Hramba poslovne e-pošte: obveznost hrambe in arhiviranje
Kako dolgo morate hraniti poslovno e-pošto in ali smete preprosto hraniti vse? V tem članku boste prebrali, kaj določata obveznost hrambe in pravila o zasebnosti (s primerom Nizozemske), ter kako e-pošto praktično arhivirate. To je splošna razlaga in ne pravni ali davčni nasvet. Roki se razlikujejo od države do države: pozanimajte se pri davčni upravi, svojem knjigovodji ali računovodji.
1. Katera e-pošta spada pod obveznost hrambe?
V mnogih državah mora podjetje svojo poslovno dokumentacijo hraniti več let. E-pošta spada zraven, če vsebuje dogovore ali podatke, ki so pomembni za knjigovodstvo ali davke. Na primer:
- ponudbe, potrditve naročil in dogovori o cenah;
- računi, ki jih pošljete ali prejmete po e-pošti, skupaj s prilogami;
- pogodbe in njihove spremembe.
Novičnikov, oglasov in običajnih medsebojnih sporočil brez finančnih posledic praviloma ni treba hraniti.
2. Kako dolgo? Primer Nizozemske
| Kaj | Rok na Nizozemskem |
|---|---|
| Poslovna dokumentacija, vključno z računi in poslovno e-pošto s finančnimi posledicami | 7 let |
| Podatki o nepremičninah, na primer o poslovni stavbi | 10 let |
- Rok začne teči šele, ko dokument ni več aktualen. Pogodbo, ki velja štiri leta, hranite ta štiri leta in nato še 7 let.
- Če Vaše podjetje preneha delovati, obveznost hrambe še vedno velja.
- Digitalna hramba je dovoljena, če lahko dokumente predložite v razumnem roku in jih ni mogoče neopazno spremeniti.
Pravila so objavljena na spletnem mestu nizozemske davčne uprave Belastingdienst. V drugih državah veljajo drugačni roki.
3. Vidik zasebnosti: ne dlje, kot je potrebno
E-pošta pogosto vsebuje osebne podatke. V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (v angleščini GDPR) osebnih podatkov ne hranite dlje, kot je potrebno za namen, za katerega ste jih zbrali. To ni v nasprotju z obveznostjo hrambe: kar morate hraniti po zakonu, smete hraniti. Ni pa namen, da hranite vse za vedno samo zato, ker je to mogoče.
- Za vsako vrsto e-pošte določite, kako dolgo jo potrebujete, in to zapišite.
- Počistite e-pošto brez poslovnega pomena, na primer stare prijave na delovna mesta ali sporočila iz kontaktnih obrazcev.
- Arhiv hranite enako varno kot svoj poštni predal: z močnim geslom in varnostno kopijo.
Več o GDPR in Vaši spletni strani preberite v članku GDPR za Vašo spletno stran: piškotki, zunanja vsebina, obrazci in izjava o zasebnosti.
4. Tako arhivirate e-pošto
Obstaja nekaj načinov. Lahko jih tudi kombinirate.
- Arhivska mapa na strežniku. Staro e-pošto premaknite v mapo, kot je Arhiv ali Arhiv 2025. E-pošta tako ostane v spletni pošti, na Vašem telefonu in v naši nočni varnostni kopiji, vendar se šteje v porabo prostora Vašega poštnega predala. Glejte Mape v Vašem poštnem predalu: Prejeto, Poslano, Osnutki, Koš, Neželeno in Arhiv.
- Lokalna shramba. E-pošto premaknite v lokalno mapo v svojem e-poštnem programu, na primer v datoteko .pst v Outlooku ali v Krajevne mape v Thunderbirdu. Tako prihranite prostor na strežniku, vendar je e-pošta potem shranjena samo v tem računalniku. Glejte Lokalno shranjevanje e-pošte za prihranek prostora na poštnem strežniku.
- Izvoz posameznih sporočil. Pomembno sporočilo shranite kot datoteko .eml, skupaj s prilogami. Glejte Izvoz sporočila kot .eml in ponovni uvoz. Takšne datoteke shranite na primer v stalno mapo v svojem Nextcloudu, poleg druge poslovne dokumentacije.
5. Ukinjate poštni predal ali paket?
E-pošto, ki jo morate hraniti, izvozite pred datumom poteka. Po datumu poteka paket takoj preneha delovati. Kako prenesete vse podatke, preberite v članku Odhod iz WebOké: tako prenesete svoje podatke.
Podrobna razlaga s posnetki zaslona: Arhiviranje: arhivska mapa na strežniku ali datoteka pst v priročniku za Outlook in Arhiviranje sporočil v priročniku za spletno pošto.
Bi radi izvedeli več? Sledite brezplačnemu tečaju Urejena e-pošta, lekcija 3.2 Prostor, kvote in poln poštni predal.