Modul 7 · 7.1
Klepet in srečanja
Modul 7: Sodelovanje, aplikacije in varnost · Čas branja: 10 minut
Cilj lekcije: Po tej lekciji boste znali izbrati evropsko alternativo za klepet in video klice ter urediti prehod s Teams, Slack ali Zoom, vključno s tem, kaj storiti z zgodovino pogovorov.
Ključni pojmi: klepet, pogovor ali kanal, video srečanje, gost brez računa, lobi (čakalnica), moderator, transportno šifriranje, šifriranje od konca do konca, zgodovina pogovorov, obveznost hrambe, odprti standard (Matrix), samostojno gostovanje
Zakaj je klepet najtežji del
Epošta, koledarji in datoteke imajo odprte standarde: IMAP, CalDAV, WebDAV. Te lahko preprosto prenesete od enega ponudnika k drugemu. Pri klepetu in srečanjih je drugače. Microsoft Teams, Slack, Zoom in WhatsApp imajo vsak svoj sistem. Pogovora iz Teams ne morete "uvoziti" v drugo aplikacijo za klepet. Začeti morate znova.
To zveni slabše, kot je v resnici. Pri Bakkerij De Korrel gre za tri stvari: hitro vprašanje sodelavcu ("so rogljički z rozinami že pripravljeni?"), tedensko srečanje s peki, ki delajo od doma, glede načrtovanja, in občasen video klic s stranko ali dobaviteljem. To omogoča vsak sodoben program za klepet. Težava je v navadah in starih sporočilih.
Kaj potrebujete? Štiri vprašanja
Preden izberete program, odgovorite na štiri vprašanja:
| Vprašanje | Zakaj je pomembno |
|---|---|
| Kdo komunicira s kom? Samo sodelavci, ali tudi stranke in dobavitelji? | Ljudje od zunaj morajo sodelovati brez računa (gostujoča povezava). |
| Koliko ljudi je v video pogovoru? | Od 2 do 10 ljudi gre skoraj povsod; 50 ali več zahteva program, namenjen temu. |
| Je treba kaj shraniti? | Dogovori v klepetu so lahko poslovni podatki. Pomislite na obveznost hrambe in na to, kaj se zgodi, ko nekdo odide. |
| Kako občutljivo je to, o čemer govorite? | Določa, ali zadostuje transportno šifriranje ali želite šifriranje od konca do konca. |
Evropske in odprte alternative
Obstajata grobo dve vrsti rešitev: klepet in klici kot del Vašega oblačnega okolja, in samostojni programi.
| Rešitev | Kaj je to | Za programsko opremo stoji | Samostojno gostovanje? |
|---|---|---|---|
| Nextcloud Talk | Klepet, klici in video srečanja v Nextcloud, poleg Vaših datotek in koledarja | Nextcloud GmbH, Nemčija; odprta koda | Da, ali pri ponudniku Nextcloud |
| Matrix z Element | Odprti standard za klepet; Element je najbolj znana aplikacija. Strežniki lahko komunicirajo med seboj (federacija) | Element (London, VB); standard Matrix upravlja fundacija Matrix.org | Da, ali pri ponudniku |
| Jitsi Meet | Video srečanja v brskalniku, brez računa | Odprta koda, razvija jo ameriško podjetje 8x8 | Da, veliko evropskih ponudnikov upravlja lasten strežnik Jitsi |
| BigBlueButton | Video srečanja za predavanja in spletne seminarje (bela tabla, sobe za skupinsko delo) | Odprta koda, prvotno iz Kanade | Da, ali pri ponudniku |
| Threema | Aplikacija za sporočila s šifriranjem od konca do konca, obstaja tudi poslovna različica | Threema GmbH, Švica | Ne (obstaja pa poslovno upravljalno okolje) |
| Wire | Poslovna aplikacija za sporočila s šifriranjem od konca do konca | Wire Swiss GmbH, Zug (Švica), razvoj v Berlinu | Omejeno (za velike stranke) |
Opazite lahko dve stvari. Švica in Združeno kraljestvo nista članici EU. Za obe državi je Evropska komisija sprejela sklep o ustreznosti: podatki lahko gredo tja brez dodatnih ukrepov (lekcija 2.1). In "odprta koda, ki jo razvija ameriško podjetje" (Jitsi) pomeni nekaj drugega kot "storitev ameriškega podjetja". Če poganjate Jitsi na lastnem strežniku ali pri evropskem ponudniku, Vaš pogovor ne gre prek 8x8. Programska oprema je last vseh; storitev je last tistega, ki upravlja strežnik.
