Preštejte podatke, uporabnike in lastništvo

Modul 3: Popis stanja in načrtovanje · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali ugotoviti obseg Vaših podatkov po storitvi in po uporabniku, določiti, kdo je lastnik katerih podatkov, in vnaprej pospraviti podatke, da bo prehod hitrejši in varnejši.

Ključni pojmi: poraba shrambe, velikost poštnega predala, osebna shramba, skupni pogon ali ekipno mesto, zunanja souporaba, licenca, aktivni uporabnik, lastnik podatkov, skrbnik, pospravljanje, zakonska obveznost hrambe

Zakaj šteti?

S popisom iz lekcije 3.1 veste, kaj imate. Zdaj želite vedeti koliko in od koga. Za to obstajajo trije razlogi:

1. Ali bo prostora dovolj? Vaš novi paket mora biti dovolj velik, tudi za rast v prihodnjih letih.
2. Koliko časa bo trajalo? Kopiranje pošte in datotek poteka z določeno hitrostjo. Kopiranje nekaj deset gigabajtov traja ure do dni, poštni predal s sto tisoč sporočili pa zahteva več časa kot predal z desetimi velikimi prilogami.
3. Kdo odloča? Pri vsaki mapi in vsakem poštnem predalu mora nekdo povedati: to gre zraven, to lahko odpade.

Shramba po storitvi in po uporabniku

Velike oblačne storitve v upravljavskem portalu prikazujejo, koliko shrambe je porabljene, običajno razčlenjeno na pošto, datoteke in fotografije, ter po uporabnikih. Pri Google Workspace in Microsoft 365 to najdete v skrbniškem okolju pri poročilih ali pregledu porabe shrambe; natančna imena menijev se redno spreminjajo, zato v pomoči svoje storitve poiščite "storage usage" ali "poraba shrambe".

Za vsakega uporabnika zabeležite:

Poglejte tudi zadnjo prijavo. Računi, ki že mesece niso bili uporabljeni, pogosto pripadajo osebam, ki so odšle. Teh ne prenesete kot navaden račun, ampak podatke arhivirate ali jih predate kolegu.

Nimate skrbniškega portala, na primer ker ima vsak svoj ločen brezplačen poštni predal? Potem vsak sam preveri: v nastavitvah pošte ali shrambe je razvidno, koliko prostora je porabljenega.

Skupna shramba pripada organizaciji

Pri večini storitev obstaja razlika med:

• osebno shrambo: datoteke ene osebe, tudi če jih deli z drugimi. Pri Googlu se to imenuje "Moj Disk", pri Microsoftu OneDrive.
• skupno shrambo ekipe ali organizacije: pri Googlu skupni pogon, pri Microsoftu ekipno mesto v SharePointu ali datoteke v kanalu Teams.

Ta razlika je pomembna. Datoteka v osebni shrambi kolega izgine, ko je njegov račun ukinjen, tudi če jo je uporabljala cela ekipa. Datoteka v skupni shrambi ostane. Pri selitvi želite, da skupne datoteke v novi storitvi prav tako pridejo v skupno shrambo: pri Nextcloud na primer v ekipno mapo (lekcija 6.2).

Zato za vsako pomembno mapo preverite, kje se trenutno nahaja. Pogosto se izkaže, da je mapa "Stranke" pravzaprav v osebnem Disku lastnika pekarne in je deljena z vsemi. V tem primeru je ta oseba lastnik in mora mapo sam izvoziti, ali pa mora skrbnik najprej prenesti lastništvo.

Zunanje souporabe

Primer je zunanje souporabe datoteka ali mapa, ki jo Vi delite z nekom zunaj Vaše organizacije, ali javna povezava. Te pri selitvi skoraj nikoli ne gredo zraven: povezava deluje le pri stari storitvi. Zato zabeležite:

• katere mape so deljene s strankami, dobavitelji ali računovodjo;
• katere javne povezave obstajajo in ali so še potrebne;
• kaj je deljeno z Vami: mape drugih oseb, ki jih vidite v svojem Disku, niso v Vaši shrambi in zato ne gredo zraven.

Zadnja točka pogosto preseneti ljudi. "V souporabi z mano" ni lastna kopija. Če želite nekaj obdržati, naredite lastno kopijo ali prosite lastnika.

Pospravljanje pred selitvijo

Orodja za selitev prenesejo vse, kar jim date. Kar ne želite obdržati, je bolje vnaprej izbrisati. Predhodno pospravljanje:

• pospeši kopiranje;
• olajša naknadno preverjanje (manj za šteti);
• zmanjša tveganje: podatki, ki jih nimate, tudi ne morejo uhajati.

