Uvoz, izvoz in selitev

Modul 7: Vaš imenik · Čas branja: 9 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali svoje stike kot datoteko prenesti v spletno pošto in iz nje, premišljeno izbrali med vCard in CSV ter preprečili dvojnike in izgubljene skupine.

Ključni pojmi: vCard (.vcf), CSV, povezovanje polj, skupinska dodelitev (CATEGORIES), dvojniki, Zamenjaj celoten imenik, varnostna kopija, CardDAV

Vaš imenik se ne preseli sam

Ko pošto selite od enega ponudnika k drugemu, se sporočila in mape običajno preselijo z njo: shranjeni so na strežniku IMAP in orodje za selitev jih prekopira. Vaš imenik pa je shranjen drugje. V spletni pošti je to ločen seznam, ki pripada spletni pošti, ne Vašemu poštnemu predalu. Selitev pošte ga torej ne prenese. Enako velja v obratni smeri: kdor z Gmaila ali Outlooka preide na nov poštni predal, pusti svoje stike za sabo, dokler jih sam ne prenese.

Prenos poteka z datoteko. Iz starega programa izvozite, dobite datoteko in to datoteko uvozite v novega. Pogosto boste naleteli na dve vrsti datotek.

vCard: vizitka

vCard je besedilna datoteka s pripono .vcf. Vsaka vizitka se začne z BEGIN:VCARD in konča z END:VCARD. Vmes je v vsaki vrstici en podatek, pred njim pa stalno ime. Tako je videti Ahmedova vizitka:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARD

• VERSION pove, za katero različico formata gre. Različica 4.0 je opisana v RFC 6350; različica 3.0 je starejša, vendar jo še skoraj vsak program uporablja in bere. Spletna pošta izvaža v različici 3.0.
• FN je polno ime, kot ga vidite, N pa ime, razdeljeno na dele (priimek, ime).
• EMAIL, TEL in ORG so samoumevni. Vizitka ima lahko več naslovov in številk.
• CATEGORIES je vrstica za skupine. Če je Ahmed v Vaši skupini "Klanten" (Stranke), spletna pošta to ob izvozu zapiše sem.

Ena datoteka .vcf lahko vsebuje eno vizitko ali več sto zaporednih. Prednost formata vCard: pomen vsakega polja je določen. Programu ni treba ugibati, kaj je telefonska številka.

CSV: tabela brez dogovorov

CSV (comma-separated values) je tabela v obliki besedila: prva vrstica vsebuje imena stolpcev, vsaka naslednja vrstica je ena oseba, vmes pa so vejice ali podpičja. Odprete jo lahko v preglednici. To je priročno za čiščenje seznama, ima pa slabost: za stolpce ni stalnega dogovora. Google stolpec poimenuje drugače kot Outlook, Outlook v slovenščini pa spet drugače kot Outlook v angleščini.

Zato mora spletna pošta pri datoteki CSV stolpce povezati s svojimi polji. Če stolpca ne prepozna, Vas vpraša, kateri stolpec sodi h kateremu polju. To povezavo natančno preverite. Klasična napaka: stolpec s službenim naslovom ni povezan in dobite sto stikov brez e-poštnega naslova.

Še dve pasti pri CSV:

• Čudni znaki. Če po uvozu vidite "Müller" namesto "Müller", datoteka ni bila shranjena v UTF-8. V preglednici jo znova shranite kot CSV v UTF-8 in jo uvozite še enkrat.
• Ločilo. Preglednice z jezikovnimi nastavitvami, v katerih je decimalno ločilo vejica (na primer nizozemske ali slovenske), pogosto uporabljajo podpičje. Če je vse v enem stolpcu, je program napačno prebral ločilo.

Če lahko izbirate, izberite vCard. Google Stiki, Outlook in Apple Stiki lahko vsi izvažajo kot vCard ali kot CSV.

Uvoz brez škode

Pri Stiki > Uvozi izberete datoteko. Pod njo sta dve izbiri, ki odločata, ali bo uvoz urejen ali bo imenik zmešnjava.

Vnesi skupinske zadolžitve določa, kaj spletna pošta naredi s skupinami iz datoteke (z vrsticami CATEGORIES):

Zamenjaj celoten imenik najprej izbriše vse, kar je v imeniku, in na to mesto postavi vsebino datoteke. To je primerno le, če datoteka res vsebuje vse, kar želite obdržati. Privzeto naj bo ta možnost izklopljena.

In kaj je z dvojniki? Če že obstaja stik z enakim e-poštnim naslovom in enakim imenom, ga spletna pošta pri uvozu preskoči. Če je ime zapisano drugače ("Ahmed Benali" v primerjavi z "A. Benali"), ga ne prepozna kot dvojnik in oseba se pojavi dvakrat. Če torej isto datoteko pomotoma uvozite dvakrat, ni hudega. Če uvažate iz dveh virov z različnimi zapisi, po uvozu počistite.

