Makri, predloge in testiranje združljivosti

Modul 6: Datoteke in dokumenti · Čas branja: 12 minut

Učni cilj: Po tej lekciji boste s testnim naborom svojih dokumentov lahko ugotovili, kaj dobro deluje v novi spletni pisarni, kaj morate prilagoditi in kaj je bolje obdržati v drugem programu, s posebno pozornostjo na makre VBA, predloge, pisave in združevanje dokumentov.

Ključni pojmi: testni nabor, združljivost, makro VBA (xlsm, docm), makro JavaScript, lastna funkcija (#NAME?), dodatek (add-in), predloga (dotx, xltx, potx), celostna grafična podoba, vsebinski kontrolnik, polje obrazca, združevanje dokumentov (Mail Merge), sledenje spremembam, komentarji, imena funkcij in ločilo

Zakaj testirati, če so formati vendarle odprti?

V lekciji 6.3 ste videli, da sta docx in odt odprta standarda. To ne pomeni, da vsak program enako dobro obdela vse, kar je v takšni datoteki. Preprosto pismo ali preglednica delujeta povsod. Težave nastanejo pri posebnih delih: makrih, gumbih, dodatkih, poljih obrazcev, zapletenih predlogah in pisavah, ki jih ni. Ti deli so skoraj vedno prisotni prav v dokumentih, na katerih organizacija resnično deluje: generator ponudb, obrazec za ure, pisemski papir.

Zato pred prehodom pripravite testni nabor in ga sistematično preverite. Ne zato, da bi dokazali, da je nov paket dober, temveč zato, da veste, kaj morate urediti.

Korak 1: izberite testni nabor

Izberite od 15 do 25 dokumentov. Ne naključnih, temveč tiste, ki so najpomembnejši ali najbolj zapleteni:

• najpogosteje uporabljene dokumente (povprašajte sodelavce ali si v stari storitvi oglejte "nedavno");
• vse predloge in pisemski papir;
• vsako datoteko z makri (pripone xlsm, docm, pptm, ter stare datoteke xls ali doc, ki lahko vsebujejo makre);
• dokumente z obrazci, združevanjem (pisma iz seznama naslovov) ali povezavami na druge datoteke;
• dokumente, ki jih izmenjujete z zunanjimi strankami (računovodja, naročnik);
• nekaj večjih ali starejših datotek.

Pri Bakkerij De Korrel je bilo takšnih dokumentov 18, med njimi generator ponudb (Excel z makrom), pisemski papir (predloga Word s pisavo celostne grafične podobe), cenik, obrazec za dopust, letno božično pismo strankam in predstavitev za sejem.

Korak 2: vsak dokument preverite po enakih točkah

Odprite vsak dokument v novi pisarni in z njim naredite tisto, kar običajno. Za vsak dokument zabeležite:

1. Se odpre? In ali je videti enako (oblikovanje, razmik med vrsticami, oštevilčenje strani)?
2. Urejanje in shranjevanje: nekaj spremenite, shranite, znova odprite. Je vse še pravilno?
3. Nazaj k partnerju: odprite urejeno datoteko v programu prejemnika (na primer Word pri računovodji). Je tam še videti v redu?
4. Posebni deli: delujejo gumbi, formule, polja, kazalo, glave in noge strani?
5. Skupno urejanje: lahko dve osebi v dokumentu urejata hkrati brez težav?
6. Tiskanje in pdf: je natis pravilen?

Makri: poštena zgodba

Je makro kos programa znotraj dokumenta: gumb, ki oblikuje ponudbo, kopira podatke ali razvrsti seznam. V Microsoft Office so makri napisani v jeziku VBA (Visual Basic for Applications). Datoteke z makri imajo lastno pripono: xlsm, docm in pptm. V zip datoteki je koda v delu vbaProject.bin.

Spletni pisarniški paketi pri evropskih oblakih ne izvajajo VBA. Euro-Office in ONLYOFFICE poznata makre v jeziku JavaScript; Collabora in LibreOffice imata lasten Basic in Python ter lahko nekatero kodo VBA omejeno izvedeta v namiznem programu LibreOffice. V brskalniku se na to v praksi ne morete zanesti. Datoteka se sicer odpre: vidite vse podatke in formule, vendar gumbi ne delujejo.

Kaj lahko storite?

Dve pasti. Vedno shranite izvirnik: če xlsm shranite v drugem paketu, lahko koda VBA postane neuporabna za Excel. In lastne funkcije: če je formula uporabljala lastno izdelano funkcijo VBA, na primer =DDV(A1), bo ta v novem paketu vrnila napako, na primer #NAME?.

Pomembna je tudi varnost. Makri v datotekah drugih oseb so lahko škodljivi. Dober paket ob odpiranju vpraša, ali želite izvesti samodejne makre. Izberite da samo, če datoteki zaupate.

Predloge in celostna grafična podoba

Je predloga (dotx, xltx, potx ali ott pri ODF) izhodiščni dokument: pisemski papir, ponudba, predstavitev v celostni grafični podobi. Preverite tri stvari:

• Pisava: je pisava celostne grafične podobe nameščena na strežniku spletne pisarne? Če ne, se besedilo premakne (lekcija 6.3). Ponudnika vprašajte, ali jo lahko namesti, ali izberite prosto pisavo, ki je zelo podobna.
• Logotip ter glava in noga strani: sta pravilno postavljena, tudi na drugi strani?
• Polja: datum, številke strani, kazalo. Preverite, ali se enkrat pravilno posodobijo.

