Prostor, kvota in poln poštni predal

Modul 3: Upravljanje Vašega poštnega predala · Čas branja: 9 minut

Cilj lekcije: Po tej lekciji boste znali razložiti, kam gre prostor poštnega predala, kaj je kvota, kaj pošiljatelj opazi, če je Vaš poštni predal poln, in izdelati načrt za čiščenje in arhiviranje, ki ne izgubi nobene pošte.

Ključni pojmi: prostor, kvota (na poštni predal in na paket), poraba po mapah, priloge in base64, največja velikost sporočila (SIZE), opozorilno sporočilo, 452 4.2.2 in 552 5.2.2 (poln poštni predal), 552 5.3.4 (sporočilo preveliko), čiščenje, arhiviranje, lokalna mapa, varnostna kopija

Kam gre prostor?

Navadno besedilno sporočilo meri nekaj kilobajtov. Takih lahko shranite na stotisoče. Prostor skoraj vedno porabijo tri stvari:

1. Priloge. Fotografije, pdf datoteke, predstavitve. Eno sporočilo z desetimi fotografijami iz telefona hitro meri 30 do 50 MB.
2. Poslana pošta. Vsaka priloga, ki jo pošljete, se nato shrani tudi v mapo Poslano. Če pošljete ponudbo velikosti 8 MB petim strankam v petih ločenih sporočilih, bo shranjena petkrat.
3. Smeti in spam. Izbrisana pošta ostane v mapi Smeti, dokler je ne izpraznite. Spam ostane v mapi za spam, dokler ga ne počisti filter za spam ali Vi sami. Oboje šteje v porabo prostora.

Četrti, skriti vzrok ste spoznali v lekciji 3.1: sporočila, označena kot izbrisana, vendar nikoli dokončno zbrisana.

Zakaj priloga postane večja

E-pošta je bila sprva zasnovana samo za besedilo. Priloga (fotografija, pdf datoteka) se zato pretvori v besedilo z base64. Pri tem se vsake 3 bajte pretvori v 4 znake. Priloga je tako približno za tretjino večja, z upoštevanjem prelomov vrstic pa še nekoliko več. Pdf datoteka velikosti 15 MB na Vašem računalniku je v e-pošti velika dobrih 20 MB.

To je pomembno pri omejitvah. Če prejemnik navede "največ 25 MB", je mišljena velikost celotnega sporočila po pretvorbi. Priloga velikosti 20 MB tako morda ne bo prišla skozi.

Dve vrsti omejitev

Kvota: koliko lahko shranite?

Kvota je največja dovoljena količina prostora za poštni predal. Običajno obstajata dve ravni:

• Sam poštni predal. Za posamezen poštni predal lahko nastavite omejitev, na primer 2 GB za splošni naslov, da en poštni predal ne porabi vsega prostora.
• Paket ali naročnina. Vsi poštni predali skupaj (pri paketu gostovanja tudi spletno mesto, podatkovne baze in varnostne kopije) si delijo skupni prostor. Če je ta poln, velika kvota posameznega poštnega predala ne pomaga več.

Pri poslovni storitvi e-pošte v oblaku je to pogosto urejeno po uporabniku, z določeno količino na licenco. Načelo je enako.

Velikost sporočila: kako veliko sme biti eno sporočilo?

Ne glede na prostor ima vsak poštni strežnik največjo dovoljeno velikost sporočila. Ta velja pri pošiljanju (Vaš strežnik) in pri prejemu (strežnik prejemnika). Odloča manjša od obeh omejitev. Poštni strežniki svojo omejitev sporočijo na začetku pogovora SMTP z razširitvijo SIZE (glejte lekcijo 1.2), na primer 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Pogosto uporabljene omejitve so med 20 in 50 MB. Gmail na primer dovoljuje pošiljanje prilog do 25 MB; večje datoteke Gmail sam pretvori v povezavo do Google Drive. Nikoli ne predvidevajte, da prejemnik sprejme več kot 20 MB. Za velike datoteke je boljša izbira povezava za prenos (na primer iz Vašega oblačnega shranjevanja): brez omejitve, brez podvojenega prostora, povezavo pa lahko pozneje tudi prekličete.

Kaj se zgodi, ko je poštni predal poln?

Najprej navadno prejmete opozorilo: sporočilo strežnika, da se približujete pragu, na primer 90 %. Pri strežnikih s programom Exim (kot je DirectAdmin) je to angleško besedilo The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Če je poštni predal res poln, strežnik zavrne novo pošto. Ali se to zgodi začasno ali dokončno, je odvisno od strežnika:

Koda X.2.2 v razširjenih statusnih kodah (RFC 3463) pomeni natanko to: "poln poštni predal". Modul 6 se poglobi v sporočila o napakah (bounce).

Pazite na razliko s prevelikim sporočilom: 552 5.3.4 Message too big pomeni, da je sporočilo večje, kot dovoljuje strežnik. Čiščenje v tem primeru ne pomaga; pošiljatelj mora datoteko poslati drugače.

