Splošne nastavitve, računi in zasebnost

Modul 2: Namestitev in nastavitev · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali premišljeno nastaviti naslov trgovine, države, valuto, račune strank in roke hrambe osebnih podatkov ter boste vedeli, kakšne posledice ima posamezna izbira.

Ključni pojmi: naslov trgovine, prodaja v države, pošiljanje v države, privzeta lokacija stranke, geolociranje, valuta in zapis, naročilo kot gost, ustvarjanje računa ob zaključku nakupa, povezava za nastavitev gesla, zahteva za izbris podatkov, roki hrambe, besedilo o zasebnosti ob registraciji in zaključku nakupa

Splošne nastavitve: osnova za vse

V razdelku WooCommerce > Nastavitve > Splošno (General) so nastavitve, ki jih enkrat pravilno nastavite in se jih nato redko dotaknete. Prav zato gre tu pogosto kaj narobe: napačno izbiro iz prvega tedna opazite šele mesece pozneje, na primer ko DDV na računih ni pravilen.

Naslov trgovine. To je naslov, na katerem ima Vaše podjetje sedež. WooCommerce ga uporablja kot osnovo za izračun DDV (lekcija 4.1) in za nekatere povezave s službami za dostavo. Državo ste izbrali že v čarovniku (lekcija 2.1); tukaj vpišete celoten naslov. Ta naslov se na Vašem spletnem mestu ne prikaže samodejno: podatke, ki jih mora obiskovalec najti, uredite posebej (lekcija 5.1).

Prodaja v države in pošiljanje v države. Nastavite, v katere države prodajate (vse države, vse države razen nekaterih ali seznam držav), in poleg tega, v katere države pošiljate. To sta dve različni vprašanji. Theehuis Example prodaja digitalno knjigo receptov vsem v EU, čajnike pa pošilja samo na Nizozemsko, v Belgijo in Nemčijo. Pri prodaji zato izbere »določene države: vse države EU«, pri pošiljanju pa »Nizozemska, Belgija, Nemčija«. Stranka iz Avstrije lahko tako kupi knjigo receptov, pri čajniku pa ne vidi možnosti dostave.

Zakaj ne preprosto »vse države«? Ker ima vsaka država, v katero prodajate, posledice: DDV (lekcija 4.2), stroški pošiljanja (lekcija 4.3), jezik Vaših pogojev in pravila te države (modul 5). Prodajajte samo tja, kamor je Vaš načrt (lekcija 1.3) pripravljen. Poleg tega morate na začetku postopka naročanja jasno navesti, ali obstajajo omejitve dostave (lekcija 5.1).

Privzeta lokacija stranke. Preden obiskovalec vpiše svoj naslov, WooCommerce ne ve, kje živi. Izberete, kaj naj trgovina v tem primeru predpostavi:

• Brez lokacije: cene in pošiljanje se izračunajo šele, ko stranka vpiše naslov.
• Država trgovine: WooCommerce predpostavi, da obiskovalec živi v Vaši državi.
• Geolociranje: WooCommerce ugiba državo na podlagi naslova IP. Za to uporablja podatkovno zbirko zunanje storitve, za katero morate zaprositi za (brezplačen) ključ in ga vpisati.
• Geolociranje s podporo za predpomnilnik strani: enako ugibanje, vendar z dodatno zahtevo iz brskalnika, tako da predpomnilnik strani ne prikaže vsem iste države.

Običajno geolociranje in predpomnilnik strani se slabo ujemata. Predpomnilnik shrani stran tako, kot jo je videl prvi obiskovalec, s cenami in obvestili za njegovo državo, in jo prikaže vsem. Če uporabljate predpomnilnik strani (lekcija 6.4) in želite geolociranje, izberite različico s podporo za predpomnilnik. Za večino nizozemskih, belgijskih in nemških trgovin je »država trgovine« preprosta in dovolj dobra izbira.

