Modul 3 · 3.1
Popis Vaših trenutnih storitev
Modul 3: Popis stanja in načrtovanje · Čas branja: 11 minut
Cilj lekcije: Po tej lekciji boste znali izdelati popoln popis svojih trenutnih oblačnih storitev, vključno s povezavami in uporabo, ki je ne vidite neposredno.
Ključni pojmi: popis, sestavni del, trenutna storitev, namen, lastnik, prednost, senčna IT, povezava, enkratna prijava (SSO), skupni poštni predal, vzdevek, distribucijski seznam, zapis za preverjanje
Zakaj najprej popis?
Prehod redko spodleti pri velikem delu. Kopiranje pošte in prenos datotek navadno uspeta. Spodleti pri stvareh, ki si jih nihče ni zapisal: obrazec za stik na spletni strani, ki nenadoma ne pošilja več pošte, skener, ki skenira v ukinjen poštni predal, sodelavec, ki je seznam strank vodil v zasebnem Dropboxu.
Popis je seznam vsega, kar trenutno počnete v oblaku: katera storitev, kateri podatki, kdo je lastnik, kaj se bo z njimi zgodilo in kako pomembno je to. Izdelava traja nekaj ur, prihrani pa Vam lahko več dni.
Pekarna De Korrel je začela z osmimi polji. Po krogu po sodelavcih jih je bilo trinajst.
Osem sestavnih delov
Začnite s temi osmimi. Vsi se bodo pojavili tudi v preostanku tečaja.
| Sestavni del | Kaj zapišete | Kje to najdete |
|---|---|---|
| Elektronska pošta | Domene, poštni predali, vzdevki, skupni poštni predali, distribucijski seznami (skupinski naslovi), preusmeritve, skupna velikost | Skrbniški portal Vaše poštne storitve, DNS (zapisi MX) |
| Koledar | Osebni koledarji, skupni koledarji, koledarji prostorov in naprav, naročnine na zunanje koledarje | Nastavitve koledarja, skrbniški portal |
| Stiki | Osebni imeniki, skupni imeniki, seznam organizacije | Aplikacija Stiki, skrbniški portal |
| Datoteke | Osebna shramba vsake osebe, skupne mape ali skupni pogoni, zunanje delitve, skupna velikost | Pregled shrambe v skrbniškem portalu (lekcija 3.2) |
| Dokumenti | Kateri pisarniški paket, katere datoteke z makri, predloge, obrazci, lastni formati (dokumenti Google) | Shramba datotek, pogovori s sodelavci |
| Klepet in sestanki | Storitev za klepet, kanali, storitev za sestanke, kdo ima sestanke z zunanjimi osebami | Pregled licenc, sodelavci |
| Gesla | Kje so gesla trenutno shranjena: upravitelj gesel, brskalnik, listki, preglednica | Sodelavci, nastavitve brskalnika |
| Varnostne kopije | Kaj se zdaj varnostno kopira, kdo to počne, kam, in ali je bila obnovitev kdaj testirana | Skrbnik, storitev za varnostno kopiranje |
Kar ne vidite takoj: povezave
To je najpomembnejši del popisa. Povezava je vse, kar je zunaj Vaše oblačne storitve, a je od nje odvisno. Poiščite jih na teh mestih:
- Enkratna prijava (SSO). Aplikacije, v katere se prijavljate z računom Google ali Microsoft. V varnostnih nastavitvah vsakega računa je seznam aplikacij z dostopom. Preverite ga pri nekaj sodelavcih, ne samo pri sebi.
- Vaša spletna stran. Obrazci za stik in spletne trgovine pošiljajo pošto. Prek katerega strežnika? S katerim naslovom?
- Naprave. Skenerji in večfunkcijski tiskalniki, ki skenirajo v pošto ali v mapo. Blagajne, alarmni sistemi ali druge naprave, ki pošiljajo pošto.
- Druga programska oprema. Računovodstvo, CRM, načrtovanje, storitev za novičnik. Ali pošiljajo pošto v imenu Vaše domene? Ali pridobivajo datoteke iz Vaše shrambe?
- DNS Vaše domene. Tam vidite, kdo sme pošiljati pošto v imenu Vaše domene (SPF), katere storitve so nastavile zapis za preverjanje (zapisi TXT, kot sta
google-site-verification=aliMS=) in ali obstajajo zapisi DKIM drugih storitev. Naloga A2.1 iz prejšnjega modula je to že raziskala za Vas. - Telefoni in prenosniki. Katere aplikacije se usklajujejo s staro storitvijo? Vse te bo treba kasneje preklopiti (lekcija 7.2).
Senčna IT: kaj sodelavci uredijo sami
Senčna IT je programska oprema ali shramba, ki jo sodelavci uporabljajo sami, ne da bi to organizacija uredila: brezplačen Dropbox, skupina WhatsApp s strankami, zasebni Gmail za novičnik, spletni koledar. Večinoma ni slabega namena: nekdo je rešil težavo.
Za prehod je senčna IT pomembna iz dveh razlogov. V njej so pogosto podatki organizacije, ki jih je treba prenesti. In če tega ne vprašate, bo po prehodu preprosto ostala, zunaj Vaše nove evropske ureditve.
