Mape in sinhronizacija: zakaj imate dvakrat »Poslano«

Modul 3: Upravljanje Vašega poštnega predala · Čas branja: 9 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali razložiti, kako delujejo mape IMAP na strežniku. Znali boste nastaviti, da Vaš poštni program uporablja prave posebne mape, in preprečiti, da bi bila pošta podvojena ali bi se izgubila.

Ključni pojmi: mapa IMAP, seznam map na strežniku, posebne mape (Poslano, Smeti, Osnutki, Spam, Arhiv), special-use (RFC 6154), povezava map, naročanje na mape, brisanje in dokončno brisanje (expunge), obdobje sinhronizacije, kopija brez povezave

Kje so pravzaprav Vaše mape?

V lekciji 1.3 ste spoznali razliko med IMAP in POP3. Pri IMAP je Vaša pošta na strežniku, Vaš poštni program pa prikazuje, kar je tam. To velja tudi za mape. Če v Thunderbirdu ustvarite mapo »Ponudbe«, jo Thunderbird ustvari na strežniku. Nato jo vidi tudi Vaš telefon, prav tako spletna pošta.

Točno to želite. Vendar to pomeni tudi, da lahko poštni program na strežniku ustvari mape, ki jih niste nameravali ustvariti. In če se dva programa ne strinjata, kako se mapa imenuje, dobite dve mapi.

Nekaj stvari, ki jih je dobro vedeti o mapah na strežniku IMAP:

• Mapa Prejeto se na strežniku vedno imenuje INBOX. To je edina mapa s stalnim imenom. Vaš program jo prevede v »Prejeto«, »Inbox« ali »Dohodno«.
• Vse druge mape imajo poljubno ime. Strežnik ne pozna »prave« mape Poslano, razen če to sam označi (glejte spodaj).
• Podmape so ločene z znakom, običajno s piko ali poševnico: INBOX.Offertes ali Offertes/2026. Tega ne vidite pogosto, vendar to pojasni, zakaj nekateri programi vse mape postavijo pod mapo Prejeto.
• Program včasih prikaže samo mape, na katere je naročen. Mapa, ki je na strežniku, vendar nanjo niste naročeni, je tako videti, kot da je izginila.

Težava s posebnimi mapami

Vaš poštni program za delovanje potrebuje nekaj map:

Vsak program ima svoje prednostne nastavitve. Apple Mail privzeto uporablja druga imena kot Outlook, Outlook pa spet druga kot aplikacija Gmail. Če poštni predal nastavite na treh napravah, ne da bi bili pozorni, se lahko zgodi tole:

• Outlook shranjuje poslano pošto v Sent Items.
• Vaš iPhone shranjuje poslano pošto v Sent Messages.
• Spletna pošta shranjuje poslano pošto v Sent.

Tako imate tri mape Poslano, na vsaki napravi pa vidite le del tega, kar ste poslali. To je najpogostejša pritožba glede IMAP: »na telefonu ne vidim, kar sem poslal z računalnika«.

Rešitev: special-use

Od leta 2011 obstaja razširitev IMAP, s katero strežnik označi, katera mapa je namenjena čemu: special-use (RFC 6154). Strežnik tako na primer sporoči: »ta mapa se imenuje Sent in ima funkcijo \Sent«. Sodoben poštni program to prevzame in ne ustvari več svoje mape.

Večina poštnih strežnikov to podpira, prav tako večina programov. Vendar gre še pogosto kaj narobe pri:

• poštnem predalu, ki obstaja že leta in v katerem so starejši programi že ustvarili svoje mape;
• poštnem predalu, ki je bil preseljen od drugega ponudnika, kjer so se mape imenovale drugače;
• programih, ki ste jih ročno nastavili, preden je strežnik ponujal special-use;
• POP3 (tam na strežniku ni map, zato vsaka naprava svojo mapo Poslano hrani lokalno).

Sami pravilno povežite mape

Imate že podvojene mape ali niste prepričani? Potem izberite eno mapo za vsako funkcijo in vsakemu programu povejte, katera mapa je to. Najbolje je izbrati mapo, ki jo označi strežnik sam. Prepoznate jo v spletni pošti: tam je mapa Poslano običajno na vrhu in ima svojo ikono.

Kje to nastavite?

• Thunderbird: Nastavitve računa (Account Settings), Vaš račun, Kopije in mape (Copies & Folders) (Poslano, Osnutki, Arhiv) in Nastavitve strežnika (Server Settings) (kaj se zgodi z izbrisanimi sporočili in v katero mapo gredo).
• Apple Mail na Macu: Nastavitve, Računi, Vaš račun, Vedenje nabiralnika (Mailbox Behaviors). Na iPhonu: Nastavitve, Epošta, Računi, Vaš račun, sam račun, Napredno, nato pa za vsako funkcijo izberite mapo na strežniku.
• Klasični Outlook: pri računu IMAP v nastavitvah računa (Več nastavitev (More Settings), Napredno) izberete pot korenske mape in mapo za izbrisane elemente. Za poslane elemente klasični Outlook v mnogih različicah nima izbire: uporablja mapo, ki jo označi strežnik, sicer pa svojo.
• Aplikacija Gmail: deluje z mapo, ki jo označi strežnik; za posamezne mape tega ne morete nastaviti.

