Računi in knjigovodstvo

Modul 5: Obveznosti in pogoji · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali razložiti, kdaj mora spletna trgovina izdati račun, kaj mora biti na njem v posamezni državi, kako vračila uredite v knjigovodstvu in kako dolgo vse hranite, ter izbrati, kako boste račune pridobivali iz WooCommerce.

Ključni pojmi: račun, blagajniški račun, zahteve za račun, zaporedna številka računa, poenostavljen račun, dobropis, OSS in računi, dobava znotraj Skupnosti, e-račun (B2B), Peppol, obveznost hrambe, povezava z računovodskim programom

Ta lekcija pojasnjuje pravila, kot veljajo 9. novembra 2026. To ni pravni ali davčni nasvet. Če ste glede svojega položaja v dvomih, se obrnite na pravnika, svojo panožno organizacijo ali svojega računovodjo.

Ali mora trgovina sploh izdajati račune?

To je odvisno od tega, kdo kupuje in kje.

• Podjetjem (B2B) morate v EU izdati račun. Brez računa Vaša poslovna stranka ne more odbiti DDV.
• Potrošnikom (B2C) v Vaši državi račun za namen DDV običajno ni obvezen; pogosto zadošča potrditev naročila ali blagajniški račun. Mnogi kupci ga kljub temu pričakujejo, za Vaše lastno knjigovodstvo pa je zaporedno oštevilčen dokument priročen.
• Prodaja na daljavo potrošnikom v drugih državah EU (lekcija 4.2): če na Nizozemskem sodelujete v ureditvi Unije (OSS), veljajo nizozemska pravila za račune in za namen DDV Vam računa ni treba izdati, pravi nizozemska davčna uprava (Belastingdienst). Če obračun v drugi državi oddajate sami, veljajo pravila za račune te države. V Sloveniji se v posebno ureditev VEM (OSS) prijavite pri Finančni upravi RS (FURS, eDavki), kjer preverite tudi, katera pravila za račune veljajo za Vas.

Poenostavljen račun (z manj podatki) je na Nizozemskem dovoljen do € 100 z DDV, ne pa pri dobavah znotraj Skupnosti, prodaji na daljavo in nekaterih drugih čezmejnih primerih.

Kaj mora biti na računu

Zahteve izhajajo iz evropske direktive o DDV in so v posameznih državah skoraj enake. Pregled:

Za Belgijo veljajo enaka evropska izhodišča; naj Vam računovodja potrdi, kaj mora biti na računu v Vašem primeru, predvsem glede številke podjetja in obrnjene davčne obveznosti. V Sloveniji ima identifikacijska številka za DDV obliko SI + 8 številk, matična številka pa je vpisana v Poslovni register Slovenije (AJPES); kaj natančno mora biti na Vašem računu, preverite pri FURS ali svojem računovodji.

Pri dobavi znotraj Skupnosti podjetju (lekcija 4.1) sta na računu tudi identifikacijska številka za DDV kupca in navedba, da gre za obrnjeno davčno obveznost.

Vračila in dobropisi

Če ste račun že izdali in kupec odstopi od pogodbe (lekcija 5.2) ali mu vrnete del zneska, starega računa ne spreminjate. Izdate dobropis: nov dokument z lastno številko, sklicem na prvotni račun in negativnimi zneski. Tako v številčenju ne nastanejo vrzeli, Vaš obračun DDV pa je pravilen: DDV z dobropisa se odšteje v obdobju, v katerem ste znesek vrnili.

Pasti:

• Račun izbrišete ali ga ponovno oštevilčite. Tako v seriji nastane vrzel, ki pri pregledu izstopa.
• Vračilo opravite v WooCommerce, ne da bi izdali dobropis. WooCommerce vračilo zabeleži pri naročilu, Vaše knjigovodstvo pa o tem ne ve ničesar, če povezave ni.
• Testno naročilo s pravo številko računa pustite v sistemu. V testni trgovini uporabljajte drugo serijo številk ali tam izdajanje računov izklopite.

Kako dobite račune iz WooCommerce

WooCommerce privzeto ne ustvarja računov v PDF in ne zaporednih številk računov: številka naročila je interna številka, ki ni vedno zaporedna (številko dobijo tudi preklicana in neuspešna naročila). Na voljo imate tri poti:

1. Vtičnik za račune, ki pri določenem statusu (običajno "V teku" ali "Zaključeno") ustvari PDF z lastno zaporedno številko in ga priloži e-sporočilu. Izberite takega, ki zna ustvariti dobropise in Vam pusti, da številčenje določite sami.
2. Povezava z Vašim računovodskim programom: naročilo se prenese v računovodski program, ki račun ustvari in pošlje. Tako je vse na enem mestu, vključno s pregledi za OSS po državah in stopnjah DDV. Številni računovodski programi imajo povezavo z WooCommerce.
3. Ponudnik plačil ali zunanja storitev, ki ustvarja račune. Preverite, ali številčenje in podatki ustrezajo zahtevam.

