Mape in sinhronizacija: zakaj imate dvakrat mapo "Poslano"

Modul 3: Upravljanje Vašega poštnega predala · Čas branja: 9 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali pojasniti, kako delujejo mape IMAP na strežniku, poskrbeli, da Vaš poštni program uporablja prave posebne mape, in preprečili, da bi se pošta podvajala ali izgubljala.

Ključni pojmi: mapa IMAP, seznam map na strežniku, posebne mape (Poslano, Smeti, Osnutki, Spam, Arhiv), special-use (RFC 6154), povezovanje map, naročanje na mape, brisanje in dokončno brisanje (expunge), obdobje sinhronizacije, kopija brez povezave (offline)

Kje pravzaprav so Vaše mape?

V lekciji 1.3 ste videli razliko med IMAP in POP3. Pri IMAP Vaša pošta ostane na strežniku, poštni program pa prikaže, kaj je tam. To velja tudi za mape. Če v Thunderbirdu ustvarite mapo "Ponudbe", jo Thunderbird ustvari na strežniku. Nato jo vidi tudi Vaš telefon, pa tudi spletna pošta.

To je prav tisto, kar si želite. Vendar to tudi pomeni, da lahko poštni program na strežniku ustvari mape, ki jih niste nameravali ustvariti. In če se dva programa ne strinjata, kako naj se mapa imenuje, dobite dve mapi.

Nekaj stvari, ki jih je dobro vedeti o mapah na strežniku IMAP:

• Prejeto pošto strežnik vedno imenuje INBOX. To je edina mapa s stalnim imenom. Vaš program jo prevede kot "Prejeto" ali "Inbox".
• Vse druge mape imajo poljubno ime. Strežnik ne pozna "prave" mape Poslano, razen če jo sam določi (glejte spodaj).
• Podmape so ločene z znakom, običajno piko ali poševnico: INBOX.Offertes ali Offertes/2026. To redko vidite, vendar to pojasni, zakaj nekateri programi vse mape prikažejo pod Prejeto pošto.
• Program včasih prikaže samo mape, na katere ste naročeni. Mapa, ki sicer obstaja na strežniku, vendar nanjo niste naročeni, je videti, kot da je izginila.

Težava s posebnimi mapami

Vaš poštni program za delovanje potrebuje nekaj map:

Vsak program ima svoje privzete nastavitve. Apple Mail sam po sebi uporablja drugačna imena kot Outlook, Outlook pa spet drugačna kot aplikacija Gmail. Če nastavite poštni predal na treh napravah brez posebne pozornosti, se lahko zgodi naslednje:

• Outlook shrani poslano pošto v Sent Items.
• Vaš iPhone shrani poslano pošto v Sent Messages.
• Spletna pošta shrani poslano pošto v Sent.

Tako dobite tri mape Poslano, na vsaki napravi pa vidite le del tega, kar ste poslali. To je najpogostejša pritožba glede IMAP: "na telefonu ne vidim pošte, ki sem jo poslal z računalnika".

Rešitev: special-use

Od leta 2011 obstaja razširitev protokola IMAP, s katero strežnik sam določi, za kaj je katera mapa namenjena: special-use (RFC 6154). Strežnik na primer sporoči: "ta mapa se imenuje Sent in ima funkcijo \Sent". Sodoben poštni program to prevzame in ne ustvari več svoje lastne mape.

Večina poštnih strežnikov to podpira, prav tako večina programov. Vendar še vedno pogosto pride do težav pri:

• poštnem predalu, ki obstaja že leta in v katerem so stari programi že ustvarili svoje mape;
• poštnem predalu, ki se je preselil od drugega ponudnika, kjer so se mape imenovale drugače;
• programih, ki ste jih ročno nastavili, preden je strežnik sploh ponujal special-use;
• protokolu POP3 (tam na strežniku ni map, zato vsaka naprava svojo mapo Poslano hrani lokalno).

Kako sami pravilno povežete mape

Imate že podvojene mape ali niste prepričani? Izberite eno mapo za vsako funkcijo in vsakemu programu povejte, katera mapa je to. Najbolje je, da izberete mapo, ki jo določi sam strežnik. To prepoznate v spletni pošti: tam je mapa Poslano običajno na vrhu, z lastno ikono.

Kje to nastavite?

• Thunderbird: Nastavitve računa, Vaš račun, Kopije in mape (Poslano, Osnutki, Arhiv) ter Nastavitve strežnika (kaj se zgodi z izbrisanimi sporočili in v katero mapo).
• Apple Mail na Macu: Nastavitve, Računi, Vaš račun, Obnašanje poštnih predalov. Na iPhonu: Nastavitve, Mail, Računi, Vaš račun, sam račun, Napredno, in nato za vsako funkcijo izberite mapo na strežniku.
• Klasični Outlook: pri računu IMAP v nastavitvah računa (Več nastavitev, Napredno) izberete pot glavne mape in mape za izbrisane elemente. Za poslane elemente klasični Outlook v mnogih različicah nima izbire: uporabi mapo, ki jo določi strežnik, sicer pa svojo lastno.
• Aplikacija Gmail: deluje z mapo, ki jo določi strežnik; po mapah tega ne morete nastaviti.

