Kako poteka Vaša e-pošta: MX, IMAP in SMTP

Modul 4: Selitev e-pošte · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali razložiti pot elektronskega sporočila, poimenovati sestavne dele, ki se pri selitvi pošte spremenijo, in opredeliti, kaj morate poleg samih sporočil še prenesti.

Ključni pojmi: zapis MX, poštni strežnik, poštni nabiralnik, IMAP, POP3, SMTP, submission (vrata 587 in 465), spletna pošta, poštni program, vzdevek, skupni poštni nabiralnik, pravila

Zakaj morate najprej razumeti pot

E-pošta se zdi kot ena sama stvar: natipkate sporočilo, kliknete Pošlji in nekdo drug ga prebere. V resnici pri tem sodeluje vsaj štiri sestavne dele. Pri selitvi nekatere od njih spremenite, in kdor ne ve, katere, pritisne napačen gumb. Posledica je pošta, ki še en dan prihaja na stari strežnik, ali telefoni, ki še naprej v tišini pošiljajo prek starega strežnika.

Pekarna De Korrel ima domeno example.com. Vseh dvanajst zaposlenih zdaj uporablja pošto prek Microsoft 365. Pekarna želi preiti na evropskega ponudnika pošte. Preden kar koli preselijo, najprej narišejo potek poti.

Potovanje sporočila na info@example.com

Stranka pošlje naročilo na info@example.com. Zgodi se naslednje:

1. Poštni program stranke sporočilo preda svojemu odhodnemu strežniku. To poteka prek protokola SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), prek vrat za oddajo pošte: submission, vrata 587 s STARTTLS ali vrata 465 s TLS.
2. Ta strežnik želi sporočilo dostaviti na example.com. V DNS povpraša: "kateri so zapisi MX za example.com?" Zapis MX kaže na strežnik, ki sprejema pošto za to domeno.
3. Odhodni strežnik se poveže s tem strežnikom, spet prek SMTP (tokrat med strežnikoma, vrata 25), in dostavi sporočilo.
4. Prejemni strežnik shrani sporočilo v poštni nabiralnik naslova info@.
5. Zaposleni berejo poštni nabiralnik prek poštnega programa ali spletne pošte. To običajno poteka prek protokola IMAP, vrata 993 s TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Zapis MX se nahaja v DNS Vaše domene, ne pri Vašem ponudniku pošte. Kdor upravlja DNS, torej določa, kam gre pošta za Vašo domeno. Kako točno delujejo zapisi MX in prioritete, lahko preberete v tečaju o DNS, lekcija 4.1.

IMAP ali POP3: kje je Vaša pošta pravzaprav shranjena?

Pri protokolu IMAP pošta ostane na strežniku. Vaš prenosnik, telefon in spletna pošta prikazujejo isti poštni nabiralnik. Če sporočilo premaknete v mapo na telefonu, bo tudi na prenosniku v tej isti mapi.

Pri protokolu POP3 poštni program sporočila prenese in jih nato pogosto izbriše s strežnika. Pošta se tedaj nahaja samo na tistem enem računalniku.

Pri selitvi je to velika razlika. Poštni nabiralnik IMAP lahko kopirate s strežnika na strežnik: vse je shranjeno na strežniku. Pri POP3 je del Vaše zgodovine morda shranjen samo na starem računalniku. To pošto morate prenesti posebej, na primer tako, da v poštnem programu stare mape povlečete v nov poštni nabiralnik IMAP.

Vprašajte se: ali kdo pri Vas še vedno uporablja POP3? To vidite v nastavitvah računa v poštnem programu: če tam piše POP ali vrata 995, gre za POP3.

Microsoft 365 in Google Workspace za svoje lastne aplikacije uporabljata tudi lastne protokole, na primer Exchange ActiveSync in aplikacijo Gmail. Tega sicer skoraj ne opazite, pomeni pa, da se vsaka nastavitev ne prenese samodejno na IMAP. Po selitvi je treba vsako napravo znova nastaviti (lekcija 4.4).

Kaj se spremeni pri selitvi?

Najpomembnejša dobra novica je v zadnji vrstici: ker imate lastno domeno, Vaš elektronski naslov ostane enak. Stranke ne opazijo ničesar. Prav zato je lastna domena tako dragocena za Vašo neodvisnost (lekcija 8.2). Če imate zdaj naslov, kot je bakkerij.dekorrel@gmail.com, lahko pošto sicer kopirate, vendar sam naslov ostane last Googla. V tem primeru morate vsem sporočiti nov naslov.

