Priponke in velike datoteke

Modul 3: Pisanje e-pošte · Čas branja: 11 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali izračunati, ali datoteke gredo v eno sporočilo, razumeli boste, zakaj se priponka pri pošiljanju poveča, in pri velikih datotekah boste izbrali pravo pot: pomanjšanje, pretvorbo ali povezavo za deljenje.

Ključni pojmi: MIME, base64, omejitev velikosti sporočila, največja velikost priponke, prejemni strežnik, povezava za deljenje, datum poteka, pdf, pomanjšanje fotografije, opozorilo za priponke, vCard

Priponka je postala besedilo

E-pošta je bila nekoč zasnovana za navadno besedilo. Fotografija, pdf ali preglednica je sestavljena iz poljubnih bajtov, ki jih ni mogoče kar tako poslati. Zato obstaja MIME: dogovor, ki sporočilo razdeli na dele, pri čemer ima vsak del glavo, ki pove, kaj je (na primer Content-Type: application/pdf) in kako je zapakiran. Za datoteke je ta embalaža skoraj vedno base64.

Base64 vsake 3 bajte Vaše datoteke pretvori v 4 berljive znake (RFC 2045). Rezultat je torej približno za tretjino večji od izvirnika. Fotografija velikosti 3 MB v sporočilu zasede približno 4 MB. Tako je videti začetek takšne priponke, ko si ogledate izvorno kodo sporočila:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Vsaka vrstica te zmešnjave je delček Vašega pdf-ja. Prejemnik od tega ne vidi ničesar: njegov poštni program to pretvori nazaj v izvirno datoteko.

Računanje: ali gre v eno sporočilo?

Vsak poštni strežnik ima omejitev velikosti sporočila: največje sporočilo, ki ga sprejme, merjeno po pakiranju. Pri WebOké je to 50 MB na sporočilo, na vseh poštnih strežnikih. Ker base64 vse poveča za tretjino, gre v eno sporočilo približno 36 MB priponk. To številko vidite tudi v spletni pošti kot največjo velikost datoteke pri dodajanju.

Osnovno pravilo, po katerem lahko računate sami:

1. Seštejte velikost vseh priponk.
2. Če je to več kot približno 36 MB, pri WebOké ne gre v eno sporočilo.
3. Če je manj, gre na Vaš strežnik. A to je šele polovica zgodbe.

Druga polovica je prejemni strežnik. Tudi ta ima omejitev velikosti sporočila, ki je pogosto nižja od 50 MB. Mnoge storitve sprejemajo sporočila do približno 20 do 25 MB, vendar se to razlikuje od storitve do storitve in se lahko spremeni. Če je Vaše sporočilo za prejemnika preveliko, prejmete sporočilo o napaki, pogosto s kodo, kot je 552, ali z besedami "message too big" ali "message size exceeds". Vaše sporočilo je bilo takrat sicer poslano, vendar ni prispelo.

Zato drugo, previdnejše pravilo: pri več kot 15 do 20 MB priponk za nekoga zunaj Vaše organizacije raje izberite povezavo za deljenje. Tako Vam ni treba ugibati.

Pomislite tudi na to: sporočilo z velikimi priponkami bo shranjeno v Vaši mapi Poslano in v poštnem predalu prejemnika. Pri obeh se šteje v prostor za shranjevanje (lekcija 5.4). Če isto datoteko velikosti 20 MB pošljete petim osebam, je shranjena petkrat pri prejemnikih in enkrat pri Vas.

Pomanjšanje: najprej največji prihranek

Preden ustvarite povezavo za deljenje, preverite, ali lahko datoteko pomanjšate. Vse datoteke niso enako velike glede na to, kar vsebujejo.

• Fotografije s telefona ali fotoaparata imajo pogosto več MB na posnetek, ker so shranjene v polni ločljivosti. Za zaslon zadošča le delček tega. Če fotografijo pomanjšate na primer na širino 2000 pikslov, je običajno večkrat manjša, na zaslonu pa razlike ne opazite. To je skoraj vedno največji prihranek.
• Dokumenti: ponudba v obliki .docx je lahko velika zaradi vstavljenih slik in je pri prejemniku včasih videti drugače. Pdf je pogosto manjši, je povsod videti enako in ga ni mogoče pomotoma spremeniti.
• Skenirani dokumenti so slike. Skenirajte v nižji ločljivosti ali črno-belo, če barve ne potrebujete.
• Stiskanje v zip pomaga pri besedilnih datotekah in preglednicah, pri fotografijah, videu in pdf-jih pa skoraj nič: ti so že stisnjeni.

Pri videu pomanjšanje pogosto ne zadošča. Posnetek, dolg nekaj minut, je hitro večji od 36 MB. Takrat je povezava za deljenje edina dobra pot.