Transport, konec do konca in kdo upravlja strežnik
Skoraj vsi programi šifrirajo povezavo med Vašo napravo in strežnikom. To se imenuje transportno šifriranje. Nekdo v istem omrežju wifi tako ne more prebrati sporočil, strežnik sam pa to načeloma lahko.
Pri šifriranju od konca do konca lahko pogovor berejo ali slišijo samo udeleženci, tudi skrbnik strežnika ne. Threema in Wire to počneta privzeto. Matrix to zmore za posamezen pogovor, v Element je za zasebne pogovore privzeto vklopljeno. Pri Nextcloud Talk in Jitsi je to odvisno od različice in nastavitev strežnika. Izhajajte iz tega, da lahko skrbnik strežnika vidi sporočila klepeta, razen če Vaš ponudnik pisno zagotovi drugače.
Za pekarno, ki razpravlja o načrtovanju, je transportno šifriranje navadno dovolj, če strežnik upravlja ponudnik, ki mu zaupate in ki spada pod evropsko pravo. Če govorite o zdravstvenih podatkih ali zaupnih pogajanjih, ima šifriranje od konca do konca večjo težo.
Gostje, lobi in moderatorji
Stranke in dobavitelji nimajo računa v Vašem okolju. Zato obstaja gostujoča povezava: vsak, ki ima povezavo, lahko sodeluje prek brskalnika, brez nameščanja česarkoli. To je praktično, hkrati pa predstavlja tveganje, saj je mogoče povezavo posredovati naprej.
Tri navade poskrbijo za varnost:
- Na povezavo nastavite geslo in ga pošljite po drugem kanalu, na primer po SMS.
- Uporabite lobi (čakalnico): gostje čakajo, dokler moderator ne odpre srečanja in jih spusti noter.
- Po koncu izklopite dostop za goste ali za vsako srečanje ustvarite nov pogovor.
Kaj storiti s staro zgodovino klepeta?
Sporočila iz Teams, Slack ali WhatsApp se ne prenesejo. Zato se odločite vnaprej:
- Kaj je treba ohraniti? Dogovore s strankami, odločitve, ponudbe, o katerih se je razpravljalo v klepetu. Te pravzaprav ne bi smele biti samo v klepetu. Zabeležite jih v dokument ali epošto, preden preklopite.
- Kaj lahko izginejo? Večina: "bom 5 minut pozneje", fotografije kosila, posamezna vprašanja.
- Kako shranite preostalo? Teams in Slack imajo izvozne funkcije za skrbnike (v Microsoft 365 prek eDiscovery, v Slack prek izvozne funkcije delovnega prostora, odvisno od Vaše naročnine). Dobite datoteke (pogosto JSON ali HTML), ki jih kot arhiv shranite v mapo z omejenim dostopom. Iskalni po Vašem novem programu za klepet ne bodo.
- Za koliko časa? Arhiv hranite toliko časa, kolikor je potrebno za Vaše poslovanje ali dogovore, in nič dlje. Če vsebuje osebne podatke, velja zanj tudi GDPR.
Ločeno shranite tudi datoteke, ki so bile deljene v kanalih Teams. Te so v Microsoft 365 običajno v SharePoint ali OneDrive in se prenesejo skupaj s selitvijo datotek (lekcija 6.1), ne skupaj s klepetom.