Ne zavrzite pa ničesar, kar morate hraniti. Za davčni organ na Nizozemskem na splošno velja zakonska obveznost hrambe poslovne dokumentacije sedem let (člen 52, četrti odstavek, nizozemskega splošnega zakona o državnih davkih, Algemene wet inzake rijksbelastingen), za nekatere podatke, na primer o nepremičninah, pa deset let. Za kadrovske in medicinske podatke veljajo drugi roki. Pri Vas lahko veljajo drugačni roki hrambe, zato se v dvomu obrnite na svojega računovodjo ali pravnika. Kar morate hraniti, a tega ne uporabljate vsak dan, lahko tudi arhivirate: shranite ločeno, na primer v arhivsko mapo z omejenim dostopom.

In obratno: osebnih podatkov, ki jih ne potrebujete več, po GDPR ravno ne smete več hraniti (načelo omejitve shranjevanja, člen 5(1)(e)). Selitev je dobra priložnost, da to pospravite.

Koliko časa traja kopiranje?

Groba ocena pomaga pri načrtovanju (lekcija 3.3). Hitrost je odvisna od stare storitve (ki pogosto omejuje število zahtevkov na minuto), nove storitve in števila datotek. Pri načrtovanju računajte z rezervo:

• veliko majhnih datotek ali sporočil gre počasneje kot malo velikih;
• prvo kopiranje velikega poštnega predala lahko traja noč ali dlje; drugi krog (samo nova sporočila) poteka hitro;
• naredite poskus z enim poštnim predalom in eno mapo ter na podlagi tega preračunajte preostalo.

Licence in uporabniki

Preštejte tudi licence: koliko uporabnikov, katere vrste (na primer z ali brez pisarniškega paketa) in do kdaj veljajo. Pri novi storitvi za vsako osebo izberete, kaj potrebuje. Ne potrebuje vsak spletnega pisarniškega paketa ali video klicev.

Zabeležite tudi, kdo bo skrbnik. Skrbnik ustvarja račune in nastavlja pravice. To je nekaj drugega kot lastnik podatkov: kolega, čigar poštni predal je. Dobro pravilo: vsaj dva skrbnika, skrbniki pa ne gledajo v podatke drugih, razen če je to dogovorjeno (lekcija 7.3).

V praksi: tako je videti pri ponudniku

V WebOké Nextcloud vidite svojo shrambo na dveh mestih: spodaj levo v aplikaciji Datoteke za sebe, in kot skrbnik v Moj WebOké za celoten paket. Datoteke v ekipni mapi se ne štejejo pri eni osebi, datoteke, ki jih nekdo deli z Vami, pa se štejejo pri lastniku. Uporabnike ustvarite v Upravljanju uporabnikov, kjer vidite tudi zadnjo prijavo. Pri drugih ponudnikih so ti pregledi na drugem mestu, vendar je načelo enako.

Povzetek

• Za vsako storitev in vsakega uporabnika preštejte, koliko pošte in datotek je, ter poglejte zadnjo prijavo.
• Skupna shramba (skupni pogon, ekipno mesto) pripada organizaciji; osebna shramba izgine skupaj z računom.
• Zunanje souporabe in "V souporabi z mano" ne gredo zraven: zabeležite jih.
• Vnaprej pospravite, a spoštujte zakonske obveznosti hrambe; arhivirajte, kar morate hraniti.
• Zabeležite licence, skrbnike in lastnike podatkov; vsaj dva skrbnika.

Kviz

Naloga

Naloga E3.2: Številke Vaše organizacije. Za vsakega uporabnika poiščite porabo shrambe za pošto in datoteke, zadnjo prijavo in ali račun gre zraven. Za tri najpomembnejše skupne mape ugotovite, ali so v osebni ali skupni shrambi, in kdo je lastnik. Zabeležite zunanje souporabe, ki so še potrebne.

Za dodatno branje

Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik za Nextcloud 6.4: Ogled shrambe: kaj se šteje in kaj ne
• Priročnik za Nextcloud 14.2: Ustvarjanje, urejanje, onemogočanje in brisanje uporabnikov
• Priročnik za Nextcloud 5.10: Prenos lastništva, ko sodelavec odide
• Priročnik za Nextcloud 14.7: Pravice: kdo upravlja kaj v Vašem Nextcloud?
• GDPR, člen 5(1)(e) (omejitev shranjevanja); nizozemski davčni organ (Belastingdienst), zakonska obveznost hrambe dokumentacije (velja za Nizozemsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren