Selitev e-pošte: načrt

Modul 8: Selitev in urejenost Vaše domene · Čas branja: 11 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali načrtovati selitev Vaše e-pošte k drugemu ponudniku: kaj je treba vnaprej popisati, v kakšnem vrstnem redu delati in kaj se ne preseli samodejno.

Ključni pojmi: popis (poštni predali, vzdevki, preusmeritve, catch-all, samodejni odgovori, filtri), velikost poštnega predala in prostor za shranjevanje, gesla, vnaprejšnje znižanje TTL, vrstni red (ustvarjanje, prva kopija, prehod MX, druga kopija, naprave), koledar in stiki (ne gre prek IMAP), pošta POP3 na računalniku, Microsoft 365 in Gmail (prijava namesto gesla), zapisi DNS, ki morajo iti zraven, komunikacija

Kaj dejansko selite?

"Selitev moje pošte" zveni kot ena sama stvar, a v resnici jih je vsaj pet:

1. Poštni predali sami, z vsemi mapami in sporočili, ki so na strežniku.
2. Naslovi okoli njih: vzdevki, preusmeritve, catch-all, dopisni seznami, samodejni odgovori in filtri na strežniku. Ti so nastavljeni v nadzorni plošči Vašega starega ponudnika in se nikoli ne preselijo samodejno.
3. DNS Vaše e-pošte: MX, SPF, DKIM, DMARC, morda tudi zapisi autodiscover, autoconfig ali SRV. Po selitvi morajo ti ustrezati novemu ponudniku.
4. Vaše naprave: vsak računalnik, telefon in tablica, na katerem je nastavljen poštni predal, poleg vsega, kar pošilja pošto prek SMTP (Vaše spletno mesto, tiskalnik ali optični bralnik, računovodski program).
5. Kar ni pošta: koledarji in stiki. Ti so pri Microsoft 365, Google in mnogih drugih ponudnikih v istem računu, vendar ne potujejo prek IMAP. To selite ločeno.

Kdor pomisli samo na točko 1, po selitvi odkrije, da factuur@ ne preusmerja več na računovodjo, da optični bralnik ne more več pošiljati pošte ali da je koledar celotnega podjetja prazen.

Korak 1: popis

Najprej sestavite seznam. Preglednica z enim naslovom na vrstico je dober pristop:

Vnesite tudi:

• Velikost vsakega poštnega predala. Vaš novi poštni predal mora biti dovolj velik, s prostorom za rast (lekcija 3.2). Kopija, ki se ustavi na polovici, ker je nov predal poln, je najpogostejši vzrok, da se selitev zatakne.
• Kdo dela s POP3. Pri POP3 pošta pogosto ostane le na tistem enem računalniku in je ni več na strežniku (lekcija 1.3). Kopija s strežnika torej te pošte ne zajame. To morate prenesti iz poštnega programa posebej.
• Kaj vse še pošilja pošto. Spletno mesto, spletna trgovina, optični bralnik, blagajniški sistem, nadzorni sistem (monitoring). Vsak od njih ima podatke SMTP, ki se po selitvi spremenijo.
• Posebne zapise DNS, ki jih je Vaš stari ponudnik nastavil za Vašo pošto, in zapise drugih storitev (DKIM za novičnik, verifikacije), ki morajo ostati.

Hkrati poskrbite za red: naslovov, ki jih nihče več ne uporablja, Vam ni treba seliti. Selitev je tudi primeren trenutek, da ukinete catch-all.

Korak 2: ureditev dostopa

Za kopiranje pošte se mora program prijaviti v stari poštni predal. Pri večini ponudnikov to poteka z e-poštnim naslovom in geslom prek IMAP. Dve pomembni izjemi:

• Gmail in Google Workspace zunanjim programom ne dovolita prijave z Vašim običajnim geslom. Ustvarite geslo aplikacije, za kar mora biti vklopljeno dvostopenjsko preverjanje. V Google Workspace je lahko skrbnik to možnost izklopil.
• Outlook.com, Hotmail, Live in Microsoft 365 za IMAP ne sprejemajo več gesla, niti gesla aplikacije. Prijavite se pri Microsoftu (OAuth) in programu začasno odobrite dostop. V poslovnem okolju mora morda soglasje dati skrbnik.

Ne veste več gesel? Pred selitvijo jih ponastavite in jih varno zapišite (upravitelj gesel, lekcija 3.4).

Korak 3: vnaprejšnje znižanje TTL za MX

Prehod MX (lekcija 8.2) je trenutek, ko nova pošta začne prihajati drugam. Razreševalniki si stari odgovor MX zapomnijo toliko časa, kolikor določa TTL (lekcija 6.1 tečaja DNS). Če je ta nastavljen na en dan, bo del pošiljateljev še en dan dostavljal pošto Vašemu staremu ponudniku.

Zato nekaj dni vnaprej znižajte TTL svojih zapisov MX, na primer na 300 sekund. To storite vsaj eno staro vrednost TTL pred prehodom: če je TTL trenutno 86400 (en dan), ga znižajte najkasneje en dan vnaprej. Po selitvi ga ponovno nastavite na običajno vrednost, na primer 3600.

Če selite celotno domeno k drugemu ponudniku (sprememba imenskih strežnikov), hitrost prehoda določa TTL imenskih strežnikov pri registru. Tega sami ne morete znižati; v tem primeru računajte na prehodno obdobje enega dneva ali več (lekcija 6.3 tečaja DNS).

