz situacij z nastavitvami povezave za deljenje: kaj se deli, s kom, s katerimi pravicami, ali ima geslo in rok veljavnosti ter kako je geslo poslano. Za vsako situacijo ocenite, ali je ustrezna, bi lahko bila boljša ali ni primerna, in izberite najpomembnejšo izboljšavo. Program preveri Vaš odgovor in za vsako situacijo poda razlago.

Za nadaljnje branje

Koraki v člankih WebOké veljajo za okolje WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik za Nextcloud 5.2: Ustvarjanje javne povezave: branje, urejanje, geslo, datum preteka in omejitev prejemov
• Priročnik za Nextcloud 5.4: Souporaba po e-pošti z nekom brez računa
• Priročnik za Nextcloud 16.5: Stranka naj dostavi datoteke z zahtevo za datoteko z geslom in datumom veljavnosti
• Priročnik za Euro-Office 9.3: Geslo in datum preteka za povezavo
• Priročnik za Euro-Office 9.5: Souporaba z nekom zunaj Vaše organizacije