Sporočilo, ki ga preberejo

Modul 3: Pisanje e-pošte · Čas branja: 11 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste znali napisati sporočilo, ki ga prejemnik hitro razume: z zadevo, ki pove, kaj je treba narediti, z vprašanjem na vrhu, z urejeno zgradbo, s citatom, ki pomaga, in s premišljeno izbiro med navadnim besedilom in oblikovanjem.

Ključni pojmi: vrstica z zadevo, ključni stavek, ena tema na sporočilo, citiranje, pod citatom ali nad njim, navadno besedilo, urejevalnik HTML, multipart/alternative, ton, Potrdilo prejemnika

Bralci najprej preletijo

Kdor odpre svoj poštni predal, ne bere od zgoraj navzdol. Na seznamu sporočil vidi ime in zadevo, sporočilo morda odpre, prebere prvih nekaj vrstic in se nato odloči: zdaj, pozneje ali nikoli. Dobro sporočilo je napisano za teh nekaj sekund. Ne gre za lepe stavke, temveč za vrstni red: najpomembnejše najprej.

Dve stvari odločata, ali bo Vaše sporočilo preživelo ta prvi pogled: zadeva in prvi stavek.

Zadeva: povzetek z dejanjem

Vrstica z zadevo je edino, kar prejemnik vidi, preden sporočilo odpre, in edino, po čemer ga bo pozneje iskal. »Vprašanje«, »Info« ali »Re: Re: Fwd: ponudba« ne povedo ničesar. Dobra zadeva odgovori na dve vprašanji: o čem gre in kaj pričakujete?

• Slabo: vraagje
• Bolje: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Najbolje: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Zadnja zadeva vsebuje datum in dejanje. Ahmed brez odpiranja ve, da se mora o nečem odločiti, in do kdaj. Šest mesecev pozneje Sanne sporočilo spet najde, če poišče »bruiloft« (poroka) ali »tafels« (mize) (lekcija 5.3).

Če se pogovor preusmeri na drugo temo, spremenite tudi vrstico z zadevo. Nit z imenom »Ponudba«, ki zdaj govori o pritožbi, je nemogoče najti.

Prvi stavek je vprašanje

Začnite s tem, za kar gre: z vprašanjem, odločitvijo ali novico. Ozadje pride potem. Temu pravimo tudi ključni stavek. Primerjajte »Upam, da je vse v redu, tukaj imamo zaradi materinskega dne ogromno dela, Daan je bil na dopustu in še enkrat sem pregledala ponudbo ...« z »Ahmed, mi lahko do 1. maja sporočite dve stvari: barve in število miz?« Na drugo različico lahko Ahmed odgovori v enem koraku. Prijazen uvod je čisto v redu, le ne postavite ga pred vprašanje.

Pri tem Vam pomaga nekaj pravil:

• Ena tema na sporočilo. Dve temi v enem sporočilu pogosto pomenita, da druga pade v pozabo. Poleg tega sporočila ne morete arhivirati v eno mapo ali ga posredovati pravi osebi.
• Kratki odstavki, med njimi prazna vrstica. Bloka petnajstih vrstic na telefonu nihče ne prebere.
• Več vprašanj? Oštevilčite jih. Tako lahko prejemnik odgovori z »1. pastelne, 2. štirinajst miz«.
• Navedite datum, če nekaj potrebujete, in povejte, zakaj (»da lahko pravočasno naročim pri vrtnarju«).
• Končajte z naslednjim korakom, ne s tremi klicaji.

Citiranje: samo to, kar pomaga

Ko odgovorite na sporočilo, spletna pošta izvirno sporočilo vstavi v Vaš odgovor kot citat, pri navadnem besedilu z znakom > pred vsako vrstico, pri oblikovanem besedilu z navpično črto. Citat je koristen: prejemnik vidi, na kaj odgovarjate. Pri dolgi niti pa citat z vsakim krogom raste, dokler Vaš dvovrstični odgovor ne izgine pod štirimi zasloni besedila.

Zato odstranite, kar ni potrebno. Pustite le stavek, na katerega se odzivate, in svoj odgovor napišite pod njim. Temu pravimo odgovarjanje med vrsticami:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Ali začnete nad citatom ali pod njim, je stvar dogovora. V poslovni pošti se je uveljavilo pisanje nad citatom, ker je najnovejše na vrhu. Na tehničnih poštnih seznamih je pravilo pisanje pod citatom ali med vrsticami. Izberite, kar ustreza ljudem, s katerimi si dopisujete, in pri tem vztrajajte. Spletna pošta Vam izbiro ponuja v Nastavitve > Sestavljanje sporočil > Pri odgovoru.

Past: v citirani niti so včasih stvari, ki jih novi prejemnik ne potrebuje, na primer interna pripomba ali telefonska številka. Preden koga dodate ali sporočilo posredujete, citat preberite.

Navadno besedilo ali oblikovanje?

Sporočilo je lahko napisano na dva načina.

