Za, Kp, Skp in Naslov za odgovor

Modul 3: Pisanje e-pošte · Čas branja: 11 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste za vsakega prejemnika zavestno izbrali med poljema Za, Kp in Skp, vedeli boste, kaj natančno naredijo Odgovori vsem, Naslov za odgovor in posredovanje, in preprečili boste, da bi Vam ušli naslovi.

Ključni pojmi: Za, Kp, Skp, ovojnica, Odgovori vsem, Odgovori listi, Naslov za odgovor (Reply-To), Odgovor na, posredovanje kot priponka, kršitev varstva podatkov, dnevna omejitev

Tri polja, tri vloge

Ko pišete sporočilo, privzeto vidite eno polje za prejemnike. S plusom poleg njega dodate še druga. Ta polja niso okras: vsako polje prejemniku nekaj pove o njegovi vlogi.

• Za je za tiste, ki morajo nekaj narediti ali od katerih pričakujete odgovor. Če v polje Za vpišete tri osebe, se bodo nagovorjene počutile vse tri. Ali pa nobena, ker vsaka misli, da bo zadevo prevzel kdo drug. Zato v polje Za raje vpišite eno osebo ali pa v prvem stavku napišite, kdo naredi kaj.
• Kp (kopija, v angleščini carbon copy, v glavi Cc) je za tiste, ki samo berejo. Oseba v polju Kp ji ni treba ničesar narediti, a ve, kaj se dogaja. Vsi prejemniki vidijo, kdo je v polju Kp.
• Skp (skrita kopija, v angleščini blind carbon copy, v glavi Bcc) je za tiste, ki prejmejo kopijo, ki je drugi ne smejo videti. Kdor je v polju Skp, je neviden za prejemnike v poljih Za in Kp, prejemniki v polju Skp pa ne vidijo niti drug drugega.

Kako je lahko skrita kopija nevidna, če sporočilo vendarle pride do teh oseb? To je posledica razlike med ovojnico in glavami iz lekcije 1.1. Poštni strežnik dostavlja na naslove na ovojnici (RCPT TO). Glavi To in Cc sta le besedilo v sporočilu. Pri skriti kopiji Vaš poštni program naslov sicer zapiše na ovojnico, vendar glavo Bcc odstrani iz sporočila, ki ga prejmejo drugi. Standard za obliko sporočil (RFC 5322) opisuje natanko to vedenje.

Skp in GDPR: viden naslov je lahko kršitev varstva podatkov

E-poštni naslov, kot je ahmed@example.net, je osebni podatek: pripada prepoznavnemu človeku. Če pošljete eno sporočilo štiridesetim strankam in jih vse vpišete v polje Za ali Kp, vsaka stranka prejme naslove ostalih devetintridesetih. Te za to nikoli niso dale soglasja.

GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) tak dogodek imenuje kršitev varnosti osebnih podatkov (4. člen, točka 12): kršitev varnosti, ki med drugim povzroči nepooblaščeno razkritje osebnih podatkov. Po domače: uhajanje podatkov. Ali morate kršitev prijaviti nadzornemu organu, je odvisno od tveganja za osebe, na katere se nanaša (33. člen). Štirideset naslovov strank cvetličarne je nekaj drugega kot štirideset naslovov udeležencev pogovorne skupine o dolgovih: pri drugih že samo dejstvo, da je nekdo na seznamu, razkriva nekaj občutljivega. Če niste prepričani, dogodek zabeležite in preverite, ali je prijava potrebna. Tečaj Varno na spletu to obravnava podrobneje.

Pravilo je preprosto: če pišete skupini ljudi, ki se med seboj ne poznajo (ali se jim ni treba poznati), jih vpišite v polje Skp, sebe pa v polje Za. To velja tudi, če iz imenika izberete skupino: spletna pošta takrat vse naslove vpiše v polje, ki ga uporabljate.