Vsak vtičnik ali povezavo ocenite tako kot v tečaju WordPress, lekcija 5.3, in vprašajte svojega računovodjo, katera pot ustreza Vašemu knjigovodstvu. Pri Theehuis Example račune ustvarja računovodski program; trgovina posreduje le podatke o naročilu. Tako ima Theehuis eno serijo številk in pregled prodaje po državah EU za obračun OSS.

E-računi med podjetji

Če prodajate tudi podjetjem, bodite pozorni na e-račune: račun v strukturirani obliki, ki jo lahko prebere računalnik (ne PDF).

• Belgija: od 1. januarja 2026 so e-računi med belgijskimi podjetji, zavezanimi za DDV, obvezni, v praksi prek omrežja Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Nemčija: med podjetji s sedežem v Nemčiji je e-račun pravilo (§ 14 UStG); podjetja jih morajo znati prejemati, pošiljanje pa postaja obvezno postopoma.
• Nizozemska: (stanje november 2026) med podjetji še ni splošne obveznosti. Za stanje v Sloveniji preverite pri Finančni upravi RS (FURS).

Za potrošnike se nič ne spremeni: še naprej prejmejo PDF ali potrditev. Če prodajate belgijskim ali nemškim podjetjem, preverite pri ponudniku svojega računovodskega programa, ali zna pošiljati e-račune.

Kako dolgo hranite

Hramba pomeni tudi, da ostanejo dokumenti berljivi in najdljivi, tudi če zamenjate programsko opremo trgovine ali odstranite vtičnik. Račune redno izvažajte v svoje knjigovodstvo ali arhiv. Uskladite to tudi z roki hrambe v WooCommerce (lekcija 2.3 in 5.5): če zaključena naročila po nekaj letih anonimizirate, poskrbite, da podatki o računih ostanejo shranjeni drugje. Rok hrambe za slovensko trgovino preverite pri Finančni upravi RS (FURS) ali svojem računovodji.

Povzetek

• Podjetjem vedno račun; potrošnikom v Vaši državi običajno ni obvezen; v okviru OSS na Nizozemskem veljajo nizozemska pravila in za namen DDV račun ni potreben. V Sloveniji OSS (posebna ureditev VEM) urejate pri FURS (eDavki).
• Na računu: datum, zaporedna številka, podatki obeh strank, identifikacijska številka za DDV, kaj in kdaj je bilo dobavljeno, zneski po stopnjah in DDV; v Nemčiji po § 14 Abs. 4 UStG.
• Vračilo pomeni dobropis s sklicem, nikoli brisanja računa.
• WooCommerce sam ne ustvarja računov: izberite vtičnik, povezavo z računovodskim programom ali storitev.
• Hramba: Nizozemska 7 let, Belgija 10 let za DDV, Nemčija 8 let za račune. Za Slovenijo rok preverite pri FURS.

Kviz

Naloga

Naloga D5.6: Pregled Vašega računa. V svoji testni trgovini ustvarite testno naročilo in račun (ali, če potrošnikom računov ne izdajate, potrditev, ki jo kupec prejme). Primerjajte ga z zahtevami za račune Vaše države iz te lekcije. Odkljukajte: vsi obvezni podatki preverjeni; zaporedno številčenje preverjeno (tudi po preklicanem naročilu); dobropis pri vračilu urejen; rok in mesto hrambe določena; Vaš položaj glede OSS upoštevan.

Odgovorite: kateri podatki so manjkali in kako to rešite? Kako ustvarjate račune: z vtičnikom, računovodskim programom ali ponudnikom plačil, in zakaj? Kaj se zgodi pri vračilu, od WooCommerce do Vašega knjigovodstva? Kako dolgo in kje hranite račune, tudi če nekoč zamenjate programsko opremo trgovine?

Za nadaljnje branje

• Katerim zahtevam morajo ustrezati računi? (Belastingdienst, nizozemsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Poenostavljen račun (Belastingdienst, nizozemsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Hramba računov (Belastingdienst, nizozemsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Prodaja na daljavo znotraj EU in ureditev Unije (Belastingdienst, nizozemsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-računi v Belgiji (FOD Financiën, nizozemsko): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (nemško): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (nemško): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Brezplačni tečaj WordPress 5.3: Izbira in ocenjevanje vtičnikov