Sam prehod
Program za klepet deluje šele, ko ga uporabljajo vsi. Polovičen prehod je najslabša možnost: nihče več ne ve, kje je kakšno sporočilo. Zato:
- Izberite en datum, ko novi program postane edini program za klepet.
- Vnaprej ustvarite pogovore, ki jih potrebujete: splošen pogovor, enega za vsako skupino (pri De Korrel: "pekarna", "trgovina", "dostava") in enega za tedensko srečanje.
- Naj vsi namestijo aplikacijo na telefon in računalnik pred tem datumom (lekcija 7.2).
- V starem programu objavite pripeto sporočilo: "Od ponedeljka klepetamo v Talk. Tukaj ne odgovarjajte več."
- Po nekaj tednih stari program preklopite samo na branje, nato pa ga ukinite.
V praksi: tako je videti pri ponudniku
V tem primeru uporabljamo Nextcloud Talk v okolju WebOké Nextcloud. Talk je vključen v paketih z licenco Office. Talk odprete prek ikone na vrhu. Na začetni strani so Vaši pogovori na levi, z gumbom Start vergadering nu takoj ustvarite srečanje s povezavo, z Apparaten controleren pa preizkusite kamero in mikrofon. Gostujoč dostop vklopite za vsak pogovor posebej pod Nastavitve pogovora, v razdelku Skrbništvo; tam nastavite tudi geslo. Lobi je pod Srečanje. Snemanje pogovorov in klicanje na navadne telefonske številke v tem okolju ni mogoče.
Pri drugih ponudnikih Nextcloud ter pri storitvah Matrix, Jitsi ali BigBlueButton deluje podobno: gostujoča povezava, geslo, čakalnica in moderatorji se včasih imenujejo drugače, vendar je ideja ista.
Povzetek
- Pogovori iz klepeta se ne prenesejo v nov program. Kar je pomembno, vnaprej zapišite v dokument ali epošto, ostalo izvozite kot arhiv.
- Izbirajte na podlagi štirih vprašanj: kdo, koliko, kaj je treba ohraniti, kako občutljivo.
- Transportno šifriranje varuje med prenosom; šifriranje od konca do konca varuje tudi pred strežnikom. Pomembno je, kdo upravlja strežnik.
- Varno z gosti: geslo, lobi, po koncu izklopljen dostop za goste.
- Preklopite na en stalen datum, ko so aplikacije že nameščene.
Kviz
Naloga
Naloga E7.1: Priprava prehoda na klepet. Odgovorite na štiri vprašanja iz te lekcije za svojo organizacijo, naredite seznam skupin in kanalov za klepet, ki jih trenutno imate, ter za vsako skupino določite: kaj je treba ohraniti, kam se to shrani, in kateri pogovor v novem programu to nadomesti.
Naloga E7.1: Priprava prehoda na klepet
Načrtujte prehod na klepet tako, da se nič pomembnega ne izgubi in da vsi preidejo na isti dan.
Vaše kljukice in zapiski ostanejo samo v tem brskalniku, nikamor jih ne pošiljamo. Če ste prijavljeni, v Moji tečaji shranimo samo podatek, da ste nalogo opravili.
Za nadaljnje branje
Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.
- Priročnik za Nextcloud 10.1: Kaj je Pogovor Talk in kdo ga ima?
- Priročnik za Nextcloud 10.3: Videoklici in sestanki: kamera, mikrofon, ozadje in dvig roke
- Priročnik za Nextcloud 10.5: Gasten povabiti prek povezave (brez računa)
- Priročnik za Nextcloud 16.22: Gosti v sestanku Pogovor Talk s čakalnico (lobby)
- Videoklici v Nextcloud Talk ne delujejo: vzroki in rešitve
- Specifikacija Matrix: https://spec.matrix.org/