Valuta in zapis. Valuta, položaj znaka za valuto, ločilo za tisočice in decimalke ter število decimalnih mest. Za Nizozemsko in Nemčijo je običajno: evro, znak levo (Nizozemska) ali desno (Nemčija), pika za tisočice, vejica za decimalke, dve decimalni mesti. Števila decimalnih mest nikoli ne nastavite na 0, »ker zaračunavate samo cele evre«: izračun DDV potrebuje cente.

Računi strank: gost ali račun?

V razdelku WooCommerce > Nastavitve > Računi in zasebnost (Accounts & Privacy) izberete, kako stranke naročajo.

Naročilo kot gost. Stranka vpiše svoje podatke in naroči brez računa. To je za stranko najhitreje in prinese najmanj osebnih podatkov, ki jih morate varovati. Obvezen račun je eden najbolj znanih razlogov, zakaj ljudje prekinejo naročilo.

Ustvarjanje računa ob zaključku nakupa ali na strani Moj račun. Priročno za stalne stranke: pregled naročil, shranjeni naslovi, ponoven prenos datotek (lekcija 3.3). Vendar je vsak račun prijava, ki jo je mogoče zlorabiti, in zbirka osebnih podatkov, ki jo hranite, dokler račun obstaja.

Za Theehuis Example je izbira takšna: naročilo kot gost je dovoljeno, ustvarjanje računa ob zaključku nakupa pa je prostovoljna izbira stranke. Za trgovino z naročninami ali prenosi, ki jih želi stranka pozneje znova prenesti, je račun bolj smiseln.

Gesla. Naj WooCommerce ob novem računu pošlje povezavo, s katero si stranka sama izbere geslo, namesto ustvarjenega gesla v e-sporočilu. Geslo v e-sporočilu ostane v poštnem predalu leta.

Bodite pozorni na povezavo z gumbom za odstop iz lekcije 5.3: od stranke se ne sme zahtevati, da ima račun, da bi lahko odstopila od pogodbe. Če lahko gostje naročajo, morajo gostje tudi odstopiti od pogodbe.

Zasebnost: kaj lahko WooCommerce naredi za Vas

WooCommerce obdeluje osebne podatke: imena, naslove, telefonske številke, naročila. Splošna pravila GDPR, kot sta politika zasebnosti in evidenca dejavnosti obdelave, so opisana v tečaju WordPress, lekcija 9.3. Tukaj gre za nastavitve, ki jih ponuja WooCommerce sam.

Zahteve za izbris podatkov. WordPress ima orodje za izbris osebnih podatkov posameznika (Orodja > Izbriši osebne podatke). V razdelku Računi in zasebnost izberete, ali se pri tem odstranijo tudi podatki iz naročil in ali preneha dostop do prenosov. Premislite, preden to vklopite: podatkov, ki jih morate hraniti za davčni organ (v Sloveniji Finančna uprava RS, FURS) (računi, lekcija 5.6), ne smete kar izbrisati, niti na zahtevo. Izbris v WooCommerce naročilo anonimizira; poskrbite, da so podatki, ki jih morate hraniti, takrat v Vašem knjigovodstvu.

Besedila o zasebnosti. Nastavite lahko kratko besedilo, ki se prikaže ob registraciji in ob zaključku nakupa, s povezavo do Vaše politike zasebnosti (lekcija 5.5). Tja zapišite en ali dva stavka, ne celotne politike.

Roki hrambe. To je del, ki se najpogosteje preskoči. WooCommerce lahko osebne podatke samodejno počisti po roku, ki ga izberete sami, za vsako vrsto posebej:

GDPR določa, da podatkov ne hranite dlje, kot je potrebno. Davčna pravila določajo, da morate svojo dokumentacijo hraniti določeno število let: na Nizozemskem 7 let, v Belgiji 10 let za DDV, v Nemčiji 8 let za račune (lekcija 5.6). V Sloveniji rok hrambe preverite pri Finančni upravi RS (FURS). Ti dve pravili si ne nasprotujeta, dokler veste, kje kaj hranite. Theehuis Example pusti, da se zaključena naročila v WooCommerce po nekaj letih anonimizirajo, ker so računi v knjigovodskem programu in tam ostanejo 7 let. Če dokumentacijo hranite samo v WooCommerce, ne izberite krajšega roka od Vaše obveznosti hrambe.

