Stranka naj dostavi datoteke z zahtevo za datoteko z geslom in datumom veljavnosti

Vprašanje: "Moje stranke morajo dostaviti dokumente: plačilne liste, račune, fotografije. Pošiljanje po e-pošti z velikimi datotekami ne deluje dobro in ni varno. Kako uredim, da datoteke odložijo pri meni, ne da bi videli kaj drugega?"

Rešitev: zahteva za datoteko za vsako stranko posebej, v lastni mapi, z geslom in datumom veljavnosti. Stranka naloži datoteke prek brskalnika in ne potrebuje računa.

Korak 1: mapa za vsako stranko

1. V razdelku Datoteke ustvarite mapo za dostave, na primer Dostave.
2. V njej ustvarite mapo za vsako stranko, na primer Dostave/Pekarna De Linde 2026 (glejte Ustvarjanje, premikanje, kopiranje in preimenovanje map).

Tako stranka nikoli ne more priti do datotek druge stranke, Vi pa takoj veste, od koga je kaj prispelo.

Korak 2: ustvarjanje zahteve za datoteko

1. Kliknite Novo in izberite Ustvari zahtevo za datoteko.
2. V polje Zadeva zahteve vnesite, kaj zahtevate, na primer "Letna poročila 2026".
3. Pri Mestu pošiljanja izberite mapo te stranke.
4. V polje Opomba za prejemnika natančno zapišite, kaj potrebujete in do kdaj. To besedilo bo stranka videla na vrhu strani za nalaganje.

Korak 3: geslo in datum veljavnosti

1. Kliknite Nadaljuj.
2. Obkljukajte Nastavi datum poteka veljavnosti in izberite datum nekaj dni po Vašem roku.
3. Obkljukajte Nastavi geslo in izberite geslo.
4. Kliknite Nadaljuj in s pomočjo gumba na desni strani polja kopirajte Povezavo za souporabo.

Korak 4: pošiljanje povezave in gesla

Povezavo pošljite stranki sami, na primer po e-pošti. Geslo pošljite po drugem kanalu: po SMS, WhatsAppu ali po telefonu. Tako nekdo, ki prestreže e-pošto, s povezavo še vedno ne bo mogel ničesar storiti.

Vaša stranka odpre povezavo, vnese geslo in klikne Poteka pošiljanje ali v okno povleče svoje datoteke. Vidi samo Vašo opombo in gumb za nalaganje, ne pa tudi tega, kaj je že v mapi.

Korak 5: spremljanje prejetih datotek

• V aplikaciji Dejavnost in na zavihku Dejavnost te mape vidite, kaj je prispelo in kdaj (glejte Pogovor in dejavnost pri datoteki).
• Po datumu veljavnosti povezava samodejno preneha delovati. Če ste prej končali, souporabo odstranite na zavihku Souporaba mape ali pod V souporabi in Zahteve za datoteke.
• Za stranko vsako leto ali za vsako naročilo pripravite novo zahtevo. Tako ostane vse lepo ločeno.

Pozor: kar stranke naložijo, se šteje v Vašo porabo prostora za shranjevanje (glejte Kdor uporablja deljene datoteke, uporablja Vaš prostor za shranjevanje). Zato stare dostave sproti pospravite ali arhivirajte.

Več pojasnil o sami zahtevi za datoteko najdete v Datoteke naj Vam pošljejo drugi: zahteva za datoteko in poteg datotek v mapo.