Modul 8 · 8.3
Pošteno primerjanje stroškov in upravljanja
Modul 8: Varnostne kopije, izstop in upravljanje · Čas branja: 10 minut
Učni cilj: Po tej lekciji boste znali pošteno postaviti drug ob drugega celotne stroške in upravljanje Vaše stare in nove ureditve, ne le cene na uporabnika, in določiti, kdo opravlja katera opravila upravljanja.
Ključni pojmi: celotni stroški (TCO), enkratni in ponavljajoči se stroški, licenca na uporabnika, prostor za shranjevanje, razširitve, stroški selitve, usposabljanje, lasten čas, upravljana storitev, lastno gostovanje, naloge upravljanja, kdo kaj naredi (RACI), stabilnost cen, razširljivost
Napačna primerjava
Prvo vprašanje, ki ga postavi skoraj vsak, je: "Koliko stane na uporabnika na mesec?" To številko postavite poleg trenutne licence in zadeva je končana. To je napačna primerjava, in sicer iz dveh razlogov.
Prvič, s tem ne primerjate istega. Paket pri enem ponudniku vsebuje pošto, datoteke, pisarniški paket in klepet; pri drugem je pisarniški paket ločena licenca, pošta je v drugem paketu in dodaten prostor za shranjevanje je dražji. Drugič, s tem izpustite vse, kar ni na računu: Vaš čas in čas Vaših sodelavcev, usposabljanje, upravljanje, samo selitev.
V tej lekciji ne uporabljamo cen resničnih ponudnikov. Te se spreminjajo, gre pa za metodo. Zneske vnesete sami, s ponudbami in cenikom, ki ju v tistem trenutku pridobite.
Celotni stroški: vse na enem mestu
S celotnimi stroški (v angleščini total cost of ownership, TCO) mislimo na vse stroške v določenem obdobju, na primer treh letih, vključno z enkratnimi stroški. Obdobje treh let je priročno, ker se tako enkratni stroški selitve pošteno upoštevajo.
| Vrsta | Primeri | Enkratno ali ponavljajoče se |
|---|---|---|
| Licence in naročnine | Na uporabnika, na paket, pisarniške licence, klepet, poštni predali | Ponavljajoče se |
| Prostor za shranjevanje | Dodaten prostor nad paketom, rast Vaših podatkov na leto | Ponavljajoče se, naraščajoče |
| Razširitve | Arhiviranje, dodatna varnostna kopija, dodatna varnost, napredne funkcije upravljanja | Ponavljajoče se |
| Ime domene in DNS | Registracija, morebitna storitev DNS | Ponavljajoče se |
| Varnostna kopija zunaj storitve | Druga storitev ali prostor za shranjevanje, zunanji diski (lekcija 8.1) | Ponavljajoče se in enkratno |
| Selitev | Pomoč specialista ali ponudnika, morebitno dvojno plačilo med prehodom | Enkratno |
| Dvojno obdobje | Stara in nova storitev hkrati med prehodom, odpovedni rok | Enkratno |
| Usposabljanje | Usposabljanja, priprava kratkih navodil, ure sodelavcev | Enkratno, in ob novih sodelavcih |
| Lasten čas za upravljanje | Ure na mesec za uporabnike, vprašanja, posodobitve (pri lastnem gostovanju), preverjanja | Ponavljajoče se |
| Stroški prehoda ob odhodu | Izvoz, morebitni stroški ponudnika (od 12. januarja 2027 prepovedani po aktu o podatkih (Data Act), lekcija 8.2) | Enkratno, pozneje |
| Naprave in programska oprema | Na primer namizni program, upravljalnik gesel | Ponavljajoče se ali enkratno |
Najpomembnejše polje je tudi tisto, ki ga najpogosteje pozabijo: lasten čas. Izračunajte ga tako, da število ur pomnožite s fiksnim urnim zneskom, ki ga določite sami. Tudi če ga nihče ne zaračuna, Vas nekaj stane.
Primer izračuna brez resničnih cen
Pri Bakkerij De Korrel Ruud dela s spremenljivkami, da primer velja za vsakogar:
G= število uporabnikov (12)L= licenca na uporabnika na mesec, vključno s pisarniškim paketom, kjer je potrebenO= dodaten prostor za shranjevanje na mesecB= zunanja varnostna kopija na mesecU= ure lastnega upravljanja na mesec,T= urni znesek, ki ga pekarna obračuna za lasten časM= enkratni stroški selitve (pomoč plus lastne ure xT)D= dvojno obdobje: meseci, ko se staro in novo plačujeta hkrati, pomnoženo s starimi mesečnimi stroškiOp= usposabljanje (ure x število sodelavcev xT)
Celotni stroški v 36 mesecih:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpTa izračun naredi dvakrat: enkrat za "ostati tako kot je", enkrat za "preiti na novo". Pri "ostati tako kot je" so M, D in Op enaki nič, vendar upošteva zvišanja cen, ki jih je napovedal stari ponudnik, ter čas, ki se zdaj izgublja zaradi deljenih gesel in izgubljenih datotek.
Rezultat ni "zmaga najcenejši". Gre za številko, s katero se da pošteno pogovarjati: prehod enkratno stane toliko, nato pa na mesec toliko več ali manj, v zameno za več nadzora in manj odvisnosti (modul 1). Včasih je evropska rešitev dražja, včasih cenejša. Oba rezultata sta dober razlog za zavestno odločitev.
Upravljana storitev ali lastno gostovanje?
Pri evropski, odprti programski opremi (Nextcloud, Matrix, Jitsi) lahko tudi sami gostite: programsko opremo namestite na lasten strežnik ali najet strežnik. To se zdi poceni, saj je programska oprema brezplačna. Izračunajte pošteno:
| Upravljana storitev | Lastno gostovanje | |
|---|---|---|
| Strežnik, prostor za shranjevanje, varnostna kopija | Pri ponudniku | Sami uredite in plačate |
| Posodobitve in varnostni popravki | Ponudnik | Vi, pravočasno, tudi med dopustom |
| Izpad ob 7. uri zjutraj | Ponudnik | Vi |
| Znanje | Pri ponudniku | Pri Vas, ali pri tistem spretnem sodelavcu |
| Nadzor | Visok, če je ponudnik evropski in imate dober izstop | Najvišji |
Za organizacijo dvanajstih ljudi brez lastnega znanja IT je lastno gostovanje običajno tveganje, ne prihranek. Strežnik, ki mesece ne dobi posodobitev, je manj varen kot dobro upravljana storitev. Za organizacijo z lastnimi skrbniki pa je lahko ravno to najboljša izbira.
Porazdelitev upravljanja: kdo kaj naredi?
Tudi pri upravljani storitvi ostane delo. Določite, kdo kaj naredi, z enostavno porazdelitvijo: kdo izvaja, kdo je končno odgovoren, s kom se posvetuje in kdo je obveščen (pogosto imenovano RACI, po angleških besedah).
| Naloga | Izvaja | Končno odgovoren | Kako pogosto |
|---|---|---|---|
| Ustvarjanje novega sodelavca, dodelitev licence | Vodja pisarne | Lastnik | Ob zaposlitvi |
| Odhajajoči sodelavec: predaja, izklop | Vodja pisarne | Lastnik | Ob odhodu |
| Preverjanje, kdo je skrbnik in kdo ima licence | Vodja pisarne | Lastnik | Vsako četrtletje |
| Test obnovitve varnostne kopije | Vodja pisarne | Lastnik | Letno |
| Test izstopa | Vodja pisarne | Lastnik | Letno |
| Zagon posodobitev (če to storitev prepušča stranki) | Vodja pisarne | Lastnik | Ob vsaki večji različici |
| Posodobitev pogodbe o obdelavi osebnih podatkov in evidence | Lastnik | Lastnik | Ob spremembi, najmanj letno |
| Odgovarjanje na vprašanja sodelavcev | Ambasador (lekcija 9.1) | Vodja pisarne | Zvezno |
Naloga brez imena se ne zgodi. Naloga z enim samim imenom se ne zgodi, če je ta oseba bolna. Zato pri najpomembnejših nalogah določite tudi namestnika.
Na kaj še bodite pozorni pri primerjanju
- Stabilnost cen: kako pogosto in kako se cena sme spremeniti, in ali imate v tem primeru pravico do odpovedi?
- Razširljivost: kaj se zgodi pri 15 ali 25 uporabnikih, ali pri dvakratnem prostoru za shranjevanje? Ali potem preidete v drug paket?
- Kaj je resnično vključeno: podpora v Vašem jeziku, varnostne kopije, iz katerih lahko sami kaj obnovite, pogodba o obdelavi osebnih podatkov, možnosti izvoza.
- Poskusno obdobje: ali lahko najprej izvedete pilotni projekt z nekaj sodelavci (lekcija 3.3)?
V praksi: kako je to videti pri ponudniku
Pri WebOké Nextcloud obstajajo paketi, ki se razlikujejo po številu uporabnikov in prostoru za shranjevanje, pisarniških licencah na uporabnika, ter možnosti razširitve prostora za shranjevanje ali uporabnikov v Moj WebOké. Posodobitve, varnost in sistemske varnostne kopije izvaja WebOké; novo glavno različico zažene lastnik paketa sam, z enim klikom. Upravljanje uporabnikov, licence in testi obnovitve ostanejo pri stranki. Cene namerno niso navedene v tem tečaju.
Pri drugih ponudnikih je porazdelitev drugačna. Zato tabelo "kdo kaj naredi" izpolnite za vsakega ponudnika posebej in jo vključite v svojo primerjavo.
Povzetek
- Primerjajte celotne stroške v določenem obdobju, ne le cene na uporabnika.
- Upoštevajte enkratne stroške (selitev, dvojno obdobje, usposabljanje) in predvsem Vaš lasten čas.
- Lastno gostovanje pomeni programsko opremo brez licence, a z delom: to pošteno izračunajte.
- Naloge upravljanja določite z imenom in namestnikom.
- Bodite pozorni na stabilnost cen, razširljivost in kaj je resnično vključeno v paket.
Kviz
Naloga
Naloga E8.3: Predloga stroškov in razdelitev upravljanja. Izpolnite predlogo stroškov v OPDRACHTEN.md za "ostati tako kot je" in "preiti na novo", z zneski iz ponudb ali cenika, ki jih pridobite sami, za obdobje 36 mesecev. Nato izpolnite tabelo "kdo kaj naredi" z imeni in namestniki.
Naloga E8.3: Predloga stroškov in razdelitev upravljanja
Izpolnite predlogo stroškov dvakrat (ostanemo in preselimo se) z zneski iz lastnih ponudb ali cenikov, nato razdelite upravljanje.
Vaše kljukice in zapiski ostanejo samo v tem brskalniku, nikamor jih ne pošiljamo. Če ste prijavljeni, v Moji tečaji shranimo samo podatek, da ste nalogo opravili.
Za nadaljnje branje
Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.
- Priročnik za Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ali Max: razlike in prehod med paketi
- Priročnik za Nextcloud 14.4: Več prostora za shranjevanje ali uporabnikov, sprememba ali odpoved paketa
- Priročnik za Nextcloud 14.6: Posodobitve Nextclouda: kdaj in kako
- Priročnik za Nextcloud 14.7: Pravice: kdo upravlja kaj v Vašem Nextcloud?
- Kateri paket Nextcloud Vam ustreza in kako ga nadgradite?