Kaj poleg sporočil še sodi k Vaši pošti

Poštni nabiralnik je več kot le kup sporočil. Pri kopiji prek IMAP se prenesejo sporočila in mape, veliko drugih stvari pa ne. Vnaprej jih popišite:

• Vzdevki (alias naslovi): dodatni naslovi, ki pristanejo v istem poštnem nabiralniku, na primer bestellingen@ in facturen@, ki prispeta v info@.
• Skupni poštni nabiralniki in skupine: v Microsoft 365 ima De Korrel skupni poštni nabiralnik bestellingen@, ki ga berejo štirje ljudje, in skupino team@, ki gre vsem. Pri novem ponudniku to postane navaden poštni nabiralnik z več uporabniki, posredovanje ali dopisni seznam.
• Pravila in filtri: "pošta od veletrgovca v mapo Nabava". Ti so shranjeni na strežniku ali v poštnem programu in se pri kopiji prek IMAP ne prenesejo.
• Podpisi: pogosto so shranjeni v poštnem programu ali v nastavitvah spletne pošte.
• Samodejni odgovori (sporočila o odsotnosti).
• Posredovanja na zunanji naslov.
• Pošiljatelji, ki niso poštni nabiralnik: spletno mesto, ki pošilja naročilnice, blagajna, ki pošilja račune, skener, ki pošilja datoteke PDF, računovodstvo, ki pošilja fakture. Ti pošiljajo v imenu example.com prek strežnika. Tudi te morate vključiti v SPF (lekcija 4.3).
• Mape koledarja in stikov v Exchangeu. Te se ne prenesejo s kopijo pošte. Prenesete jih posebej (modul 5).

Ta seznam spremeni "selitev pošte" v pregleden projekt. V popisu iz modula 3 ste že imeli vrstico "e-mail"; zdaj to vrstico razdelite na več delov.

V praksi: tako je videti pri ponudniku

Pri WebOké so nastavitve za poštni program zbrane na enem mestu v navodilih za DirectAdmin: IMAP vrata 993 z SSL/TLS, SMTP vrata 587 s STARTTLS ali 465 z SSL/TLS, kot uporabniško ime pa celoten elektronski naslov. Kot ime strežnika uporabite ime domene (če je Vaše spletno mesto prav tako pri WebOké in ima veljavno potrdilo) ali ime strežnika Vašega paketa. Pri drugih evropskih ponudnikih pošte so vrata enaka; razlikuje se le ime strežnika, nekateri ponudniki pa Vam omogočijo prijavo z ločenim uporabniškim imenom namesto elektronskega naslova. Vedno preverite v pomožnih straneh Vašega novega ponudnika.

Povzetek

• Pošta se pošilja prek SMTP, zapis MX v DNS določa, kam prispe, berete pa jo večinoma prek IMAP.
• Zapis MX je shranjen v DNS Vaše domene: kdor upravlja DNS, usmerja pošto.
• Z lastno domeno Vaš elektronski naslov pri selitvi ostane enak; z brezplačnim naslovom velikega podjetja pa ne.
• Poštne nabiralnike IMAP je mogoče dobro kopirati; pošta, ki je prek POP3 shranjena samo na računalniku, mora biti prenesena posebej.
• Vzdevki, skupni poštni nabiralniki, pravila, podpisi, samodejni odzivi in naprave, ki pošiljajo v imenu Vaše domene, se ne prenesejo samodejno. Vnaprej jih popišite na seznam.

Kviz

Naloga

Naloga A4.1: Kam trenutno prihaja Vaša pošta? Vnesite svojo domeno. Program bo poiskal zapise MX in naslov IP poštnega strežnika ter v registru IP-naslovov preveril, katera organizacija upravlja to omrežje in v kateri državi je registrirano. Vnaprej vnesete, katerega ponudnika pošte domnevate, da imate. Nato preverite, ali to drži.

Naloga E4.1: Vaš seznam pošte. Za svojo organizacijo sestavite seznam iz te lekcije: poštni nabiralniki, vzdevki, skupni poštni nabiralniki in skupine, pravila, podpisi, samodejni odzivi, posredovanja, naprave in programi, ki pošiljajo v imenu Vaše domene, ter kdo še vedno uporablja POP3.

Za nadaljnje branje

Koraki v teh prispevkih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik DirectAdmin 8.7: IMAP ali POP3: kakšna je razlika?
• Priročnik DirectAdmin 8.1: Vse nastavitve na enem mestu: strežniki, vrata in varnost
• Kaj sta IMAP in POP3 in kako delujeta?
• Brezplačen tečaj DNS 4.1: Zapisi MX in prioriteta
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, vrata 587), RFC 8314 (TLS za submission in IMAP, vrata 465 in 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)