Pisarniški formati: OOXML, ODF in pdf

Modul 6: Datoteke in dokumenti · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali razložiti, kaj so docx, odt in pdf, zakaj je lahko dokument po prehodu videti drugače, in izbrati pravi format za sodelovanje, izmenjavo in arhiviranje.

Ključni pojmi: format datoteke, odprti standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), stari binarni formati (doc, xls, ppt), pdf in PDF/A (ISO 19005), csv, pisava, metrično enakovredna pisava, pretvorba

Dokument je dogovor

Datoteka je zaporedje bajtov. Šele format datoteke programu pove, kaj ti bajti pomenijo: to je naslov, to je krepko, to je tabela s tremi stolpci. Če je format javno opisan in ga sme uporabljati kdorkoli brez dovoljenja ali licence, govorimo o odprtem standardu (lekcija 2.2). Tedaj lahko različni programi berejo in pišejo isto datoteko, Vi pa niste odvisni od enega samega ponudnika.

Za pisarniške dokumente obstajata dva velika odprta standarda in en format za trajno shranjevanje.

OOXML: docx, xlsx in pptx

Od Office 2007 naprej Microsoft Office dokumente privzeto shranjuje kot Office Open XML, na kratko OOXML. Poznate pripone: docx, xlsx in pptx. Standard je zapisan kot ECMA-376 in kot mednarodni standard ISO/IEC 29500.

Datoteka docx je pravzaprav zip datoteka z ustaljeno zgradbo. Preimenujte kopijo datoteke offerte.docx v offerte.zip in jo razpakirajte. Med drugim boste videli:

[Content_Types].xml        kateri deli so vsebovani
word/document.xml          besedilo in oblikovanje
word/styles.xml            slogi
word/fontTable.xml         pisave, ki jih dokument uporablja
word/media/                slike
docProps/core.xml          naslov, avtor, datum

Dve stvari je dobro vedeti. Prvič, ISO/IEC 29500 pozna strogo različico (Strict) in širšo (Transitional), v katero sodijo tudi stare posebnosti Worda; Office privzeto zapisuje različico Transitional. Drugič, docx lahko vsebuje dele, ki jih razume le Microsoft Office, na primer makre v VBA (pri docm in xlsm), gumbe ActiveX ali dodatke. Format je odprt, vendar ne deluje vse, kar je lahko v njem, povsod. O tem govori lekcija 6.5.

ODF: odt, ods in odp

OpenDocument Format (ODF) je razvila standardizacijska organizacija OASIS, zapisan pa je kot ISO/IEC 26300. Pripone so odt (besedilo), ods (preglednica) in odp (predstavitev). Tudi odt je zip datoteka. Prvi del se imenuje mimetype in dobesedno vsebuje vrsto dokumenta, na primer application/vnd.oasis.opendocument.text. Vsebina je v content.xml, slogi pa v styles.xml.

ODF je lastni format za LibreOffice in pakete, zgrajene na njem, kot je Collabora Online. Mnoge evropske oblasti navajajo ODF kot prednostni format za izmenjavo in arhiviranje. Na Nizozemskem je ODF na seznamu "uporabi ali pojasni" nizozemskega Foruma za standardizacijo (Forum Standaardisatie), enako kot pdf in PDF/A.

Kateri format izbrati?

Oba sta odprta standarda. Praktična razlika je v tem, kdo so Vaši sodelavci in kateri program uporabljate.

Najpomembnejše pravilo: izberite en glavni format za posamezno vrsto dokumenta in ga dosledno uporabljajte. Vsakič, ko se datoteka pretvarja sem in tja (docx v odt v docx), se lahko nekaj premakne.

Stari formati: doc, xls in ppt

Datoteke izpred leta 2007 (doc, xls, ppt) so binarni formati: ne zip z XML, temveč lastna zgradba datoteke podjetja Microsoft. Sodobni pisarniški paketi jih še vedno odprejo, vendar ne vedno brezhibno, poleg tega lahko vsebujejo makre, ne da bi to izdala pripona. Priporočilo ob prehodu: stare datoteke, ki jih še uporabljate, pretvorite v docx, xlsx ali pptx (ali ODF), izvirnik pa shranite kot arhiv.