Nato pošto iz odvečnih map premaknite v izbrano mapo in izbrišite prazne mape. To naredite na eni napravi (najbolje v spletni pošti ali na računalniku) in počakajte, da druge naprave spremembe prevzamejo.

Brisanje poteka v dveh korakih

Pri IMAP je brisanje pravzaprav nastavitev zastavice. Sporočilo dobi oznako izbrisano (\Deleted), vendar je še vedno na strežniku. Šele ko program izda ukaz expunge, je res izginilo. Večina programov deluje takole:

1. Pritisnete Izbriši. Program premakne sporočilo v Smeti (pravzaprav ga kopira v Smeti in izvirnik označi kot izbrisan).
2. Izvirnik se dokončno izbriše takoj ali ob zaprtju programa (expunge).
3. Šele ko izpraznite Smeti, sporočila na strežniku ni več.

Nekateri programi so nastavljeni drugače. Takrat vidite prečrtana sporočila, ki nikakor ne izginejo: označena so, vendar nikoli dokončno izbrisana. In še vedno se štejejo v Vaš prostor za shranjevanje. V tem primeru v programu poiščite Stisni mapo (Compact Folder) (Thunderbird), Počisti izbrisana sporočila (Erase Deleted Messages) ali nastavitev, kot je »dokončno izbriši izbrisane elemente ob zapustitvi mape«.

Pomembno: brisanje na eni napravi je brisanje na vseh napravah. Prav v tem je bistvo IMAP. Če želite sporočilo odstraniti s telefona, a ga obdržati na računalniku, to z IMAP ni mogoče. Na telefonu lahko kvečjemu nastavite krajše obdobje sinhronizacije (glejte spodaj).

Je kljub temu kaj izginilo? Mnogi ponudniki hranijo varnostne kopije, iz katerih je mogoče obnoviti poštni predal ali mapo, vendar običajno le omejeno obdobje. Ne zanašajte se nanje kot na arhiv.

Koliko sinhronizirate?

Poštnemu programu ni treba prenesti vsega. Na telefonu je pogosto priročno sinhronizirati samo zadnjih nekaj tednov ali potisna obvestila vklopiti samo za mapo Prejeto. To prihrani prostor in baterijo. Na strežniku se nič ne spremeni: stara pošta je še vedno tam, le na tej napravi je ne vidite.

Na računalniku večina programov ustvari kopijo poštnega predala brez povezave (Outlook v datoteki .ost, Thunderbird in Apple Mail v svoji mapi). To je kopija, ne varnostna kopija: če nekaj izbrišete na strežniku, izgine tudi iz kopije brez povezave. Pravo lokalno mesto za shranjevanje je mapa, ki jo sami ustvarite pod Lokalne mape (Local Folders) (Thunderbird), Na mojem Macu (On My Mac) (Apple Mail) ali v podatkovni datoteki .pst (Outlook). Kar povlečete tja, ni več na strežniku. Več o tem v lekciji 3.2.

V praksi: tako je videti na nadzorni plošči

V spletni pošti WebOké (Roundcube) na levi strani vidite vse mape s strežnika. Pod Nastavitve, Mape lahko mape ustvarjate, preimenujete, brišete ter vklopite ali izklopite naročnino nanje. Pod Nastavitve, Lastnosti (Preferences), Posebne mape (Special Folders) vidite, katera mapa se uporablja kot Poslano, Osnutki, Smeti in Spam. Pri WebOké strežnik kot mapo za neželeno pošto označi mapo Junk, spletna pošta pa jo prikaže kot Spam. Več o tem preberite v članku o mapah v Vašem poštnem predalu. Pri drugih ponudnikih deluje podobno; spletna pošta se tam morda imenuje drugače, vendar ima skoraj vsaka spletna pošta takšno upravljanje map.

Povzetek

• Pri IMAP so na strežniku tudi Vaše mape. Vsaka naprava vidi iste mape.
• Samo INBOX ima stalno ime. Poslano, Smeti, Osnutki in Spam se v vsakem programu imenujejo drugače, razen če jih označi strežnik (special-use, RFC 6154).
• Podvojene mape Poslano odpravite tako, da za vsako funkcijo izberete eno mapo in nanjo nastavite vsak program.
• Brisanje pri IMAP pomeni označevanje in nato dokončno brisanje (expunge). Označena sporočila se še vedno štejejo v Vaš prostor za shranjevanje.
• Kopija brez povezave ni varnostna kopija; lokalna mapa pa je ločeno mesto za shranjevanje.

Kviz

Naloga

Naloga O3.1: Pregled Vaših map. Odprite svoj poštni predal v spletni pošti in na vsaki napravi, na kateri ga uporabljate. Za vsako napravo zapišite, katero mapo uporablja za Poslano, Smeti, Osnutke in Spam. Imate podvojene mape? Za vsako funkcijo izberite eno, nanjo nastavite vsako napravo, premaknite pošto in izbrišite prazne mape. Nato izpolnite kontrolni seznam in odgovorite na vprašanje: katero mapo je označil strežnik sam in kako ste to prepoznali?

Nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za nadzorne plošče WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik DirectAdmin 8.7: IMAP ali POP3: kakšna je razlika?
• IMAP ali POP3: kakšna je razlika in katerega izbrati?
• Priročnik DirectAdmin 18.11: E-poštno sporočilo je bilo pomotoma izbrisano
• Obnovitev poštnega predala ali izbrisanih e-poštnih sporočil iz varnostne kopije
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)