Outlook: nova in klasična različica

Modul 2: Nastavitev Vašega poštnega predala · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali nastaviti IMAP poštni predal v novem in klasičnem Outlooku za Windows ter v Outlooku za Mac, in boste vedeli, kakšna je razlika glede tega, kam pristanejo Vaša pošta in Vaše geslo.

Ključni pojmi: nov Outlook, klasični Outlook, Outlook za Mac, aplikacija Outlook na telefonu, sinhronizacija z oblakom Microsoft, IMAP, Exchange, datoteka .ost in .pst, ročna nastavitev

Dva programa z istim imenom

"Outlook" je danes zbirno ime. Na računalniku z Windows lahko naletite na dva povsem različna programa:

Stari aplikaciji za Windows Pošta in Koledar od konca leta 2024 nista več podprti; kdor ju je uporabljal, samodejno pristane pri novem Outlooku. Zato ima veliko ljudi nov Outlook, ne da bi se za to sploh odločili.

Kaj pomeni "prek oblaka Microsoft"

To je najpomembnejša razlika, ki je malokdo pozna. Klasični Outlook, Thunderbird in Apple Mail se sami povežejo z Vašim IMAP strežnikom. Vaše geslo ostane samo na Vašem računalniku.

Novi Outlook deluje drugače. Microsoft to imenuje "sinhronizacija Vašega računa z oblakom Microsoft": strežnik podjetja Microsoft se v Vašem imenu prijavi v Vaš poštni strežnik, pridobi Vašo pošto in shrani kopijo v podatkovnih centrih Microsoft. Novi Outlook na Vašem računalniku se nato pogovarja z Microsoftom, ne z Vašim lastnim poštnim strežnikom. Za to Microsoft prejme Vaš epoštni naslov, Vaše geslo ter kopijo Vaše pošte, koledarja in stikov. Microsoft sam navaja, da za te podatke potem veljajo njegovi lastni pogoji in izjava o zasebnosti. Enako velja za aplikacijo Outlook na iPhonu in Androidu, in, če tega ne izklopite, za Outlook za Mac.

Posledice, ki jih opazite v praksi:

• Zakasnitev. Nova pošta se včasih prikaže šele po nekaj času, ker jo mora Microsoft najprej pridobiti.
• Nejasna sporočila o napakah. Če se Microsoftu ne uspe prijaviti, vidite le sporočilo "prišlo je do napake". Ne vidite, ali gre za geslo, vrata ali certifikat.
• Poskusi prijave z neznanega IPnaslova. Vaš poštni strežnik zazna poskuse prijave s strežnikov Microsoft, ne z Vaše lastne internetne povezave. Po nekaj neuspelih poskusih je lahko tak strežnik blokiran, kar lahko za dalj časa onemogoči delovanje.
• Zasebnost in predpisi. Pri nekaterih organizacijah (zdravstvo, javna uprava, odvetništvo) poslovna pošta ne sme kar tako pristati pri tretji strani. V takem primeru je novi Outlook z IMAP računom lahko težava glede na zahteve GDPR.

Če tega ne želite, uporabite klasični Outlook (dokler ga Microsoft še ponuja), Thunderbird (lekcija 2.5), ali na Macu Apple Mail (lekcija 2.3). Pri Outlooku za Mac lahko pri dodajanju IMAP računa izklopite sinhronizacijo z oblakom Microsoft.

Nastavitev klasičnega Outlooka

1. Kliknite na Datoteka in nato Dodaj račun.
2. Vnesite Vaš epoštni naslov. Kliknite na Napredne možnosti in obkljukajte Ročno nastavi moj račun. Kliknite na Poveži.
3. Izberite IMAP.
4. Dohodna pošta: ime strežnika, vrata 993, način šifriranja SSL/TLS.
5. Odhodna pošta: ime strežnika, vrata 587 s STARTTLS (ali 465 s SSL/TLS).
6. Kliknite Naprej, vnesite geslo poštnega predala, kliknite Poveži. Če Outlook vpraša po uporabniškem imenu, vnesite Vaš celoten epoštni naslov.

Če pristanete v starejšem oknu Nastavitve računa, izberite nov račun tipa IMAP in vnesite enake podatke. Pri Več nastavitvah, zavihek Strežnik za odhodno pošto, vklopite, da odhodni strežnik zahteva preverjanje pristnosti, z enakimi nastavitvami kot dohodni strežnik.

Nastavitev novega Outlooka

1. Odprite Nastavitve (zobnik) in nato Računi.
2. Izberite Dodaj račun, vnesite Vaš epoštni naslov, kliknite Nadaljuj.
3. Izberite IMAP, ko Outlook vpraša, za kakšno vrsto računa gre.
4. Odprite napredne nastavitve (ali "več možnosti"), da lahko strežnike vnesete sami.
5. Dohodno: ime strežnika, vrata 993, SSL/TLS. Odhodno: ime strežnika, vrata 587 STARTTLS ali 465 SSL/TLS. Pri obeh vnesite Vaš celoten epoštni naslov in geslo.
6. Kliknite Nadaljuj. Outlook bo vprašal za dovoljenje za sinhronizacijo računa z oblakom Microsoft. Brez tega dovoljenja dodajanje ne bo uspelo.