Zato to vprašajte na način, da ljudje odgovorijo pošteno. Ne "kdo uporablja nedovoljene storitve?", temveč: "Prehajamo na novo storitev in nočemo, da bi kdo kaj izgubil. Katere programe, strani in aplikacije uporabljate za svoje delo, tudi če ste jih uredili sami?" Kratek seznam s primeri ljudem pomaga, da se spomnijo.
Na vrstico: pet polj
Za vsako vrstico v popisu zapišite pet stvari:
- Trenutna storitev: na primer "Gmail prek Google Workspace".
- Velikost: čim bolj konkretno, na primer "12 poštnih predalov, skupaj 38 GB" ali "3 skupni koledarji".
- Lastnik: kdo o tem odloča in ve, kako deluje? To je oseba z imenom, ne "vsi".
- Cilj: kaj se bo s tem zgodilo? Prenos na novo storitev, ukinitev, arhiviranje ali začasna ohranitev.
- Prednost: visoka (brez tega organizacija ne more delovati), srednja ali nizka.
Primer nekaj vrstic pri pekarni:
| Sestavni del | Trenutna storitev | Velikost | Lastnik | Cilj | Prednost |
|---|---|---|---|---|---|
| Elektronska pošta | Google Workspace, example.com | 12 poštnih predalov, 38 GB; vzdevek bestellingen@ | Sanne (pisarna) | Prenos na evropsko poštno storitev | visoka |
| Datoteke | Google Drive, 1 skupni pogon "Recepti" | 64 GB, 4 zunanje delitve | Sanne | Prenos v skupinsko mapo | visoka |
| Povezava | Obrazec za naročila na spletni strani | pošilja na bestellingen@ | izdelovalec spletne strani | Prilagoditev nastavitve SMTP | visoka |
| Povezava | Blagajniški sistem, prijava z Google | 5 računov | Mo (poslovalnica) | Izdelava lastne prijave | visoka |
| Povezava | Skener v pisarni | skenira na scan@ | Sanne | Novi podatki SMTP | srednja |
| Senčna IT | Dropbox pekarja (zasebni) | recepti, 2 GB | Jeroen | Prenos v skupinsko mapo, nato odpoved | srednja |
Pasti
- Pogled samo na lasten račun. Skrbnik samodejno ne vidi, katere aplikacije je navaden uporabnik povezal s svojim računom. Preverite pri več ljudeh.
- Pozabljeni skupni poštni predali.
info@,facturen@inbestellingen@pogosto niso lasten poštni predal, temveč vzdevek, skupni poštni predal ali skupina. Pri prehodu mora vsak od teh pravilno priti nazaj (lekcija 4.4). - Štetje licenc namesto dejanske uporabe. Dvanajst licenc ne pomeni, da je dvanajst ljudi dejansko aktivnih. Preverite zadnjo prijavo.
- Brez lastnika. Vrstica brez lastnika ne bo urejena.
- Popis se ne posodablja. Kar odkrijete med selitvijo, vseeno dodajte vanj.
V praksi: tako je videti pri ponudniku
Pri prehodu na Nextcloud podjetja WebOké in paket e-pošte WebOké popis takoj postane Vaš seznam opravil: za vsak sestavni del v navodilih piše, katero orodje uporabite (na primer orodje za uvoz za Google, Gegevensmigratie za OneDrive, Orodje za selitev e-pošte za pošto) in v kakšnem vrstnem redu. Pri drugih evropskih ponudnikih se orodje imenuje drugače, popis pa je povsem enak: nanaša se na Vašo organizacijo, ne na ponudnika.
Povzetek
- Popis preprečuje, da bi pri prehodu pozabili na stvari, ki si jih nihče ni zapisal.
- Začnite z osmimi sestavnimi deli: elektronska pošta, koledar, stiki, datoteke, dokumenti, klepet in sestanki, gesla, varnostne kopije.
- Poiščite povezave: enkratna prijava, spletna stran, naprave, druga programska oprema, zapisi DNS, telefoni.
- Sodelavce vprašajte o senčni IT na način, da odgovorijo pošteno.
- Vsaka vrstica dobi trenutno storitev, velikost, lastnika, cilj in prednost.
Kviz
Naloga
Naloga A3.1: Je Vaš popis popoln? Izpolnite obrazec popisa za svojo organizacijo (ali za lastno zasebno uporabo). Program bo preveril, ali so vseh osem sestavnih delov vključenih, ali ste našli vsaj tri povezave in ali ima vsaka vrstica trenutno storitev, velikost, lastnika, cilj in prednost.
Naloga E3.1: Obhod po sodelavcih. Vprašajte vsaj tri osebe (ali, če delate sami, preglejte svoje naprave), katere programe, strani in aplikacije uporabljajo za svoje delo. Zapišite, česa še niste imeli na svojem seznamu in kaj ste se iz tega naučili.
Naloga E3.1: Obhod po sodelavcih
Vprašajte vsaj tri sodelavce (ali preglejte svoje lastne naprave in brskalnik): "Prehajamo na novo storitev in nočemo, da bi kdorkoli kaj izgubil. Katere programe, spletna mesta in aplikacije uporabljate za svoje delo, tudi če ste jih uredili sami?" Predloga za A3.1 je na voljo pri tej nalogi.
Vaše kljukice in zapiski ostanejo samo v tem brskalniku, nikamor jih ne pošiljamo. Če ste prijavljeni, v Moji tečaji shranimo samo podatek, da ste nalogo opravili.
Za nadaljnje branje
Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.