Primer. Sanne prehaja s starega poštnega programa. Tam izvozi svoje stike kot vCard, 212 vizitk. Uvozi jih z "Vse (ustvari skupine, če je potrebno)" in pusti "Zamenjaj celoten imenik" izklopljeno. Nato znova vidi svoji stari skupini "Klanten" (Stranke) in "Leveranciers" (Dobavitelji) ter poišče nekaj imen, ki jih je imela v obeh programih, da odstrani dvojnike.

Če vizitko prejmete kot prilogo v sporočilu, je ni treba najprej shraniti: spletna pošta pri prilogi .vcf prikaže gumb, s katerim jo dodate v svoj imenik.

Izvoz kot varnostna kopija

Izvozite pri Stiki > Izvozi. Dobite eno datoteko .vcf z vsemi svojimi stiki; s puščico zraven izbirate med Izvozi vse in Izvozi označeno (samo izbrane stike). Če so Vaši stiki v skupinah, so te v datoteki zapisane kot CATEGORIES. Datoteko odprite v urejevalniku besedila in jo preverite: če vidite imena skupin, se bodo pri uvozu znova prenesla.

Izvoz je tudi Vaša varnostna kopija. Vaša pošta je na strežniku, ki dela varnostne kopije, imenik pa izbrišete z enim napačnim klikom na Zamenjaj celoten imenik. Izvoz nekajkrat na leto, shranjen na varnem mestu, vzame minuto. Pomnite pa: takšna datoteka vsebuje osebne podatke. Ne puščajte je kar tako v mapi Prenosi ali v deljeni mapi.

Imenik v telefonu je drug imenik

Stiki v Vašem telefonu in imenik v spletni pošti sta dva ločena seznama. Nov stik v telefonu se ne prikaže samodejno v spletni pošti in obratno. Vaš poštni program prek IMAP prenaša samo pošto, ne stikov.

Če želite en imenik na vseh svojih napravah, potrebujete CardDAV: standard za usklajevanje stikov med strežnikom in Vašimi napravami. To zna na primer Nextcloud, podpirajo pa ga tudi telefoni in poštni programi. Spletna pošta WebOké se s CardDAV ne usklajuje; tam uporabljate uvoz in izvoz. Zato izberite eno mesto kot vir resnice in od tam občasno prenesite izvoz.

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Uvozi in Izvozi sta na vrhu pri Stiki. Uvozite lahko datoteko .vcf ali CSV. Postopek po korakih je opisan v priročniku za Roundcube (8.3). V drugi spletni pošti deluje podobno: tudi Gmail in Outlook.com imata pri stikih uvoz in izvoz, običajno z enakima vrstama datotek.

Povzetek

• Vaš imenik se pri selitvi pošte ne preseli sam: prenesite ga z izvozom in uvozom.
• vCard (.vcf) ima stalna polja in skupine kot CATEGORIES; CSV je tabela, katere stolpce morate povezati s polji.
• Zamenjaj celoten imenik pustite izklopljeno, pri skupinah pa premišljeno izberite Brez, Vse ali Samo za obstoječe skupine.
• Dvojnike spletna pošta prepozna le pri enakem naslovu in enakem imenu; po uvozu počistite.
• Izvoz je Vaša varnostna kopija in vsebuje osebne podatke; imenik v telefonu je drug seznam.

Kviz

Naloga

Naloga A7.2: Pregled Vašega imenika. V spletni pošti izvozite svoj imenik (Stiki > Izvozi; dobite datoteko .vcf) in jo naložite. Če imate še malo stikov, jih najprej ustvarite vsaj tri in vsaj enega dodajte v skupino. Program datoteko prebere samo v pomnilniku in ničesar ne shrani. Preveri: ali so vsaj 3 vizitke; ali je različica 3.0 ali 4.0; ali ima vsaka vizitka ime (FN) in e-poštni naslov; ali ni dvojnikov (enak e-poštni naslov na dveh vizitkah); in ali obstaja vsaj ena skupina (CATEGORIES, sicer oranžno). Vidite samo števila, na primer "24 vizitk, 2 brez e-poštnega naslova, 1 dvojnik", nikoli imen ali naslovov. Zeleno, če je vse v redu; oranžno, če skupina manjka, če so vizitke brez imena ali e-poštnega naslova ali če so dvojniki; rdeče pri manj kot 3 vizitkah ali neznani različici.

Za nadaljnje branje

Kjer so opisani koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugi spletni pošti deluje podobno.

• Roundcube Webmail 8.3: Uvoz in izvoz stikov
• Roundcube Webmail 8.2: Ustvarjanje skupin
• Obnovitev poštnega predala ali izbrisanih e-poštnih sporočil iz varnostne kopije
• RFC 6350, vCard Format Specification (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Prenos Vašega imenika iz Gmaila ali Outlooka v spletno pošto