V novem oblaku ustvarite stalno mapo Predloge, z dovoljenjem le za branje za večino ljudi, da nihče po nesreči ne spremeni izvirnika.

Obrazci, združevanje in sledenje

• Polja obrazcev in vsebinski kontrolniki (spustni seznami, potrditvena polja, izbirniki datuma v Wordu) ne delujejo v vseh paketih na enak način. Preizkusite izpolnjevanje in vračanje obrazca.
• Združevanje dokumentov (pisma iz seznama naslovov) deluje v mnogih spletnih paketih, včasih pa z omejitvami, na primer z največjim številom prejemnikov naenkrat ali brez listov z nalepkami. Preizkusite s svojim pravim seznamom naslovov.
• Sledenje spremembam in komentarji večinoma dobro potujejo v obe smeri. Preverite, ali so imena avtorjev pravilna, in jih odstranite, preden dokument pošljete navzven.
• Dodatki (add-ins) iz Microsoft Office, kot so tisti iz knjigovodskega ali CRM paketa, v drugi pisarni ne delujejo. Preverite, ali ima ponudnik tega orodja drugo povezavo.

Preglednice: imena funkcij in ločila

Kdor je vajen Excela v slovenščini, vtipka =SUM(B3:B11) in =IF(B5>0;"dobiček";"izguba"), s podpičjem med deli. Spletna pisarna je lahko nastavljena na angleška imena in vejice (=SUM(...), =IF(...,...)). Sama datoteka se zaradi tega ne spremeni: funkcije so v datoteki shranjene na enoten način. Gre za to, kaj vtipkate. Preverite nastavitev jezika formul in regije ter sodelavce obvestite, katero obliko uporabljajo.

Korak 3: odločite se za vsak dokument posebej

Za vsak dokument v testnem naboru zabeležite izid: zeleno (deluje), oranžno (deluje po prilagoditvi, zapišite kateri) ali rdeče (ne deluje, izberite rešitev iz razpredelnice pri makrih). Nekaj rdečih dokumentov ni razlog, da ne bi prešli na nov sistem. So pa razlog, da jih rešite pred datumom prehoda, ali da zavestno obdržite eno licenco za Excel za generator ponudb, dokler ta ni zamenjan.

V praksi: tako je videti pri ponudniku

V Euro-Office v Nextcloudu WebOké se xlsm odpre z vsemi podatki, vendar brez delujočih gumbov VBA. Prek zavihka Pogled in Makri ustvarite makro v jeziku JavaScript ali ga posnamete; pri Funkcije po meri ustvarite lastno funkcijo. Pri Datoteka, Napredne nastavitve se nahajata jezik za formule in regija. Združevanje dokumentov se nahaja na zavihku Sodelovanje. V drugih paketih se menuji imenujejo drugače, vendar so omejitve podobne: VBA v brskalniku v celoti ne deluje pri nobenem od evropskih spletnih paketov.

Povzetek

• Odprta standarda nič ne povesta o makrih, dodatkih in obrazcih: preizkusite svoje lastne dokumente.
• Pripravite testni nabor 15 do 25 pomembnih in zapletenih dokumentov in jih preverite po enakih točkah.
• Makri VBA v spletnih paketih ne delujejo; najprej preverite, ali makro sploh še potrebujete, in vedno shranite izvirnik.
• Predloge preverite glede pisave, logotipa in polj ter jih shranite v stalno mapo z dovoljenjem za branje.
• Vsakemu dokumentu dodelite zeleno, oranžno ali rdečo oznako in rdeče rešite pred datumom prehoda.

Kviz

Naloga

Naloga A6.5: Preverjanje združljivosti Vašega dokumenta. Naložite dokument, ki se Vam zdi pomemben (na primer preglednico z makri ali Vašo predlogo). Program poišče makre, zunanje povezave, vdelane predmete, polja obrazcev, sledene spremembe in komentarje, neznane funkcije ter pisave brez nadomestka, in za vsako točko prikaže zeleno, oranžno ali rdečo oceno s priporočilom.

Naloga E6.5: Vaš testni nabor. Izpolnite testni nabor za vsaj deset Vaših lastnih dokumentov, z izidom za vsako testno točko in odločitvijo za vsak dokument.

Za nadaljnje branje

Koraki v teh člankih veljajo za storitve WebOké; pri drugih ponudnikih deluje podobno.

• Priročnik za Euro-Office 15.30: Datoteka Excel z makri VBA: kaj zdaj?
• Priročnik za Euro-Office 15.2: Prevzemanje formul iz Excela: angleška imena funkcij in podpičje
• Priročnik za Euro-Office 15.22: Pisem izdelava iz seznama naslovov
• Priročnik za Euro-Office 12.2: Dokument se odpre samo za branje
• Priročnik za Euro-Office 12.3: Pisave so videti drugačne
• Priročnik za Euro-Office 15.24: Odstranjevanje komentarjev in sprememb pred pošiljanjem dokumenta