Pasti pri Outlooku

Outlook sam izbere Exchange ali Microsoft 365. Outlook najprej poskusi z autodiscover (lekcija 2.1). Če ne najde ničesar ali najde napačne podatke, včasih predpostavi, da je Vaš naslov račun Microsoft, in še naprej vztrajno vprašuje po geslu za Microsoft. Navaden poštni predal pri ponudniku gostovanja ni Exchange račun. Vedno ročno izberite IMAP (ali POP3).

Poslana pošta ostane lokalno. V starejših različicah ali pri napačni povezavi map Outlook shrani poslano pošto v mapo "Poslano" na Vašem računalniku namesto v mapo Poslano na strežniku. Takrat te pošte ne vidite na telefonu. Kako to popravite, je opisano v lekciji 3.1.

Datoteka .ost in .pst. Klasični Outlook shrani IMAP račun v datoteko .ost: kopijo tistega, kar je na strežniku, ki jo Outlook lahko kadarkoli znova zgradi. POP3 račun ali arhiv je shranjen v datoteki .pst: to je edino mesto, kjer je ta pošta shranjena. Za datoteko .pst torej naredite varnostno kopijo. Pokvarjeno datoteko .ost lahko zavržete; Outlook bo vse znova pridobil s strežnika.

Veliki poštni predali. Klasični Outlook lahko pri IMAP računu nastavi, koliko pošte se hrani nepovezano (offline) na Vašem računalniku (na primer zadnjih 12 mesecev). Če je to obdobje kratko, se zdi, da starejše pošte manjka, čeprav je ta še vedno na strežniku. V tem primeru se prikaže sporočilo, da je na strežniku še več postavk. Če želite na računalniku iskati tudi po stari pošti, v nastavitvah računa podaljšajte to obdobje.

Novo geslo. Če ste spremenili geslo poštnega predala, Outlook običajno samodejno vpraša po novem. Pri klasičnem Outlooku ga prilagodite prek Datoteka, Nastavitve računa, pri novem prek Nastavitve, Računi. Ne pozabite tudi na druge naprave, sicer lahko strežnik blokira Vaš IPnaslov (lekcija 1.4).

Outlook za Mac in na telefonu

Outlook za Mac nastavite prek menija Outlook, Nastavitve, Računi, znak plus, Nov račun. Izberite IMAP in vnesite enake podatke. Bodite pozorni na kljukico za sinhronizacijo z oblakom Microsoft.

Aplikacija Outlook na iPhonu in Androidu vedno deluje prek oblaka Microsoft. Na telefonu je vgrajena aplikacija za pošto (Apple Mail, aplikacija Gmail) ponavadi enostavnejša izbira (lekciji 2.3 in 2.4).

V praksi: Outlook s poštnim predalom pri ponudniku gostovanja

Pri poštnem predalu WebOké v Outlook vnesete: IMAP, ime Vaše domene ali ime strežnika Vašega paketa, vrata 993 SSL/TLS, odhodno 587 STARTTLS ali 465 SSL/TLS, Vaš celoten epoštni naslov in geslo poštnega predala. Pri novem Outlooku povezava poteka prek Microsofta, zato poštni strežnik zazna poskuse prijave s strani Microsofta. Pri drugih ponudnikih deluje podobno; razlikuje se le ime strežnika.

Povzetek

• Za Windows obstajata dva Outlooka: klasični (neposredno na Vaš poštni strežnik) in novi (prek oblaka Microsoft).
• Novi Outlook da Microsoftu Vaše geslo in kopijo Vaše pošte. Če tega ne želite, uporabite klasični Outlook, Thunderbird ali Apple Mail.
• Vedno ročno izberite IMAP; poštni predal pri ponudniku gostovanja ni Exchange račun.
• Datoteka .ost je kopija strežnika, datoteka .pst pa je pogosto edino mesto, kjer je pošta shranjena: zanjo naredite varnostno kopijo.

Kviz

Naloga

Naloga O2.2: Nastavitev in preverjanje Outlooka. Uporabljate Outlook? Ugotovite, katero različico imate (klasično, novo, Mac ali aplikacijo) in nastavite svoj poštni predal ali preverite obstoječe nastavitve. Izpolnite kontrolni seznam: tip računa, dohodni strežnik in vrata, odhodni strežnik in vrata, varnost, uporabniško ime pri dohodni in odhodni pošti, ali je preverjanje pristnosti za odhodno pošto vklopljeno, in ali račun poteka prek oblaka Microsoft. Na koncu odgovorite: ali je to za Vas ali Vašo organizacijo težava, in zakaj? Program bo nato prikazal merila.

Za nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za nadzorne plošče WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik DirectAdmin 8.2: Outlook za Windows (nova in klasična različica)
• Priročnik DirectAdmin 8.3: Apple Mail in Outlook na Macu
• Dodajanje poštnega predala v Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (razlaga podjetja Microsoft o sinhronizaciji prek oblaka)