Privzeto so vsi roki prazni: takrat WooCommerce hrani vse za vedno. To je najlažja in najslabša izbira.

V praksi: tako je videti v WooCommerce

Pri drugih temah in ponudnikih gostovanja deluje enako; to so nastavitve samega WooCommerce.

1. WooCommerce > Nastavitve > Splošno: vpišite naslov trgovine. Pri prodaji in pošiljanju izberite samo države iz svojega načrta. Izberite privzeto lokacijo; če uporabljate predpomnilnik strani, ne izberite običajnega geolociranja.
2. Spodaj preverite valuto in zapis.
3. Računi in zasebnost: vklopite ali izklopite naročilo kot gost; ustvarjanje računa ob zaključku nakupa; izberite povezavo za nastavitev gesla.
4. Pri izbrisu podatkov izberite, ali se izbrišejo tudi naročila in prenosi, in zapišite, kje hranite podatke, ki jih morate hraniti zaradi davčnih predpisov.
5. Izpolnite besedila o zasebnosti s povezavo do svoje politike zasebnosti.
6. Vpišite roke hrambe, z razlogom za vsak rok.

Povzetek

• Naslov trgovine je osnova za DDV; prodaja v države in pošiljanje v države sta dve ločeni izbiri. Izberite samo države, na katere ste pripravljeni.
• Običajno geolociranje in predpomnilnik strani si nasprotujeta; v tem primeru izberite različico s podporo za predpomnilnik ali državo trgovine.
• Naročilo kot gost je hitro in prinese manj podatkov; račun je priročen za stalne stranke. Naj si stranke same izberejo geslo prek povezave.
• Vpišite roke hrambe: privzeto WooCommerce hrani vse za vedno.
• Izbris na zahtevo in anonimizacija ne smeta kršiti Vaše davčne obveznosti hrambe: vedite, kje kaj hranite. V Sloveniji je pristojni davčni organ Finančna uprava RS (FURS).

Kviz

Naloga

Naloga D2.3: Računi in roki hrambe. Nastavitve iz te lekcije uredite v svoji (testni) trgovini. To je naloga za samostojno delo: sami odkljukate točke in odgovorite na vprašanje.

Odkljukajte:

• naslov trgovine in države (prodaja in pošiljanje) nastavljeni;
• valuta in zapis preverjena;
• naročilo kot gost premišljeno vklopljeno ali izklopljeno;
• ustvarjanje računa ob zaključku nakupa premišljeno izbrano;
• geslo prek povezave nastavljeno;
• roki hrambe vpisani v razdelku Računi in zasebnost.

Odgovorite: katere roke hrambe ste izbrali za neaktivne račune ter neuspela, preklicana in zaključena naročila, in zakaj? Upoštevajte obveznost hrambe iz lekcije 5.6.

Ko kliknete »opravljeno«, se prikaže vzorčni odgovor: zaključenih naročil ne hranite krajši čas, kot to zahteva davčna obveznost hrambe, razen če so ti podatki shranjeni drugje (na primer v Vašem knjigovodstvu); neaktivne račune pa počistite; za vsako izbiro navedite razlog.

Za nadaljnje branje

• Brezplačni tečaj WordPress 9.3: GDPR: piškotki, obrazci in pravilnik o zasebnosti
• Ali gre za uhajanje podatkov in ali ga moram prijaviti?
• Brezplačni tečaj WordPress 6.2: Predpomnjenje (caching)
• Nastavitve WooCommerce (woocommerce.com, angleško): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Hramba računov (Belastingdienst, nizozemska davčna uprava, nizozemsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren