Prehodno obdobje in zaključek selitve

Modul 4: Selitev e-pošte · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali brez izgube pošte preživeti dneve po spremembi DNS, pravilno preklopiti vse naprave in nastavitve ter preveriti in zaključiti selitev e-pošte.

Ključni pojmi: prehodno obdobje, predpomnilnik (cache), delta kopija, testno sporočilo, preklop naprav, odstranitev starega računa, upočasnitev (throttling), skupni poštni predal, posredovanje pošte, samodejni odzivnik, izvoz arhiva, odpoved naročnine

Zakaj obstaja prehodno obdobje

Po spremembi zapisa MX (lekcija 4.3) vsa pošta ne gre takoj na nov strežnik. Strežniki, ki imajo stari zapis MX še v pomnilniku (predpomnilniku), nekaj časa še vedno pošiljajo pošto staremu ponudniku. Kako dolgo to traja, je odvisno od TTL: pri TTL 300 sekund gre za minute, pri TTL enega dneva pa za cel dan. Poleg tega nekateri strežniki poskusijo sporočilo, ki prej ni bilo dostavljeno, kasneje znova dostaviti na naslov, ki so ga takrat poznali.

Posledica: nekaj dni pošta prihaja na dve mesti hkrati. To ni težava, dokler se tega zavedate in starega poštnega predala ne zaprete prehitro.

Predstavljajte si to kot dva poštna nabiralnika drug ob drugem. Novi je že obešen, naslov na vratih se je spremenil, a poštar, ki še vedno gleda na svoj stari seznam, pismo vrže v stari nabiralnik. Zato teden dni gledate v oba. Nato stari zalepite in ga še zadnjič izpraznite.

1. dan: druga kopija in prvo preverjanje

Dan po preklopu znova zaženite selitev vseh poštnih predalov. Sporočila, ki so že bila kopirana, se preskočijo; dodana bo le pošta, ki je medtem še prispela pri starem ponudniku.

Nato preverite s testnimi sporočili:

1. Prejemanje. Z drugega naslova, na primer z zasebnega naslova v telefonu prek mobilnega interneta, pošljite sporočilo na vsak pomemben naslov: info@, bestellingen@ in nekaj osebnih naslovov. Ali prispe v nov poštni predal?
2. Pošiljanje. Iz novega poštnega predala pošljite sporočilo na naslov pri Gmail in pri Outlook.com. Ali prispe in ne konča v neželeni pošti? Preglejte glave sporočila (v Gmailu: Prikaži izvirnik). Tam morate videti spf=pass, dkim=pass in dmarc=pass, če je vse v redu.
3. Obrazci. Izpolnite kontaktni obrazec na svojem spletnem mestu in preverite, ali obvestilo prispe.

Če pošiljanje ne deluje ali pošta pristane v neželeni pošti, najprej preverite SPF in DKIM (lekcija 4.3).

Preklop naprav in programov

Vsak telefon, prenosnik in tablica morata preiti na nov strežnik. Tega ne storite tako, da v starem računu spremenite ime strežnika, temveč takole:

1. Poštni predal pri novem ponudniku dodajte kot nov račun, z IMAP ter imenom strežnika in vrati novega ponudnika.
2. Preverite, da je pošta na mestu (kopija).
3. Odstranite stari račun z naprave.

Zadnji korak je pomembnejši, kot se zdi na prvi pogled. Pozabljen stari račun se v ozadju še naprej poskuša prijaviti. Dokler pri starem ponudniku naročnina teče, to ni problem, toda če je stari poštni predal ukinjen ali če ime strežnika, ki ga uporablja stari račun, zdaj kaže na novi strežnik, naprava vsakih nekaj minut poskuša prijavo z napačnim geslom. Mnogi poštni strežniki v takem primeru upočasnijo ali blokirajo IP-naslov, zaradi česar lahko nenadoma cela pisarna ne more več pošiljati pošte.

Pri pekarni Bakkerij De Korrel vsi uporabljajo aplikacijo Outlook na telefonu. Stari računi Microsoft 365 se odstranijo, novi račun IMAP pa se doda. Dva sodelavca uporabljata vgrajeno aplikacijo Pošta na iPhonu; tam poteka postopek na enak način.

Pomislite tudi na naprave brez zaslona: skener, ki datoteke pdf pošilja na info@, blagajno, spletno trgovino. Te pošiljajo prek strežnika SMTP. Če tam še vedno stoji strežnik Microsoft, se pošiljanje ustavi takoj, ko stari račun izgine.

Kaj morate ponovno nastaviti

S seznama iz lekcije 4.1 zdaj vzemite vse, kar se ni preneslo s kopijo, in to nastavite pri novem ponudniku:

Na kaj bodite pozorni prve tedne

• Stari poštni predal. Prvi teden vsak dan preverite, ali še prihaja nova pošta. Če po nekaj dneh pošta še vedno prihaja, nekje nekaj ni bilo preklopljeno: morda dobavitelj pošilja prek starega posredovanja ali pa nekje še vedno stoji drug zapis MX.
• Poročila DMARC. Če imate naslov rua, boste vsak dan prejeli poročila. Če vidite strežnik, ki pošilja v Vašem imenu, vendar ne gre skozi SPF ali DKIM, ste pozabili na enega od pošiljateljev.
• Vabila v koledar. Ta potekajo prek e-pošte. Če koledar že deluje pri novi storitvi (modul 5), preverite, ali vabilo prispe in ali se sprejem vrne organizatorju.

Zaključek in odpoved

Ko nekaj tednov vse deluje brez težav, selitev zaključite:

1. Naredite zadnjo kopijo, za primer, da je vendarle še kaj prispelo.
2. Naredite izvoz arhiva starih poštnih predalov (pst ali mbox, lekcija 4.2) in ga shranite kot varnostno kopijo. Pomislite na zakonske roke hrambe: poslovno pošto z davčnimi podatki morate na Nizozemskem praviloma hraniti sedem let.
3. Počistite DNS (lekcija 4.3, korak 5): stari include, stari DKIM, overitvene zapise, autodiscover.
4. Prekličite dovoljenja: gesla aplikacij pri Googlu, odobreno orodje za selitev pri Microsoftu.
5. Odstranite domeno iz starega okolja in odpovejte licence. Ne odpovejte naročnine, dokler vse ni preverjeno; po odpovedi lahko stari ponudnik Vaše podatke po določenem roku izbriše.
6. Zahtevajte potrdilo starega ponudnika, da so bili Vaši podatki izbrisani, če je to potrebno za Vašo evidenco po GDPR (lekcija 9.3).

V praksi: tako je videti pri enem ponudniku

V priročniku DirectAdmin podjetja WebOké je zaključek opisan v štirih korakih: pravilna nastavitev MX (pri domeni, ki se seli k WebOké, je ta takoj pravilno nastavljena), ponovno kopiranje en dan kasneje, nastavitev naprav kot nov račun in odstranitev starega računa ter odpoved šele po nekaj tednih. Posredovanja, samodejne odzivnike in sporočila o dopustu nastavite v DirectAdmin pod Upravitelj e-pošte. Priročnik WebOké vsebuje članek Pošta ne prispe: preverite sami. Pri drugih ponudnikih se deli imenujejo drugače, vendar je vrstni red enak.

Povzetek

• Nekaj dni po preklopu pošta še vedno prihaja tudi na staro mesto; stari poštni predal pustite odprt in še enkrat kopirajte.
• Preverite s testnimi sporočili: prejemanje, pošiljanje (spf, dkim in dmarc pass v glavah sporočil) ter obrazce na Vašem spletnem mestu.
• Na vsaki napravi dodajte nov poštni predal kot nov račun in odstranite starega; pozabljeni stari računi povzročajo upočasnitev.
• Vzdevke, skupne poštne predale, skupine, pravila, podpise in samodejne odzivnike znova nastavite.
• Zaključite z zadnjo kopijo, izvozom arhiva, čiščenjem DNS, preklicem dovoljenj in šele nato odpovejo naročnine.

Kviz

Naloga

Naloga A4.4: Je prehod zaključen? To preverjanje izvedite nekaj tednov po preklopu. Program primerja Vaše poštne zapise s tistim, kar je prej zaznal pri Vas (pri nalogah iz lekcije 4.1 ali 4.3): starega ponudnika ne sme biti več v MX, stari include mora biti odstranjen iz zapisa SPF, obstajati pa mora tudi zapis DMARC.

Naloga E4.4: Testni krog in seznam za zaključek. Izvedite tri testna sporočila iz te lekcije in vnesite rezultat. Nato dokončajte seznam za zaključek in označite, kaj je opravljeno.

Za dodatno branje

Koraki v teh člankih veljajo za storitve podjetja WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik DirectAdmin 10.4: Po selitvi: zapisi MX in Vaše naprave
• Priročnik DirectAdmin 8.1: Vse nastavitve na enem mestu: strežniki, vrata in varnost
• Priročnik DirectAdmin 8.8: Pošiljanje ali prejemanje e-pošte ne deluje: tako to odpravite
• Priročnik DirectAdmin 7.5: Posredniki: preusmerjanje e-pošte na drug naslov
• Priročnik WebOké 7.4: Pošta ne prispe: samostojno preverjanje
• Priročnik WebOké 13.6: Ali je moj naslov IP blokiran? Sami sprostite svoj naslov IP
• Prejeli ste e-pošto med postopkom prenosa Vašega domenskega imena
• Nizozemska davčna uprava (Belastingdienst): zakonski rok hrambe poslovne dokumentacije (praviloma 7 let, na Nizozemskem)