Pravice in souporabo postavite na novo

Modul 6: Datoteke in dokumenti · Čas branja: 10 minut

Cilj lekcije: Po tej lekciji boste znali zasnovati novo strukturo souporabe z matriko pravic, ekipnimi mapami in varnimi javnimi povezavami, namesto da bi stare souporabe zgolj kopirali eno na ena.

Ključni pojmi: lastnik, mapa v souporabi, ekipna mapa (skupinska mapa), souporaba z uporabnikom, skupino ali ekipo, pravica branja, pravica urejanja, javna povezava, geslo, datum poteka, omejitev prenosov, souporaba prek e-pošte, federativna souporaba, zahteva za datoteke, matrika pravic, prenos lastništva

Souporabe se ne prenesejo

Pri skoraj vsaki selitvi je to največje presenečenje: datoteke se prenesejo, souporabe pa ne. Kdor je pri Google ali Microsoft delil mapo s sodelavcem, poslal javno povezavo stranki ali dovolil dobavitelju vpogled, mora to v novem oblaku narediti znova. Orodje za migracijo ne pozna ljudi v Vašem novem oblaku, javna povezava pri Google pa ima Google-naslov, ki po odpovedi ne deluje več.

To se zdi kot dodatno delo, a je hkrati priložnost. Po letih deljenja je stara situacija pogosto zmešnjava: mape v souporabi z nekdanjimi zaposlenimi, povezave brez gesla, ki so odprte že tri leta, in nihče več ne ve, kdo kaj sme. Pri Bakkerij De Korrel se je izkazalo, da je mapa »Kadrovska«, s pogodbami in plačilnimi listami, še vedno v souporabi s pripravnikom izpred dveh let. Selitev je priložnost, da to uredite.

Čigava je mapa?

V vsakem oblaku je datoteka ali mapa last nekoga: lastnika. Souporaba pomeni, da lastnik drugim omogoči dostop. To ima dve posledici:

1. Če lastnik odide, je mapa ogrožena. Če se njegov račun izbriše, izginejo tudi njegove datoteke, čeprav je z njimi delalo sto sodelavcev. Zato je treba lastništvo najprej prenesti.
2. Prostor se šteje lastniku. Kar sodelavci dodajo v Vašo mapo v souporabi, se odšteje od Vašega prostora za shranjevanje.

Za vse, kar pripada organizaciji in ne eni osebi, zato uporabite ekipno mapo (pri drugih storitvah imenovano tudi skupinska mapa, deljeni pogon ali projektni prostor). Ta pripada ekipi. Ljudje prihajajo in odhajajo, mapa ostane.

Najprej zasnujte: matrika pravic

Ne kopirajte slepo tistega, kar je bilo prej. Najprej izdelajte matriko pravic: tabelo z mapami organizacije v vrsticah, skupinami v stolpcih, in v vsakem polju tem, kar ta skupina sme. Delajte s skupinami ali ekipami, ne s posameznimi imeni. Tako boste ob novem sodelavcu morali prilagoditi le skupino.

Matrika Bakkerij De Korrel:

Tri pravila:

• Čim manj pravic. Branje je privzeto; urejanje le za tiste, ki ga resnično potrebujejo. To omeji tudi škodo, če je račun prevzet ali če nekdo po pomoti izprazni mapo.
• Občutljive mape posebej. Kadrovski dosjeji, zdravstveni podatki in administracija sodijo v lastne mape z majhno skupino.
• En lastnik na mapo. Dogovorite se, kdo upravlja mapo in kdo odloča, kdo sme vanjo, tudi pri ekipni mapi.

Souporaba znotraj in zunaj organizacije

Znotraj novega oblaka delite z uporabnikom, skupino ali ekipo. Izberete pravico branja ali urejanja, pogosto pa tudi podrobnosti, kot je možnost brisanja ali ponovne souporabe.

Za ljudi zunaj organizacije obstaja več možnosti:

• Javna povezava. Dostop ima vsak, ki ima povezavo, tudi če je posredovana naprej. Pri vsem, kar ni resnično javno, nastavite geslo in ga pošljite po drugem kanalu (povezava po e-pošti, geslo po SMS-u ali telefonu). Nastavite datum poteka in, če je mogoče, omejitev prenosov.
• Souporaba prek e-pošte. Prejemnik dobi osebno povezavo po e-pošti, brez računa. Primerno za računovodjo ali stranko.
• Zahteva za datoteke (imenovana tudi oddaja datotek ali povezava za nalaganje). Druga stran lahko le odloži datoteke, ne vidi pa, kaj je že v mapi. Idealno, da stranka pošlje gradivo.
• Federativna souporaba. Pri Nextcloud in drugih storitvah, ki sledijo odprtemu standardu Open Cloud Mesh, delite neposredno z nekom na drugem strežniku, brez javne povezave. Druga stran vidi mapo v svojem lastnem oblaku.