Nato pošto iz odvečnih map premaknete v izbrano mapo in izbrišete prazne mape. To storite na eni napravi (najbolje v spletni pošti ali na računalniku) in počakate, da to prevzamejo tudi druge naprave.

Brisanje poteka v dveh korakih

Pri IMAP je brisanje pravzaprav nastavitev oznake. Sporočilo dobi oznako izbrisano (\Deleted), vendar še vedno ostane na strežniku. Šele ko program izda ukaz expunge, je sporočilo res izginilo. Večina programov deluje takole:

1. Pritisnete Izbriši. Program premakne sporočilo v Smeti (pravzaprav ga kopira v Smeti in izvirnik označi kot izbrisano).
2. Izvirnik se dokončno izbriše (expunge) takoj ali ob zapiranju programa.
3. Šele ko izpraznite Smeti, sporočilo dokončno izgine s strežnika.

Nekateri programi so nastavljeni drugače. Tedaj vidite prečrtana sporočila, ki preprosto ne izginejo: so označena, vendar nikoli dokončno izbrisana. In še vedno se štejejo v Vašo porabo prostora. Poiščite v programu možnost Stisni mapo (Thunderbird), Počisti izbrisana sporočila ali nastavitev, kot je "dokončno izbriši izbrisane elemente ob zapustitvi mape".

Pomembno: brisanje na eni napravi pomeni brisanje na vseh napravah. V tem je bistvo IMAP. Če želite sporočilo odstraniti s telefona, obdržati pa ga na računalniku, to z IMAP ni mogoče. Kvečjemu lahko na telefonu nastavite krajše obdobje sinhronizacije (glejte spodaj).

Je kaj vseeno izginilo? Mnogi ponudniki hranijo varnostne kopije, iz katerih je mogoče obnoviti poštni predal ali mapo, vendar le za omejeno obdobje. Na to se ne zanašajte kot na arhiv.

Koliko sinhronizirate?

Poštnemu programu ni treba prenesti vsega. Na telefonu je pogosto priročno sinhronizirati le zadnjih nekaj tednov ali omogočiti potiskanje (push) samo za Prejeto pošto. To prihrani prostor in baterijo. Na strežniku se s tem nič ne spremeni: stara pošta je še vedno tam, le na tej napravi je ne vidite.

Na računalniku večina programov ustvari kopijo brez povezave (offline) poštnega predala (Outlook v datoteki .ost, Thunderbird in Apple Mail pa v svoji lastni mapi). To je kopija, ne varnostna kopija: če nekaj izbrišete na strežniku, izgine tudi iz kopije brez povezave. Pravo lokalno mesto za hranjenje je mapa, ki jo sami ustvarite pod Lokalne mape (Thunderbird), Na mojem Macu (Apple Mail) ali v podatkovni datoteki .pst (Outlook). Kar povlečete tja, ne ostane več na strežniku. Več o tem v lekciji 3.2.

V praksi: tako je videti v nadzorni plošči

V spletni pošti WebOké (Roundcube) na levi vidite vse mape strežnika. Pod Nastavitve, Mape lahko ustvarite, preimenujete, izbrišete mape ter vklopite ali izklopite naročnino nanje. Pod Nastavitve, Preference, Posebne mape vidite, katera mapa se uporablja kot Poslano, Osnutki, Smeti in Spam. Pri drugih ponudnikih deluje podobno; njihova spletna pošta se morda imenuje drugače, vendar ima skoraj vsaka spletna pošta tak sistem za upravljanje map.

Povzetek

• Pri IMAP so tudi Vaše mape shranjene na strežniku. Vsaka naprava vidi iste mape.
• Samo INBOX ima stalno ime. Poslano, Smeti, Osnutki in Spam se v različnih programih imenujejo različno, razen če jih določi strežnik (special-use, RFC 6154).
• Podvojene mape Poslano odpravite tako, da za vsako funkcijo izberete eno mapo in jo nastavite v vsakem programu.
• Brisanje pri IMAP pomeni najprej označevanje, nato pa dokončno brisanje (expunge). Označena sporočila se še vedno štejejo v Vašo porabo prostora.
• Kopija brez povezave ni varnostna kopija; lokalna mapa pa je ločeno mesto za hranjenje.

Kviz

Naloga

Naloga O3.1: Pregled Vaših map. Odprite svoj poštni predal v spletni pošti in na vsaki napravi, na kateri ga uporabljate. Za vsako napravo zapišite, katero mapo uporablja za Poslano, Smeti, Osnutke in Spam. Imate podvojene mape? Izberite eno za vsako funkcijo, nastavite jo na vsaki napravi, premaknite pošto in izbrišite prazne mape. Nato izpolnite kontrolni seznam in odgovorite na vprašanje: katero mapo je določil sam strežnik in kako ste to prepoznali?

Za nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za nadzorne plošče WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik DirectAdmin 8.7: IMAP ali POP3: kakšna je razlika?
• Kaj sta IMAP in POP3 in kako delujeta?
• Kako izbrišem sporočilo v IMAP?
• Priročnik DirectAdmin 18.11: E-poštno sporočilo je bilo pomotoma izbrisano
• Obnovitev poštnega predala ali izbrisanih e-poštnih sporočil iz varnostne kopije
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)