Past, ki jo pozna le malokdo: prejemnik v polju Skp, ki klikne Odgovori vsem, se razkrije. Njegov odgovor gre vsem v poljih Za in Kp, ki nenadoma vidijo, da je imel skrito kopijo. Če nekoga vpišete v polje Skp, da bi bral zraven, mu povejte, naj ne odgovarja. Če želite nekoga vključiti odkrito, uporabite polje Kp.

Odgovarjanje: Odgovori, Odgovori vsem, Odgovori listi

Na prejeto sporočilo lahko odgovorite na tri načine.

• Odgovori pošlje odgovor samo pošiljatelju (ali na naslov v polju Naslov za odgovor, glejte spodaj).
• Odgovori vsem pošlje odgovor pošiljatelju in vsem v poljih Za in Kp. Uporabite ga le, če vsi drugi Vaš odgovor res potrebujejo. »Hvala!« dvajsetim ljudem je le šum.
• Odgovori listi (prek puščice poleg Odgovori vsem) je za sporočila s poštne liste. Programska oprema liste v sporočilo doda glavo List-Post (RFC 2369) in spletna pošta takrat Vaš odgovor pošlje na listo namesto osebi, ki je sporočilo napisala.

Če se ne morete odločiti med Odgovori in Odgovori vsem, si pred pošiljanjem oglejte polji Za in Kp. Natančno vidite, kdo bo sporočilo prejel. Odstranite tiste, ki ne sodijo zraven.

Naslov za odgovor in Odgovor na

Z Naslovom za odgovor (glava Reply-To) sporočite: odgovore na to sporočilo želim prejeti na drug naslov. Sanne na primer pošlje sporočilo o naročilu z naslova sanne@example.com, vendar želi, da odgovori prispejo na skupni naslov info@example.com, da jih vidi tudi Daan. V polje Naslov za odgovor zato vpiše info@example.com. Ko stranka klikne Odgovori, je info@ že pripravljen kot prejemnik.

Naslov za odgovor je tudi pogost trik prevarantov: pošiljatelj je videti pravi, Vaš odgovor pa gre na povsem drugo domeno (lekcija 2.4). Zato pri svojih odgovorih občasno preverite naslov, ki ga vpiše spletna pošta.

Odgovor na (glava Mail-Followup-To) izvira iz sveta poštnih list. Z njim določite, kam naj gredo nadaljnji odzivi v razpravi, na primer samo na listo in ne še Vam osebno. Vsak poštni program tega ne upošteva. V običajni poslovni pošti polje pustite prazno.

Posredovanje: v besedilu ali kot priponka

S Posreduj prejeto sporočilo pošljete nekomu drugemu. S puščico poleg gumba izberete način:

• v besedilu (inline): staro sporočilo se pojavi kot citat pod Vašim besedilom. Priročno, ko želite nekoga hitro seznaniti z zadevo. Prejemnik ga lahko bere kot običajno sporočilo.
• Kot priponka: celotno izvirno sporočilo je priloženo kot datoteka .eml, z vsemi glavami. To potrebujete, ko mora nekdo videti, od kod je sporočilo v resnici prišlo, na primer ko posredujete lažno sporočilo (phishing) službi za pomoč.

Pri posredovanju bodite pozorni na vsebino citata. Dolga nit pogosto vsebuje naslove, telefonske številke ali dogovore oseb, ki ne vedo, da jih predajate nekomu drugemu. Odstranite, česar novemu prejemniku ni treba videti.

Veliko prejemnikov: dnevna omejitev

Poštni predal je namenjen osebni pošti, ne e-novicam. Da bi preprečili zlorabe, lahko na dan pošljete omejeno število sporočil. Pri WebOké ta omejitev velja za Vaš celotni paket skupaj: vse poštne predale, spletno pošto in Vašo spletno stran. Pozor: šteje vsak prejemnik. Eno sporočilo z dvesto naslovi v polju Skp je dvesto sporočil. Če želite redno doseči veliko skupino, uporabite storitev za e-novice. Ta poskrbi tudi za odjavo in urejen seznam, kar k e-novicam spada. Pri drugih ponudnikih veljajo podobne omejitve.