Povezava za deljenje: datoteka ostane, potuje povezava

S povezavo za deljenje datoteko shranite v spletno shrambo, kot je Nextcloud ali drug oblak, in pošljete le povezavo. Sporočilo ostane majhno, prejemnik datoteko prenese, kadar želi, Vi pa lahko povezavo pozneje prekličete.

Dobra povezava za deljenje ima:

• datum poteka, da datoteka ne ostane leta javno dostopna;
• geslo pri zaupnih datotekah, ki ga sporočite po drugem kanalu (SMS ali telefon), ne v istem sporočilu;
• samo branje, razen če mora druga oseba res nekaj naložiti nazaj.

Past: povezava za deljenje brez gesla deluje za vsakogar, ki ima povezavo. Če prejemnik Vaše sporočilo posreduje naprej, lahko do datoteke dostopa tudi naslednji prejemnik. Pri osebnih podatkih ali ponudbah geslo in datum poteka torej nista razkošje.

Druga past: nekateri prejemniki povezavam ne zaupajo, kar je po vsem lažnem predstavljanju upravičeno (lekcija 2.4). Zato v sporočilu napišite, kaj lahko pričakujejo: "Prejeli boste povezavo do našega Nextclouda, datoteka se imenuje foto's-bruiloft.zip, povezava pa deluje do 1. junija."

Pozabljene priponke in vizitka

Kdo še ni napisal "glejte priponko" in nato ničesar pripel? Spletna pošta Vas lahko opozori: z možnostjo Opozorilo za dodajanje priponk ob kliku na Pošlji preveri, ali Vaše besedilo vsebuje besede, kot je "priponka", priponke pa ni. To opozorilo je privzeto izklopljeno; vklopite ga v Nastavitve > Sestavljanje sporočil.

S Pripni vCard pošljete stik iz svojega imenika kot vizitko (datoteko .vcf). Prejemnik jo z enim klikom shrani v svoj imenik. To je priročno, ko želite nekomu posredovati podatke sodelavca ali dobavitelja. Več o vCard v lekciji 7.2.

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Na zaslonu Sestavi sporočilo priponko dodate z gumbom Pripni zgoraj ali s Pripni datoteko na desni, lahko pa datoteko povlečete v polje na desni. Tam vidite tudi največjo velikost datoteke. Opozorilo za pozabljene priponke najdete v Nastavitve > Sestavljanje sporočil. Korake opisuje priročnik za Roundcube. V drugi spletni pošti deluje podobno, vendar se omejitev na sporočilo razlikuje od ponudnika do ponudnika.

Povzetek

• Priponke se z base64 zapakirajo kot besedilo in zato postanejo približno za tretjino večje (3 bajti postanejo 4 znaki).
• Pri WebOké je sporočilo lahko veliko 50 MB; to je približno 36 MB priponk.
• Prejemni strežniki pogosto sprejmejo manj; pri velikih datotekah za zunanje prejemnike raje uporabite povezavo za deljenje.
• Najprej pomanjšajte fotografije in pretvorite dokumente v pdf; stiskanje v zip pri fotografijah in videu ne pomaga.
• Povezava za deljenje dobi datum poteka, pri zaupnih datotekah pa še geslo, ki ga sporočite po drugem kanalu.

Kviz

Naloga

Naloga A3.3: Ali gre v eno sporočilo? Izhajajte iz osnovnega pravila pri WebOké: približno 36 MB priponk gre v eno sporočilo velikosti 50 MB, ker base64 vse poveča za približno tretjino. Pri situacijah od 1 do 3 izberite "gre" ali "ne gre, povezava za deljenje". (1) Sanne pošlje Ahmedu dva pdf-ja: ponudbo velikosti 3 MB in cvetlični načrt velikosti 5 MB. (2) Daan želi Sanne poslati video postavitve poročnega loka; datoteka ima 120 MB. (3) Sanne želi Ahmedu v enem sporočilu poslati dvanajst fotografij prejšnjih poročnih šopkov, vsako velikosti 3,5 MB, naravnost s svojega fotoaparata. Vprašanje 4: Sanne mora za drugo sporočilo narediti prostor in lahko najprej pomanjša eno datoteko. Katero datoteko izberete: (a) offerte-bruiloft.pdf velikosti 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg velikosti 9 MB naravnost s fotoaparata, (c) prijslijst.docx velikosti 0,2 MB? Program primerja Vaše štiri odgovore s ključem in za vsako situacijo prikaže izračun.

Za nadaljnje branje

Kjer so navedeni koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugi spletni pošti deluje podobno.

• Roundcube Webmail 4.3: Pošiljanje priponk
• E-pošta zavrnjena: sporočilo je preveliko
• Rešena sporočila o napakah 1.6: 552: poštni predal je poln ali sporočilo je preveliko
• Brezplačni tečaj E-pošta urejena: nastavitev in pravilna dostava 3.2: Prostor, kvota in poln poštni predal
• RFC 2045, MIME 1. del, razdelek 6.8 o base64 (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045