Osnutki, pripravljeni odgovori in dodatne možnosti

Modul 3: Pisanje e-pošte · Čas branja: 10 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste vedeli, kje se shranjujejo osnutki in pripravljeni odgovori, znali boste sporočilo urediti kot novo in boste vedeli, kaj Potrdilo prejemnika, Status dostave sporočila, Prioriteta in Shrani poslana sporočila v naredijo in česa ne.

Ključni pojmi: osnutek, mapa Osnutki, samodejno shranjevanje, Odgovori, Uredi kot novo, Potrdilo prejemnika, Status dostave sporočila (DSN), Prioriteta, Shrani poslana sporočila v

Osnutki: napol napisano sporočilo na strežniku

Osnutek je sporočilo, ki še ni bilo poslano. Če med pisanjem kliknete Shrani, webmail Vaše sporočilo shrani v mapo Osnutki. Če ne storite ničesar, ga webmail shrani tudi sam, vsakih nekaj minut. Kako pogosto, nastavite v Nastavitve > Sestavljanje sporočil.

Pomembno je, kje je ta osnutek shranjen. Mapa Osnutki je običajna mapa IMAP na poštnem strežniku (lekcija 1.2). Osnutek torej ni v Vašem brskalniku in ne na Vašem prenosniku, temveč na strežniku. To ima tri posledice:

• Sporočilo lahko začnete pisati v pisarni in ga dokončate doma ali na telefonu. Odprite mapo Osnutki in dvakrat kliknite sporočilo.
• Če se brskalnik sesuje ali pomotoma zaprete zavihek, izgubite največ zadnjih nekaj minut.
• Osnutek se šteje v Vaš prostor za shranjevanje in ga je mogoče prebrati enako kot Vašo drugo pošto. Kdor ima dostop do Vašega poštnega predala, ima dostop tudi do Vaših osnutkov.

Ko osnutek pošljete, ga webmail odstrani iz mape Osnutki in poslano različico shrani v Poslano.

Past: če poleg webmaila uporabljate tudi poštni program, morata oba uporabljati isto mapo kot Osnutki. Sicer v enem programu ne vidite, kar ste začeli v drugem. O teh posebnih mapah govori lekcija 5.1. Druga past: če isti osnutek hkrati odprete v dveh programih in ga shranite v obeh, dobite dve različici.

Osnutki so tudi dober pripomoček, da sporočila ne pošljete prehitro. Napišite zahtevno sporočilo, ga shranite kot osnutek in ga čez eno uro še enkrat preberite. Takrat pogosto opazite, kaj bi lahko izboljšali (lekcija 3.2).

Pripravljeni odgovori: stalna besedila z enim klikom

Ali pogosto dobivate isto vprašanje? Sanne vsak teden prejme sporočila, kot sta "Ali dostavljate tudi ob koncu tedna?" in "Kako dolgo ostane šopek lep?". Namesto da bi vsakič znova tipkala isti odgovor, ustvari Tekst za odgovor: stalno besedilo z imenom, ki ga med pisanjem vstavi z enim klikom.

Pripravljen odgovor ni samodejni odgovor. Nič se ne zgodi samo od sebe: besedilo izberete sami, ga lahko prilagodite in ga sami pošljete. Zato tudi ni težav, če mu dodate osebni stavek. To pravzaprav storite vedno: odgovor, ki očitno prihaja iz predloge, deluje hladno.

Nasveti za dobre pripravljene odgovore:

• Dajte jim kratko, prepoznavno ime, na primer "Dostava ob koncu tedna".
• Napišite jih tako, da stojijo sami zase, brez nagovora in zaključka. Te napišete pri vsakem sporočilu sami, da je ime stranke pravilno.
• Vanje ne vpisujte podatkov, ki hitro zastarijo, kot sta cena ali datum, ali pa jih redno preverjajte.

Pripravljene odgovore webmail shranjuje med Vašimi nastavitvami, ne v Vašem poštnem predalu. Na voljo so Vam torej v webmailu na vsaki napravi, ne pa v poštnem programu, kot sta Outlook ali Thunderbird. Ta imata svoje predloge.

Uredi kot novo

Včasih želite sporočilo poslati znova, a nekoliko drugače: isto vabilo novi skupini ali sporočilo, ki ste ga že poslali, a ni prispelo. Z možnostjo Uredi kot novo (pri odprtem sporočilu pod Več) webmail odpre novo sporočilo z istimi prejemniki, isto zadevo, istim besedilom in istimi prilogami. Prilagodite, kar je potrebno, in pošljete.

Razlika s Posreduj: pri posredovanju nastane Vaše novo sporočilo o starem, z "Fwd:" v zadevi in starim sporočilom kot citatom ali prilogo. Pri Uredi kot novo je to preprosto spet izvirnik. Priročno, vendar preverite prejemnike: star seznam lahko vsebuje ljudi, ki zdaj ne sodijo zraven.

Dodatne možnosti pri pisanju

Desno na zaslonu Sestavi sporočilo so možnosti, ki jih izberete za vsako sporočilo posebej. Med seboj so si podobne, a naredijo zelo različne stvari.

Potrdilo prejemnika. Poštni program prejemnika prosite, naj sporoči, da je bilo sporočilo odprto. Tehnično webmail v ta namen v Vaše sporočilo doda glavo (Disposition-Notification-To). Prejemnik običajno vidi vprašanje na zaslonu in lahko zavrne. Veliko programov potrdila nikoli ne pošlje. Če ga prejmete, veste, da je bilo sporočilo odprto, ne pa, da je bilo prebrano ali razumljeno. Če ga ne prejmete, ne veste ničesar.