• Samo besedilo: le črke, brez krepkega tiska, barv ali slik v besedilu. Povsod prispe enako, je majhno in se dobro bere na vsakem zaslonu, tudi v preprosti poštni aplikaciji ali bralniku zaslona.
• HTML (oblikovanje): s krepkim tiskom, naslovi, barvami, povezavami za besedami in slikami. Poštni program, ki pošilja oblikovana sporočila, v istem sporočilu običajno pošlje tudi različico z navadnim besedilom. Temu pravimo multipart/alternative: prejemnik dobi različico, ki jo njegov program najbolje prikaže.

Oblikovanje je smiselno, kadar pomaga vsebini: tabela s časi, naslov nad vsakim delom, krepko natisnjen rok. Smisla nima, kadar je le okras: barvne črke, ozadje ali pet pisav. Oblikovanje se lahko tudi izgubi ali prispe drugače, na primer kadar prejemnik bere samo navadno besedilo. Pomena zato nikoli ne izrazite samo z barvo (»rdeči datumi so zasedeni«).

V spletni pošti WebOké privzeto pišete v navadnem besedilu. Urejevalnik HTML vklopite za posamezno sporočilo z gumbom s sličico levo zgoraj v polju za besedilo ali privzeto v Nastavitve > Sestavljanje sporočil.

Ton, pregled in Potrdilo prejemnika

Pošti manjkata Vaš glas in obraz. Kratek stavek, ki ga Vi mislite učinkovito, lahko pri drugem izzveni osorno. Nekaj osnovnih pravil: pozdravite in se poslovite, pišite »ali lahko« namesto »morate«, nikoli ne napišite ničesar, česar prejemniku ne bi rekli tudi naglas, in kadar ste jezni, s pošiljanjem počakajte. Če osnutek pustite in ga čez eno uro ponovno preberete (lekcija 3.4), se boste izognili marsikateremu obžalovanju.

Preden kliknete Pošlji, sporočilo še enkrat preberite: ali je prejemnik pravi, ali je zadeva prava, ali je vprašanje na vrhu, ali je priponka dodana (lekcija 3.3)?

Z možnostjo Potrdilo prejemnika prejemnika prosite, naj Vam sporoči, da je Vaše sporočilo odprl. Uporabljajte jo zmerno. Prejemnik na zaslonu dobi vprašanje, lahko zavrne, mnogi programi pa potrdila nikoli ne pošljejo. Če potrdila ni, to torej ne pomeni ničesar. Če potrdilo zahtevate pri vsakem sporočilu, poleg tega delujete nezaupljivo. Če želite zagotovo vedeti, ali je nekaj prispelo, za to preprosto prosite v besedilu.

V praksi: tako to deluje v spletni pošti

Pisanje nad citatom ali pod njim izberete v Nastavitve > Sestavljanje sporočil. Tam nastavite tudi, ali privzeto pišete z oblikovanjem. Urejevalnik HTML vklopite za posamezno sporočilo z gumbom s sličico. Potrdilo prejemnika najdete med možnostmi na desni strani zaslona Sestavi sporočilo. Priročnik za Roundcube gumbe opisuje korak za korakom. V drugih spletnih poštah in poštnih programih se možnosti imenujejo podobno, pravila pisanja pa veljajo povsod.

Povzetek

• Pišite za prvi pogled: zadeva in prvi stavek odločata, ali bo Vaše sporočilo prebrano.
• Dobra zadeva pove, o čem gre in kaj pričakujete, najbolje z datumom.
• Ena tema na sporočilo, kratki odstavki, oštevilčena vprašanja in jasen naslednji korak.
• Citirajte samo to, kar pomaga; izberite pisanje nad citatom ali pod njim in pri tem vztrajajte.
• Oblikovanje le, kadar pomaga vsebini; Potrdilo prejemnika zahtevajte kvečjemu izjemoma.

Kviz

Naloga

Naloga D3.2: Prepišite neurejeno sporočilo. Odprite gradivo slechte-mail.txt: sporočilo, ki ga Sanne pošilja Ahmedu z zadevo »vraagje« (vprašanje), v katerem se prepletajo štiri teme, pravo vprašanje pa pride šele na koncu. V spletni pošti ga prepišite kot novo sporočilo samemu sebi (ne pošljite ga nikomur drugemu). Uporabite ta kontrolni seznam: zadeva pove, o čem gre, kaj je treba narediti in do kdaj; prvi stavek je vprašanje; vprašanja so oštevilčena; zadeve, ki ne spadajo k tej temi, so odstranjene (ali v ločenem sporočilu); v polju Za je samo tisti, ki mora odgovoriti; sporočilo je krajše od izvirnika. Nato odgovorite: kateri stavek iz izvirnika je bil pravzaprav bistvo, kaj ste izpustili in zakaj, ter ali Daan spada v polje Za, v Kp ali sploh ne? Na koncu svojo rešitev primerjajte z vzorčnim odgovorom k tej nalogi.

Za nadaljnje branje

Kjer so opisani koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugih spletnih poštah deluje podobno.

• Roundcube Webmail 4.2: Odgovarjanje in posredovanje sporočil
• Roundcube Webmail 4.4: Oblikovanje, osnutki in dodatne možnosti
• Roundcube Webmail 10.1: Najpomembnejše nastavitve
• Roundcube Webmail 9.1: Iskanje po pošti