Modul 9 · 9.1
Selitev razložite sodelavcem
Modul 9: Ljudje in pravila · Čas branja: 10 minut
Učni cilj: Po tej lekciji boste znali pripraviti komunikacijski in izobraževalni načrt, s katerim boste sodelavce pripravili do sodelovanja pri selitvi, in boste vedeli, kako ravnati z odporom.
Ključni pojmi: zgodba o razlogu, časovnica, "kaj se spremeni zame?", ambasadorji, usposabljanje po vlogah, spomin na list, uradne ure za vprašanja, pogosta vprašanja, povratne informacije, odpor, dostopnost
Tehnika je polovica, ljudje druga polovica
Selitev redko spodleti zaradi tehnike. Spodleti, ko sodelavci ne vedo, zakaj je potrebna, na dan prehoda se ne morejo prijaviti, ne najdejo svojih datotek ali na skrivaj še naprej delajo v stari storitvi. Potem imate dva sistema vzporedno, datoteke se izgubljajo in jeza narašča.
V Bakkerij De Korrel dela dvanajst ljudi: peki, ki začnejo ob štirih zjutraj, dva dostavljavca samo s telefonom, prodajalka, ki upravlja naročila po epošti, in Sanne, ki uredi vse. Vsak ima svoja vprašanja. Dober načrt to upošteva.
Ta lekcija govori o ljudeh, lekciji 9.2 in 9.3 pa o pravilih. To je razlaga, ne pravni nasvet.
Korak 1: zgodba o razlogu
Ljudje se lažje spremenijo, če razumejo zakaj. Povejte to z navadnimi besedami in v nekaj stavkih. Brez pravnih izrazov, brez panike. Za De Korrel:
"Našo epošto, koledar in datoteke bomo preselili k evropskemu ponudniku. Tam so naši podatki in podatki naših strank pod evropskimi pravili, poleg tega imamo več stvari v svojih rokah. Za vas se bo spremenilo predvsem, kje se prijavljate in kako se imenujejo nekatere aplikacije. Vsem bomo pomagali na poti."
Opazite, česa v tem NI: ni "stara storitev je slaba". Sodelavci so z njo leta prijetno delali. Kdor staro okriva, dobi nazaj obrambno držo.
Korak 2: kaj se spremeni zame?
Vsak najprej želi vedeti, kaj to pomeni zanj. Za vsako skupino pripravite kratek pregled. Pomaga spomin na list: list A4 s stolpcema "prej" in "zdaj".
| Prej | Zdaj | Kaj storite |
|---|---|---|
| Epošta v aplikaciji stare storitve | Epošta v aplikaciji Mail ali Outlook, nove nastavitve | Dodajte račun s pomočjo navodil, stari račun odstranite šele po prehodu |
| Spletne mape | Datoteke v novem oblaku (na primer Nextcloud) | Namestite namizno aplikacijo, prijavite se z dvostopenjskim preverjanjem |
| Spletni dokumenti | Spletna pisarna v novem oblaku (na primer Euro-Office) | Odprite datoteke kot vedno; makri ne delujejo (glejte lekcijo 6.5) |
| Pogovor z ekipo | Pogovor v novem oblaku (na primer Talk) | Namestite aplikacijo na telefon; stari pogovor ostane berljiv do določenega datuma |
| Koledar razvoznih poti | Skupni koledar v novem oblaku | Dodajte koledar na telefon (korak za korakom na spominu na list) |
Dodajte tudi, kaj se ne spremeni. "Vaš elektronski naslov ostane enak" je za veliko ljudi najpomembnejše pomirjujoče sporočilo.
Korak 3: časovnica z utrjenimi trenutki
Komunicirajte ne enkrat, ampak ob utrjenih trenutkih. Primer, ki ustreza migracijskemu načrtu iz lekcije 3.3:
| Kdaj | Sporočilo | Kanal |
|---|---|---|
| 4 tedne pred prehodom | Zgodba o razlogu, datum, kaj se pričakuje od Vas | Sestanek ekipe in kratka epošta |
| 2 tedna pred tem | Povabilo na kratko usposabljanje in spomin na list | Epošta in papir v kantini |
| 1 teden pred tem | "Pospravite stare mape, po petku ne dodajajte več ničesar novega v staro storitev" | Epošta, pogovor |
| Dan pred tem | "Jutri se prijavite takole", s podatki za prijavo prek varnega kanala | Osebno ali po telefonu |
| Dan prehoda | Nekdo je na voljo za vprašanja (uradne ure za vprašanja) | Na delovnem mestu |
| 1 teden po tem | "Kaj še ne deluje?" | Kratek krog ali obrazec |
| 4 tedne po tem | "Stara storitev se zapre dne [datum]" | Epošta |
Dobra navada: nikoli ne pošiljajte gesla in uporabniškega imena v istem sporočilu. In vse opozorite, da ponudnik nikoli ne vpraša po geslu ali kodi. Selitev je za goljufe odlična priložnost za lažna sporočila ("Vaš novi račun: prijavite se tukaj").