Status dostave sporočila (DSN). DSN pomeni Delivery Status Notification. Tu ne prosite prejemnika, temveč poštne strežnike na poti, naj sporočijo, da je bilo sporočilo dostavljeno na strežnik prejemnika. To torej ne pove ničesar o odpiranju ali branju, pove pa, da je pošta prispela. Tega ne podpira vsak strežnik, zato tudi tu odsotnost obvestila ne pomeni, da dostava ni uspela. Sporočilo o napaki (bounce) sicer prejmete vedno, tudi brez te možnosti (lekcija 8.4).

Prioriteta. Sporočilu lahko dodelite prioriteto Najvišja, Visoka, Običajna, Nizka ali Najnižja. Veliko programov pri visoki prioriteti prikaže klicaj. Uporabljajte jo redko. Kdor pri vsakem sporočilu izbere Najvišja, ga po enem tednu nihče več ne jemlje resno, nekateri filtri neželene pošte pa se jim zdi sumljivo, če neznan pošiljatelj vse označi kot nujno. Resnično nujne zadeve raje uredite s telefonskim klicem ali z jasno zadevo ("Danes do 14.00: potrditev dostave").

Shrani poslana sporočila v. Tu izberete, v katero mapo se shrani poslana različica. Privzeto je to Poslano. Sporočilo lahko shranite tudi neposredno v projektno mapo, da je vsa korespondenca s stranko na enem mestu. Pozor: poslanega sporočila, ki ga ne shranite nikamor, pozneje ne boste mogli najti.

Ohrani oblikovanje poskrbi, da pri posredovanju in odgovarjanju ostane oblikovanje izvirnega sporočila. O navadnem besedilu in oblikovanju govori lekcija 3.2.

Primer: Daan in vprašanje o dostavi

Ahmed Daana vpraša, ali je mogoče rože dostaviti v soboto pred 9. uro. Daan začne pisati, vendar mora najprej preveriti pri dostavljavcu. Klikne Shrani in nadaljuje z drugim delom. Popoldne na telefonu odpre mapo Osnutki, dopiše, da je to mogoče, vstavi pripravljen odgovor "Dostava ob koncu tedna" za splošne pogoje in sporočilo pošlje. Ne zahteva potrdila prejemnika in ne nastavi prioritete: Ahmed prejme le običajno, jasno sporočilo.

V praksi: tako deluje v webmailu

Shrani je na vrhu zaslona Sestavi sporočilo. Pripravljene odgovore ustvarite v Nastavitve > Odgovori, vstavite pa jih z gumbom Odgovori na vrhu med pisanjem. Uredi kot novo najdete pri odprtem sporočilu pod Več. Možnosti Potrdilo prejemnika, Status dostave sporočila, Prioriteta in Shrani poslana sporočila v so desno med pisanjem. Priročnik za Roundcube opisuje posamezne korake. V drugih webmailih se te funkcije imenujejo podobno, čeprav se pripravljen odgovor tam včasih imenuje predloga ali hitro besedilo.

Povzetek

• Osnutki so na strežniku v mapi Osnutki, zato lahko nadaljujete na kateri koli napravi.
• Pripravljeni odgovori so stalna besedila, ki jih vstavite sami; shranjeni so v webmailu, ne v Vašem poštnem predalu.
• Uredi kot novo iz starega sporočila naredi nov izvirnik; pri tem preverite prejemnike.
• Potrdilo prejemnika vpraša prejemnika, Status dostave sporočila (DSN) vpraša strežnike; brez odgovora ni dokazano nič.
• Prioriteto uporabljajte redko; s Shrani poslana sporočila v izberete mapo za poslano različico.

Kviz

Naloga

Naloga D3.4: Ustvarite pripravljen odgovor. Izberite vprašanje, ki ga pogosto dobivate (ali, če takega nimate: "Kakšen je Vaš delovni čas?"), in zanj v Nastavitve > Odgovori ustvarite Tekst za odgovor s kratkim imenom in besedilom brez nagovora in zaključka. Nato začnite novo sporočilo sebi, napišite nagovor, vstavite pripravljen odgovor z gumbom Odgovori, napišite zaključek in sporočilo najprej shranite kot osnutek. Odprite mapo Osnutki, sporočilo dokončajte in ga pošljite. Nato odgovorite: v kateri mapi je bil Vaš osnutek in ali bi ga lahko dokončali tudi na telefonu, kaj ste v pripravljenem odgovoru prilagodili za to sporočilo, katere podatke v pripravljenem odgovoru morate redno preverjati in zakaj niste uporabili potrdila prejemnika ali prioritete (ali zakaj ste ju)?

Za nadaljnje branje

Kjer so navedeni koraki v webmailu, veljajo za webmail WebOké; v drugih webmailih deluje podobno.

• Roundcube Webmail 4.4: Oblikovanje, osnutki in dodatne možnosti
• Roundcube Webmail 4.2: Odgovarjanje in posredovanje sporočil
• Roundcube Webmail 10.1: Najpomembnejše nastavitve
• Brezplačni tečaj E-pošta urejena: nastavitev in pravilna dostava 3.1: Mape in sinhronizacija: zakaj imate dvakrat »Poslano«
• RFC 3464, oblika obvestil o dostavi (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464