Korak 4: vrstni red

Vrstni red, ki prinaša najmanj tveganja:

1. Ustvarite nove poštne predale, vzdevke in preusmeritve pri novem ponudniku, z enakimi imeni. Na DNS še ničesar ne spreminjajte. Stari poštni predali delujejo še naprej.
2. Prva kopija vseh poštnih predalov (lekcija 8.2). To lahko traja več ur. Nihče tega ne bo opazil.
3. Priprava DNS: vnaprej nastavite zapise za SPF, DKIM in DMARC novega ponudnika, kjer je mogoče ob starih. Pozor: SPF mora za nekaj časa vsebovati oba ponudnika (en sam zapis, lekcija 4.2). DKIM lahko obstaja vzporedno, ker ima vsak ponudnik svoj selektor.
4. Preklop MX v mirnem trenutku, na primer v petek popoldne ali zvečer. Od tega trenutka naprej nova pošta prihaja k novemu ponudniku.
5. Druga kopija po enem dnevu, ko je stari TTL zagotovo potekel. Ta zajame pošto, ki je v vmesnem času še prispela k staremu ponudniku. Sporočila, ki so že kopirana, se preskočijo.
6. Preklop naprav: novi računi v poštnih programih, prilagoditev spletnega mesta in optičnega bralnika, odstranitev starih računov (lekcija 8.2).
7. Čiščenje: odstranitev starega ponudnika iz SPF, odstranitev starih zapisov DKIM, ponastavitev TTL na običajno vrednost.
8. Odpoved starega poštnega predala šele, ko vse nekaj tednov deluje brezhibno. Do takrat imate tam še vedno popolno kopijo.

Pogosta napaka je obrnjen vrstni red: najprej preselite MX ali domeno in šele nato ustvarite poštne predale. V tem primeru se pošta v vmesnem času zavrne s kodo 550 5.1.1 (naslov ne obstaja), pošiljatelji pa prejmejo sporočilo o napaki (bounce).

Koledar, stiki in lokalna pošta

Koledar in stiki potujejo prek drugih protokolov (CalDAV, CardDAV ali lastna povezava Microsofta in Googla). Pred selitvijo jih izvozite posebej: datoteko .ics za vsak koledar in datoteko .vcf za stike, nato jih uvozite pri novem ponudniku ali v Vašem novem programu za koledar. Prav tako morate znova deliti skupne koledarje in vabila na sestanke.

Pošta, ki je samo na računalniku (POP3 ali mape, ki so v Outlooku shranjene kot datoteka .pst na računalniku), prenesete iz poštnega programa: dodajte nov poštni predal kot račun IMAP in povlecite mape vanj. Lahko tudi izvozite datoteko .pst in jo uvozite.

Obvestite uporabnike

Vnaprej povejte uporabnikom, kaj se bo zgodilo: kdaj je prehod, da morajo na telefonu in prenosniku nastaviti nov račun, in koga lahko pokličejo, če kaj ne deluje. Preprosto navodilo z novimi nastavitvami (lekcija 2.1) prepreči veliko vprašanj.

V praksi: tako je videti pri ponudniku

Pri WebOké poštne predale ustvarite v DirectAdmin ali Moj WebOké, pošto pa kopirate z orodjem za selitev e-pošte v Moj WebOké (ki se lahko prijavi tudi pri Microsoftu) ali z Migracije IMAPSync v DirectAdmin. Drugi ponudniki imajo podobna orodja za selitev, lahko pa uporabite tudi samostojen program. Zgornji načrt korakov velja povsod enako.

Povzetek

• Selitev zajema poštne predale, naslove okoli njih, DNS, naprave ter koledar in stike.
• Sestavite popis z velikostjo, uporabniki POP3, preusmeritvami in vsem, kar pošilja pošto prek SMTP.
• Uredite dostop: geslo aplikacije za Gmail, prijava pri Microsoftu za Outlook in Microsoft 365.
• Dovolj časa vnaprej znižajte TTL svojega MX. Vrstni red: ustvarjanje, prva kopija, priprava DNS, preklop MX, druga kopija, naprave, čiščenje, odpoved šele na koncu.
• Koledarji, stiki in lokalno shranjena pošta se ne selijo prek IMAP.

Kviz

Naloga

Naloga O8.1: Priprava načrta selitve. Za svojo lastno domeno (ali za vzorčno podjetje iz te lekcije) pripravite popis s stolpci iz zgornje tabele in časovnico z datumi za: znižanje TTL, ustvarjanje poštnih predalov, prvo kopijo, preklop MX, drugo kopijo, naprave, čiščenje in odpoved. Odgovorite tudi na: kdo dela s POP3, kaj pošilja pošto prek SMTP in kako preselite koledar in stike? Nato boste prejeli kontrolni seznam s točkami, ki sodijo v dober načrt.

Za nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za nadzorne plošče WebOké; pri drugih ponudnikih poteka podobno.

• Priročnik DirectAdmin 10.1: Selitev e-pošte: možnosti
• Priročnik WebOké 7.2: Selitev e-pošte na WebOké (tudi iz Microsoft 365)
• Selitev domene, spletne strani in e-pošte hkrati brez prekinitev: načrt po korakih
• Prejeli ste e-pošto med postopkom prenosa Vašega domenskega imena
• Brezplačen tečaj DNS 6.3: DNS pri prenosu domene
• Brezplačen tečaj DNS 6.1: TTL in predpomnilnik