In pozor: poln poštni predal pogosto sami ne opazite. Vi lahko še naprej pošiljate pošto in berete staro pošto. Sporočilo o napaki prejmejo pošiljatelji, stranka pa, ki je trikrat prejela sporočilo o napaki, Vas ne pokliče vedno.

Čiščenje brez obžalovanja

Vrstni red, ki skoraj vedno deluje:

1. Poglejte, kje je prostor. V spletni pošti ali nadzorni plošči pogosto vidite porabo po mapah. Največ prostora navadno zasedajo mapa Poslano, Smeti ali ena stara mapa s prilogami.
2. Izpraznite Smeti in Spam. To je najhitrejši dobiček in nič ne stane.
3. Poiščite velika sporočila. V večini spletne pošte in programov lahko razvrstite po velikosti. Prilogo, ki jo potrebujete, shranite med svoje datoteke in izbrišite sporočilo, ali samo prilogo (Thunderbird in Apple Mail omogočata odstranitev priloge iz sporočila).

4. Arhivirajte stara leta. Pošto, ki jo želite obdržati, a jo redko potrebujete, lahko premaknete v arhiv. Imate dve možnosti:

   • arhivsko mapo na strežniku: ostane vidna povsod, vendar še vedno šteje v porabo prostora;
   • lokalno mapo na Vašem računalniku (Thunderbird: Lokalne mape; Apple Mail: Na mojem Macu; Outlook: podatkovna datoteka .pst). Ta ne šteje več v porabo prostora, vendar je samo na tem enem računalniku. Za ta računalnik si zato sami poskrbite za varnostno kopijo. Brez varnostne kopije je lokalno arhiviranje selitev na en sam trdi disk.
5. Šele nato spremenite kvoto, če je to še potrebno in ima Vaš paket na voljo prostor.

Obsežno čiščenje z enim gumbom v nadzorni plošči (na primer "izbriši vse, starejše od enega leta, v mapi Prejeto") je praktično, vendar nepovratno. Pri IMAP takoj izgine tudi iz vseh Vaših naprav. Najprej shranite, kar potrebujete.

Obvezna hramba

Podjetnik mora poslovno dokumentacijo (knjigovodstvo in z njim povezane dokumente) hraniti v skladu z davčno obveznostjo hrambe v Vaši državi (pogosto 7 do 10 let), kamor lahko sodi tudi poslovna e-pošta, kot so ponudbe, potrditve naročil in računi. Tega torej ne izbrišite kar tako. Shranite jo v arhiv z varnostno kopijo ali priloge shranite v svoji dokumentaciji.

V praksi: tako je videti v nadzorni plošči

V DirectAdmin pri E-poštni računi vidite pri vsakem poštnem predalu stolpec Uporaba, na vrhu pa skupno vrednost. Prek treh pik za poštnim predalom in Omejitve sprememb nastavite kvoto v MB, ali pa označite Max, da lahko poštni predal uporablja prosti prostor paketa. S Počisti v enem koraku izbrišete staro pošto iz mape. V Moj WebOké vidite porabo prostora paketa. Pri drugih ponudnikih deluje podobno: iščite "prostor", "kvota" ali "velikost poštnega predala" v nadzorni plošči ali upravljalnem okolju.

Povzetek

• Prostor večinoma zasedejo priloge, poslana pošta, Smeti in spam.
• Priloge v e-pošti postanejo zaradi base64 približno za tretjino večje.
• Obstaja kvota za posamezen poštni predal in skupna za paket; velja najtesnejša omejitev.
• Poln poštni predal zavrne pošto: začasno (452 4.2.2) ali dokončno (552 5.2.2). To opazi pošiljatelj, Vi pogosto ne.
• Počistite v tem vrstnem redu: preglejte, izpraznite Smeti in Spam, poiščite velika sporočila, arhivirajte, in šele nato povečajte kvoto. Lokalni arhiv potrebuje lastno varnostno kopijo.

Kviz

Naloga

Naloga O3.2: Merjenje prostora in izdelava načrta za čiščenje. Ugotovite, koliko prostora uporablja Vaš poštni predal in kakšna je omejitev (poštnega predala in paketa ali naročnine). Zapišite tri mape, ki zasedajo največ prostora, in poiščite svojih deset največjih sporočil. Nato izdelajte načrt za čiščenje: kaj boste izbrisali, kaj boste arhivirali, kam bo arhiv shranjen in kako je ta arhiv varnostno kopiran? Upoštevajte, kaj morate poslovno obdržati.

Za nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za nadzorne plošče WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik DirectAdmin 7.3: Prostor za shranjevanje na poštni predal in kaj se zgodi, ko je poln
• Obvestilo: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-pošta zavrnjena: message too big
• Kako preverim porabo e-pošte?
• Čiščenje poštnega predala za sprostitev prostora v DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)