Poglavje 3 · 3.6
Ustvarjanje pisem iz seznama naslovov (spajanje dokumentov)
Vabilo ali opomnik vsem Vašim strankam, v vsakem pismu s pravilnim imenom in naslovom. V Wordu se to imenuje Spajanje dokumentov. Potrebujete dve stvari: seznam naslovov in pismo.
Seznam naslovov
Ustvarite preglednico v Calcu, Excelu ali Euro-Officeu. V prvo vrstico vpišite imena stolpcev, na primer Nagovor, Ime, Podjetje, Naslov, Poštna številka, Kraj. Vsaka naslednja vrstica je en prejemnik. Ne puščajte praznih vrstic. Seznam shranite kot ods ali xlsx.
V LibreOffice Writer
1. korak: povezava seznama naslovov
- Odprite svoje pismo in izberite Orodja > Spajanje dokumentov ....
- Izberite Uporabi trenutni dokument in kliknite Naprej. Izberite Pismo in kliknite Naprej.
- Pri seznamu naslovov kliknite Izberi drug seznam naslovov ... (ali Izberite seznam naslovov), kliknite Dodaj ... in izberite svojo preglednico. Izberite delovni list z naslovi in kliknite V redu.
- Če boste naslov in nagovor v pismo vstavili sami (2. korak), odstranite kljukico pri Ta dokument naj vsebuje naslovni blok in pri uvodnem pozdravu. Kliknite Dokončaj.
2. korak: vstavljanje polj v pismo
- Izberite Pogled > Viri podatkov. Na vrhu vidite svoj seznam naslovov.
- Glavo stolpca, na primer Ime, povlecite na želeno mesto v pismu. Prikaže se polje <Ime>. To ponovite za vsa polja in vmes sami vtipkajte presledke in nove vrstice.
3. korak: spajanje
Po čarovniku je na zaslonu orodna vrstica Spajanje dokumentov. S puščicami se pomikate med prejemniki. Nato izberite:
- Natisni spojene dokumente: vsa pisma se pošljejo na tiskalnik;
- Shrani spojene dokumente: kot en dokument ali kot ločene datoteke, na primer v obliki PDF;
- Uredi posamezne dokumente: vsa pisma v enem novem dokumentu, da jih lahko pregledate.
Če v pismu s polji brez čarovnika izberete Datoteka > Natisni ..., LibreOffice vpraša: Dokument vsebuje polja iz adresarja. Ali želite natisniti tipsko pismo? Izberite Da, da ustvarite vsa pisma.
Nalepke ustvarite z Datoteka > Nov > Nalepke. Izberite znamko in vrsto pole z nalepkami, kot zbirko podatkov izberite svoj seznam naslovov in polja vstavite v nalepko.
V Euro-Office
- Odprite pismo in pojdite na zavihek Skupinsko delo. Kliknite Mail Merge in izberite Iz shrambe, da izberete seznam naslovov iz svojega Nextclouda.
- Postavite kazalec na pravo mesto in desno kliknite Insert Merge Field.
- Rezultat si oglejte z Preview results in pri Merge to izberite PDF, Docx ali E-pošto.
Korak za korakom v članku Ustvarjanje pisem iz seznama naslovov. Ali potrebujete v seznamu ločeno ime? Oglejte si Razdelitev imena in priimka iz enega stolpca.