Primer: eno sporočilo, tri polja

Sanne Ahmedu pošlje ponudbo za poročno cvetje.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed mora ponudbo potrditi, zato je v polju Za. Daan pripravi cvetje in bere zraven: Kp. Ahmed vidi, da Daan bere zraven, in to je dobro, saj ga bo Daan morda pozneje poklical. Odgovori prispejo na info@, kjer pošto spremljata tako Sanne kot Daan.

V praksi: tako deluje v spletni pošti

Pri Sestavi sporočilo je polje Prejemnik. S plusom desno od tega polja dodate Kp, Skp, Naslov za odgovor in Odgovor na. Z gumbom s figuricami izberete stike ali skupino iz imenika. Nad odprtim sporočilom so gumbi Odgovori, Odgovori vsem (z Odgovori listi pod puščico) in Posreduj (z izbiro v besedilu ali Kot priponka). Koraki so opisani v priročniku za Roundcube. V drugih spletnih poštah, kot sta Gmail ali Outlook.com, se gumbi imenujejo skoraj enako in delujejo podobno.

Povzetek

• Za je za tiste, ki morajo nekaj narediti, Kp za tiste, ki berejo zraven, Skp za tiste, ki morajo ostati nevidni.
• Skrita kopija deluje prek ovojnice: naslov prejme sporočilo, glava Bcc pa ne gre zraven k drugim.
• Vidni naslovi oseb, ki se ne poznajo, so lahko kršitev varstva podatkov (4. člen, točka 12 GDPR); ali jo prijavite, je odvisno od tveganja (33. člen).
• Odgovori vsem uporabite le, če Vaš odgovor potrebujejo vsi; prejemnik v polju Skp, ki ga uporabi, se izda.
• Naslov za odgovor preusmeri odgovore na drug naslov; vsak prejemnik se šteje v dnevno omejitev.

Kviz

Naloga

Naloga A3.1: Koga vpišete v katero polje? Preberite pet situacij in za vsako izberite, ali navedena oseba ali skupina sodi v polje Za, Kp ali Skp. (1) Sanne pošlje ponudbo za poročno cvetje in želi, da jo Ahmed potrdi: kam vpiše Ahmeda? (2) Pri istem sporočilu Sanne želi, da Daan ve, kaj je bilo dogovorjeno; Daanu ni treba ničesar narediti in Ahmed sme videti, da Daan bere zraven: kam vpiše Daana? (3) Sanne štiridesetim strankam, ki se med seboj ne poznajo, sporoči, da bo trgovina na nizozemski kraljevi dan zaprta: kam vpiše stranke? (4) Sanne dostavno službo (planning@example.org) in Daana prosi, naj do petka potrdita, ali lahko prideta v soboto; od obeh pričakuje odgovor: kam vpiše dostavno službo? (5) Sanne odgovori na pritožbo stranke in želi kopijo na svojem arhivskem naslovu archief@example.com; ta naslov s sporočilom ne naredi ničesar in stranka ga ne sme videti: kam vpiše archief@example.com? Za vsako situacijo izberete možnost v izbirnih poljih, program pa Vaše odgovore primerja s ključem. Pri vsaki situaciji vidite, ali je Vaša izbira pravilna in zakaj.

Za nadaljnje branje

Kjer so opisani koraki v spletni pošti, veljajo za spletno pošto WebOké; v drugih spletnih poštah deluje podobno.

• Roundcube Webmail 4.1: Pisanje novega sporočila
• Roundcube Webmail 4.2: Odgovarjanje in posredovanje sporočil
• Roundcube Webmail 13.4: Dosežena je dnevna omejitev
• Omejitev za pošiljanje pošte
• Brezplačen tečaj Varno na spletu za podjetnike 8.2: Kršitve varstva podatkov in obveznost prijave
• Brezplačni tečaj E-pošta urejena: nastavitev in pravilna dostava 7.2: Privolitev, odjava in čist seznam
• RFC 5322, Internet Message Format (v angleščini): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov), Uredba (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Uporaba Bcc in zasebnost: pošiljanje e-pošte skupini, katere člani se med seboj ne poznajo