Mapa društva ali družine, ki ne izgine, ko nekdo preneha

Vprašanje: "Pri našem društvu je vse shranjeno v mapi v souporabi prejšnjega tajnika. Ta zdaj preneha z delom. Kaj se zgodi z mapo in kako to preprečimo naslednjič?"

Težava: mapa v souporabi vedno pripada eni osebi. Če tega uporabnika izbrišete, mapa izgine tudi za vse ostale. Enako velja za družino, kjer je vse shranjeno v mapi enega od staršev.

Zdaj: zaščitite mapo

1. Naj oseba, ki odhaja, prenese lastništvo mape na nekoga, ki ostaja, prek Nastavitve, Souporaba in blok Datoteke. Glejte Prenos lastništva, ko sodelavec odide.
2. Uporabnika v Mojem WebOké izbrišite šele, ko je prenos zaključen. Če želite račun za zdaj ohraniti, ga raje onemogočite, kot da bi ga izbrisali.
3. Se oseba ne more več prijaviti? Sledite navodilom v Znanec odhaja: varen prevzem datotek, koledarja in map v souporabi.

Odslej: skupina in mapa skupine

1. Ustvarite skupino

V aplikaciji Skupine ustvarite skupino, na primer "Odbor" ali "Družina", in dodajte člane (glejte Ustvarjanje skupin in souporaba mape s celotno skupino). Ko se nekdo pridruži ali preneha, prilagodite samo skupino.

2. Zaprosite za mapo skupine

Mapa skupine pripada skupini, ne eni osebi. Ostane, tudi če nekdo odide, prostor za shranjevanje pa se ne šteje k enemu članu. Mapo skupine za Vas ustvari WebOké: zaprosite zanjo z vstopnico v Mojem WebOké in navedite ime mape ter skupine (glejte Ekipne mape: skupna mapa, ki pripada ekipi). Mape skupin so na voljo v paketih Personal, Family in Max, ne pa v Nextcloud Free.

3. Prenesite datoteke

1. V aplikaciji Datoteke odprite staro mapo v souporabi.
2. Označite vse (potrditveno polje nad seznamom izbere vse).
3. Na vrhu izberite Premakni ali kopiraj, izberite mapo skupine in kliknite Move z imenom mape skupine (glejte Ustvarjanje, premikanje, kopiranje in preimenovanje map).
4. Preverite, ali je vse prenešeno, in nato odstranite staro souporabo.

Nasveti za ureditev

• Uporabite ustaljeno strukturo map, na primer Zapisniki, Finance, Člani, Dejavnosti. Z gumbom Dodaj opis mape dodajte kratko razlago (glejte Ustvarjanje opomb in besedilnih datotek z aplikacijo Besedilo).
• Določite, kdo kaj sme. Vsem ni treba omogočiti urejanja finančnih dokumentov.
• Pri souporabi navzven (člani, starši, občina) vedno uporabite povezavo z geslom in datumom poteka (glejte Ustvarjanje javne povezave: branje, urejanje, geslo, datum preteka in omejitev prejemov).