Povezava s »skritim prenosom« se zdi varna, a dejansko ne prepreči ničesar: ogled je mogoč, prav tako posnetek zaslona. Na to se ne zanašajte pri zaupnih gradivih.

Obveščanje zunanjih strani o spremembi

Ne pozabite na ljudi zunaj organizacije. Pri Bakkerij De Korrel je šlo za računovodjo (mapa z računi), tiskarja (mapa z oblikami) in dve stalni stranki s seznamom naročil. Njihove stare Google-povezave po odpovedi ne delujejo več.

1. V stari storitvi poiščite vse javne povezave in zunanje souporabe. Google Drive in OneDrive imata za to pregled (pri organizaciji tudi v skrbniškem delu).
2. Za vsako povezavo presodite, ali je še potrebna. Pogosto je odgovor ne.
3. Potrebne povezave znova ustvarite v novem oblaku, tokrat z geslom in datumom poteka.
4. Zunanji strani pošljite novo povezavo, s kratko razlago in datumom, ko stara preneha delovati.

Odhod in prenos

Pravice ostanejo urejene le, če jih redno vzdržujete. V svojem postopku ob odhodu zaposlenega (lekcija 7.3) zapišite:

• Osebne mape, ki so še potrebne: prenesite lastništvo na naslednika, preden se račun onemogoči.
• Račun najprej onemogočite, šele po preverjanju izbrišite. Izbrisan račun izgine skupaj z vsemi datotekami.
• Odhajajočo osebo odstranite iz vseh skupin in ekip ter prekličite njene javne povezave.

Vsakega pol leta naredite kratek pregled: ali matrika še drži in katere javne povezave so še odprte?

V praksi: tako izgleda pri ponudniku

V WebOké Nextcloud souporabo omogočite prek zavihka Souporaba v podrobnostih datoteke ali mape. Tam poiščete uporabnika, skupino ali ekipo, ali pa ustvarite javno povezavo s plusom pri Ustvari javno povezavo. Pri Prilagodi povezavo in Napredne nastavitve nastavite geslo, datum poteka in omejitev prenosov. Ekipne mape se nahajajo v Datotekah na levi strani menija; ekipno mapo zahtevate pri WebOké prek podpore, nato jo povežete z ekipo iz aplikacije Skupine. Prenos lastništva opravi lastnik sam v razdelku Nastavitve, Souporaba.

Pri drugih ponudnikih Nextcloud lahko skrbnik pogosto sam ustvarja skupinske mape. Drugi evropski oblaki to poimenujejo drugače (deljeni prostor, projektna mapa), vendar so izbire enake: čigava je mapa, kdo kaj sme in kako varna je povezava.

Povzetek

• Souporabe in javne povezave se pri selitvi ne prenesejo. Zavestno jih zgradite znova.
• Najprej izdelajte matriko pravic s skupinami in čim manj pravicami.
• Vse, kar pripada organizaciji, sodi v ekipno mapo, ne v osebno mapo enega zaposlenega.
• Javne povezave: geslo po drugem kanalu, datum poteka in, če je mogoče, omejitev prenosov.
• Zunanje strani obvestite, da se njihova povezava spreminja, in pravice vzdržujte z ustaljenim postopkom ob odhodu zaposlenih.

Kviz

Naloga

Naloga A6.2: Preverjanje varne povezave za deljenje. V svojem novem oblaku ustvarite javno testno povezavo do neškodljive testne datoteke, z geslom in datumom poteka. Prilepite povezavo (ne gesla). Program bo preveril, ali povezava deluje prek https in ali datoteke brez gesla ni mogoče videti ali prenesti.

Naloga E6.2: Vaša matrika pravic. Izdelajte matriko pravic za svojo organizacijo (mape, skupine, pravice), za vsako mapo določite lastnika in sestavite seznam zunanjih strani, ki morajo prejeti novo povezavo.

Za dodatno branje

Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik za Nextcloud 5.1: Souporaba z uporabnikom iz Vašega lastnega Nextclouda
• Priročnik za Nextcloud 5.2: Ustvarjanje javne povezave: branje, urejanje, geslo, datum preteka in omejitev prejemov
• Priročnik za Nextcloud 5.3: Datoteke naj Vam pošljejo drugi: zahteva za datoteko in poteg datotek v mapo
• Priročnik za Nextcloud 5.5: Ustvarjanje skupin in souporaba mape s celotno skupino
• Priročnik za Nextcloud 5.6: Ekipne mape: skupna mapa, ki pripada ekipi
• Priročnik za Nextcloud 5.7: Souporaba z nekom na drugem Nextcloudu (federativna souporaba)
• Priročnik za Nextcloud 5.10: Prenos lastništva, ko sodelavec odide
• Priročnik za Nextcloud 16.7: Znanec odhaja: varen prevzem datotek, koledarja in map v souporabi