Pdf in PDF/A

Pdf je namenjen temu, da fiksira izgled dokumenta, enako na vsaki napravi. Urejanje je mogoče, vendar ni namen. PDF/A (ISO 19005) je strožja različica za arhiviranje: vse pisave so vključene v datoteki, vanjo ni dovoljeno vstavljati zunanjih povezav ali skriptov, tako da je datoteka samostojno berljiva še vrsto let. Izberite PDF/A za vse, kar morate dolgo hraniti, na primer letna poročila.

Zakaj je dokument lahko videti drugače

Po prehodu sodelavci hitro rečejo: "videti je drugače". Vzrok je skoraj vedno pisava. Dokument navede svojo pisavo (na primer Calibri), same pisave pa običajno ne vsebuje. Program, ki dokument prikazuje, mora imeti to pisavo nameščeno sam. Če je nima, uporabi nadomestno, ta pa ima drugačne širine črk. Vrstica teče drugače, tabela postane širša, stran se premakne.

Za najbolj znane pisave Microsofta obstajajo odprtokodne metrično enakovredne nadomestne pisave: vsaka črka je natančno enako široka, razlikuje se le malce oblika. Tako besedilo teče enako.

Pisave, kot so Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic ali lastna pisava korporativne podobe, take nadomestne pisave nimajo. Spletna pisarna jih mora tedaj zamenjati z nečim podobnim, zato se lahko besedilo postavi drugače. Pri Bakkerij De Korrel je šlo za pisavo korporativne podobe na pisemskem papirju. Rešitev: pisavo (če to dovoljuje licenca) namestiti pri ponudniku ali v predlogi izbrati prosto dostopno pisavo.

Druge stvari, ki se lahko ob menjavi formata premaknejo: glave in noge s polji, kazala vsebine (treba jih je znova posodobiti), pripombe in sledene spremembe, vdelani predmeti, pri preglednicah pa pogojno oblikovanje in grafikoni.

V praksi: tako je videti pri ponudniku

V Euro-Office v Nextcloudu WebOké odprete docx, xlsx in pptx brez pretvorbe, prav tako odt, ods, odp, rtf, txt, csv ter stare formate doc, xls in ppt. Z ukazom Datoteka, Prenesi kot izberete med drugim DOCX, ODT, PDF ali PDF/A; z ukazom Shrani kot kopija pristane v Vašem Nextcloudu. Za pet pisav iz tabele so metrično enakovredne nadomestne pisave nameščene na strežniku. Drugi ponudniki spletnih pisarn imajo podobne menije; katere pisave poznajo, je odvisno od ponudnika. Če uporabljate lastno pisavo korporativne podobe, to vnaprej preverite.

Povzetek

• docx, xlsx in pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) ter odt, ods in odp (ODF, ISO/IEC 26300) so vsi odprti standardi in vsi zip datoteke z XML.
• Izberite format, ki ga Vaša pisarna interno uporablja in ki ga poznajo Vaši sodelavci, in ga dosledno uporabljajte.
• Stare binarne datoteke (doc, xls, ppt) pretvorite; izvirnik ohranite.
• Pdf za fiksiranje, PDF/A za dolgoročno hrambo.
• Premiki besedila običajno izhajajo iz pisav; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman in Courier New imajo metrično enakovredne nadomestne pisave.

Kviz

Naloga

Naloga A6.3: Format in pisave Vašega lastnega dokumenta. Naložite dokument, ki ga pogosto uporabljate (na primer predlogo za dopise). Program Vam pove, kateri format je dejansko uporabljen, katere pisave vsebuje in ali za vsako pisavo obstaja metrično enakovredna nadomestna pisava.

Za nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik za Euro-Office 1.4: Kateri brskalniki in formati datotek delujejo z Euro-Office?
• Priročnik za Euro-Office 2.5: Prenesite kot docx, xlsx, pptx, odt ali pdf
• Priročnik za Euro-Office 12.3: Pisave so videti drugačne
• ISO/IEC 29500 in ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 in OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Nizozemski Forum za standardizacijo (Forum Standaardisatie), seznam odprtih standardov (ODF, PDF/A)