Zakaj Vašega sporočila o odsotnosti ne prejmejo vsi
Vaše sporočilo o odsotnosti je vklopljeno, a stranka pravi, da ni prejela odgovora. Ali pa ga je nekdo prvič prejel, nato pa ne več. Običajno to ni napaka: sporočilo o odsotnosti namenoma ne odgovori na vsako e-poštno sporočilo. V tem članku boste izvedeli, zakaj je tako in kako ga nastavite, da bodo odgovor prejeli pravi ljudje.
Kako deluje
Sporočilo o odsotnosti, ki ga v spletni pošti nastavite v Nastavitve > Odsotnost, je tehnično gledano filter na poštnem strežniku. Zažene se v trenutku, ko pošta prispe, torej tudi takrat, ko je Vaš računalnik izklopljen. Pravila za takšen samodejni odgovor so opisana v standardu za sporočila o odsotnosti Sieve, RFC 5230 (v angleščini). Ta določa nekaj omejitev, ki preprečujejo, da bi sporočilo o odsotnosti povzročilo škodo.
1. En odgovor na pošiljatelja v posameznem intervalu
Strežnik si zapomni, komu je že odgovoril. Znotraj Interval odgovora isti pošiljatelj ne prejme drugega odgovora. Če sami ne izberete ničesar, je to po standardu 7 dni. Če Vam nekdo v treh dneh piše štirikrat, torej prejme eno sporočilo o odsotnosti. Šele po izteku intervala ga prejme znova, kot opomnik, da ste še vedno odsotni.
Ste sporočilo o odsotnosti preizkusili tako, da ste si pisali z drugega naslova? Potem pri drugem preizkusu ne boste več prejeli odgovora. To pomeni, da deluje.
2. Brez odgovora na poštne sezname in samodejno pošto
Sporočilo o odsotnosti, ki odgovori poštnemu seznamu s tisoč člani, ali dve samodejni sporočili, ki si v nedogled odgovarjata: tega si nihče ne želi. Zato strežnik v skladu z RFC 5230 (razdelek 4.6) ne odgovori na:
- pošto z glavo List-Id ali drugimi glavami List: novice in poštne sezname;
- pošto z glavo Auto-Submitted z vrednostjo, ki ni
no: samodejna sporočila, kot je drugo sporočilo o odsotnosti ali obvestilo sistema; - pošto z naslovov, kot je MAILER-DAEMON, ali z naslovov, ki se začnejo z
owner-ali končajo z-request.
Vaš odgovor sam dobi glavo Auto-Submitted: auto-replied. Tako drugo sporočilo o odsotnosti ve, da nanj ne sme odgovoriti. Odgovor je poslan pošiljatelju z ovojnice (Return-Path). Pri običajni pošti je to naslov pošiljatelja, pri sistemih pogosto tehnični naslov.
3. Samo če je pošta res naslovljena na Vas
Strežnik odgovori samo, če je eden od Vaših naslovov v glavi Za (To) ali Cc. Tako preprečite odgovore na pošto, ki je prispela prek seznama ali kot Bcc. Naslov Vašega lastnega poštnega predala strežnik pozna, ne pozna pa naslova, kot je info@example.com, ki se preusmerja v Vaš poštni predal.
Zato je polje Moji e-poštni naslovi pomembno:
- Pojdite v Nastavitve > Odsotnost in odprite Napredne nastavitve.
- V polje Moji e-poštni naslovi vpišite vsak naslov, na katerega prejemate pošto, tudi vzdevke in naslove za posredovanje (forwarders). Z gumbom Napolni z vsemi mojimi naslovi spletna pošta prevzame naslove Vaših identitet.
- Kliknite Shrani.
Če pozabite na info@, stranka, ki piše na info@, ne prejme sporočila o odsotnosti in morda zaman čaka na odgovor.
4. Zunaj začetnega in končnega časa
Če ste izpolnili Začetni čas in Končni čas, sporočilo o odsotnosti zunaj tega obdobja ne naredi ničesar. Preverite, ali so datumi pravilni, tudi leto. Če ju pustite prazna, je sporočilo vklopljeno, dokler je Stanje nastavljeno na Vklopljeno. Začetni in končni datum pa sta najvarnejša izbira: tako ne morete pozabiti izklopiti sporočila.
Hitro preverite, zakaj nekdo ni prejel odgovora
| Preverite | Kje |
|---|---|
| Je Stanje nastavljeno na Vklopljeno in je današnji dan med Začetnim časom in Končnim časom? | Nastavitve > Odsotnost |
| Je ta pošiljatelj znotraj Intervala odgovora že prejel odgovor? | Napredne nastavitve > Interval odgovora |
| Je pisal na vzdevek ali naslov za posredovanje, ki ga ni med Mojimi e-poštnimi naslovi? | Napredne nastavitve > Moji e-poštni naslovi |
| Je šlo za novice, poštni seznam ali samodejno sporočilo? | Glave sporočila (Headers): List-Id ali Auto-Submitted |
| Ali filter višje na seznamu sporočilo že premakne drugam? | Nastavitve > Filtri |
Pustite Dejanje za prejeto sporočilo nastavljeno na Ohrani. Tako prejeta pošta ostane v Vašem poštnem predalu in jo lahko preberete po vrnitvi.
Koraki s posnetki zaslona so v priročniku za Roundcube pod Nastavitev sporočila o odsotnosti. Če uporabljate DirectAdmin, glejte Vacation Messages v priročniku za DirectAdmin.