Korak 4: ambasadorji in usposabljanje po vlogah
Poiščite enega ali dva ambasadorja: sodelavce, ki jim to ustreza, ki prvi sodelujejo v pilotnem projektu (lekcija 3.3) in nato pomagajo drugim. Vprašanje sodelavcu je manj zahtevno kot vprašanje šefu.
Usposabljajte po vlogah, kratko in praktično:
- Vsi (20 minut): prijava z dvostopenjskim preverjanjem, iskanje datotek, deljenje datoteke, epošta in koledar na telefonu.
- Osebe z veliko dokumenti (30 minut): skupno urejanje, obnavljanje različic, pisave in oblike (lekciji 6.3 in 6.4).
- Skrbniki (uro ali več): ustvarjanje uporabnikov, licence, varnostne kopije, kaj storiti, ko kdo odide (lekciji 7.3 in 8.1).
Pustite, da ljudje med usposabljanjem vse naredijo sami, na svojem telefonu. Kdor je enkrat sam dodal koledar, to zna tudi pozneje.
Pomislite na dostopnost: velike črke na spominu na list, kratek film namesto dolgega besedila, in pomoč sodelavcem, ki so manj digitalno spretni ali slabše govorijo jezik.
Korak 5: odpor jemljite resno
Odpor je normalen in pogosto upravičen. Poslušajte, kaj se skriva za njim:
| Kaj slišite | Kaj se pogosto skriva za tem | Kaj pomaga |
|---|---|---|
| "Saj je vendar dobro delovalo?" | Navada, ni zaznane težave | Zgodba o razlogu, brez okrivanja starega |
| "Za to nimam časa" | Natrpanost | Kratko usposabljanje, ob mirnem trenutku, in nekdo, ki pomaga |
| "Moji makri ne delujejo več" | Resnična težava | Jemljite resno: rešite, ali dogovorite izjemo (lekcija 6.5) |
| "Bojim se, da bom kaj izgubil" | Negotovost | Pokažite, da je vse kopirano, in kako se povrne stara različica |
| "Ta evropska stvar je verjetno slabša" | Vtis, ne izkušnja | Pokažite v praksi; ambasador, ki to navdušeno uporablja |
Resnična težava (kot makro, ki ustvarja seznam naročil) ni odpor, ampak informacija. Rešite jo, preden nadaljujete.
Korak 6: povratne informacije in zaključek
Vodite seznam vprašanj, ki se pogosto ponavljajo, in iz njega pripravite kratek seznam pogostih vprašanj. Po tednu in po mesecu povprašajte, kaj še ne deluje dobro. Proslavite tudi, da je uspelo: selitev je dosežek cele ekipe.
V praksi: kako je videti pri ponudniku
Večina ponudnikov ima navodila, ki jih lahko uporabite za svoj spomin na list. Pri WebOké ima na primer navodilo za Nextcloud članek "Hiter začetek: pet stvari, ki jih naredite prvi dan", navodilo za Euro-Office pa članek o tem, kaj se za uporabnike spremeni ob prehodu s stare storitve Nextcloud Office. Pri drugih ponudnikih poiščite stran "začetek dela" ali "quick start". Povežite se nanjo, namesto da vse pišete sami.
Povzetek
- Selitev uspe ali propade pri ljudeh: povejte, zakaj, kaj se zanje spremeni in kaj ne.
- Pripravite spomin na list "prej in zdaj" ter časovnico z utrjenimi trenutki sporočanja.
- Delajte z ambasadorji in kratkimi usposabljanji po vlogah, pri katerih ljudje vse naredijo sami.
- Odpor jemljite resno; resnična težava je informacija, ne nasprotovanje.
- Opozorite na lažna sporočila med selitvijo in nikoli ne pošiljajte gesel skupaj z uporabniškim imenom.
Kviz
Naloga
Naloga E9.1: Vaš komunikacijski načrt. Za svojo organizacijo pripravite zgodbo o razlogu v največ petih stavkih, spomin na list z vsaj petimi vrsticami "prej in zdaj", časovnico z vsaj petimi trenutki sporočanja in imenujte enega ali dva ambasadorja.
Naloga E9.1: Vaš komunikacijski načrt
Napišite zgodbo zakaj, pripravite kratek povzetek in časovnico ter imenujte ambasadorje.
Vaše kljukice in zapiski ostanejo samo v tem brskalniku, nikamor jih ne pošiljamo. Če ste prijavljeni, v Moji tečaji shranimo samo podatek, da ste nalogo opravili.
Za nadaljnje branje
Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.
- Priročnik za Nextcloud 2.6: Hiter začetek: pet stvari, ki jih naredite prvi dan
- Priročnik za Euro-Office 1.3: Euro-Office ali stari Nextcloud Office: kaj se spremeni za Vas?
- Priročnik za Euro-Office 13.2: Prehod na Euro-Office
- Priročnik za Nextcloud 14.2: Ustvarjanje, urejanje, onemogočanje in brisanje uporabnikov